• przyjęcia zamówienia,
• weryfikacji zamówienia przez biuro (sprawdzenie czy zostało opłacone, czy nie ma błędów formalnych, czy prawidłowo wskazano formę dostawy itd.),
• kompletacji zamówienia (opisywanej w tym artykule),
• weryfikacji kompletności / kontroli jakości,
• dostawy.

W tym artykule opiszemy metody kompletacji i opowiemy o procesie kompletacji zamówień z magazynu, wskażemy najczęściej popełniane błędy i pokusimy się o odpowiedź na pytania jak skrócić czas kompletacji i jak uniknąć kosztownych błędów.

Z artykułu dowiesz się:

• Jak optymalnie kompletować zamówienia z magazynu
• Jak wydawać magazynierom zamówienia do zebrania
• Jak optymalnie kompletować zamówienia z magazynu
• Jak usprawnić kompletowanie produktów
• Jak mierzyć i oceniać pracę magazyniera kompletującego zamówienia
• Jak rozliczać uszkodzone wyroby na magazynie
• Jak zarządzać stanem materiałów reklamowych
• W jakiej kolejności wydawać asortyment do kompletowanych dokumentów
• Jak adresować hale magazynowe
• Jak poruszać się po magazynie kompletując zamówienia klientów
• Jak szybko wdrożyć nowego pracownika magazynu
• Jakie uprawnienia powinien mieć operator kompletujący zamówienia
• Jak statusy usprawniają pracę magazynu
• Jak szybko i bezbłędnie kompletować zamówienia z magazynu

Jak optymalnie przeprowadzić proces kompletacji zamówienia z magazynu

Nie ma jednego, najlepszego sposobu na kompletację z magazynu. Każdy ma swoje wady i zalety, a dodatkowo należy pamiętać, że zalety danego systemu w firmie A, mogą być wadami w firmie B. Ważne są cele, jakie sobie stawiamy projektując proces kompletacji zamówień – najczęściej walczymy o skrócenie czasu jej trwania i uniknięcie kosztownych błędów w jej trakcie. Wybór metody kompletacji jest jedną z najważniejszych decyzji, jaką musi podjąć kierownik magazynu.

Różne metody kompletacji

Przez ostatnie lata widzieliśmy dziesiątki różnych podejść do tego samego problemu, czyli wyboru metody kompletacji. Każdy z nich sprawdzał się na innym etapie rozwoju organizacji. Większość z nich dotyczyła branży E Commerce i to właśnie na nich w dużej mierze skupimy się w tym artykule. Różne rodzaje kompletacji wymagają zastosowania różnych narzędzi. Inna metoda kompletacji znajdzie zastosowanie w magazynie dedykowanym obsłudze sklepów internetowych, inna w małych magazynach, a inna w dużych centrach logistycznych. Inna w magazynach wysokiego składowania, gdzie stosowane są wózki widłowe, a inna w małym e-commerce, gdzie zamówienia zbieramy bezpośrednio do kartonów, w których zostaną wysłane.

Człowiek do towaru

Podejście człowiek do towaru może być realizowane na wiele sposobów. Pierwszy, najczęściej spotykany w małych / młodych firmach proces polega na tym, że biuro po przyjęciu zamówienia drukuje WZ lub ZK z ERP (np. z Subiekta) i przekazuje taki dokument do realizacji. Operator zbiera wyroby, pakuje je i wraca do biura po fakturę / paragon i etykietę kurierską. Takie podejście sprawdza się w małych firmach, ponieważ najczęściej wysyłek jest kilkanaście / kilkadziesiąt dziennie, pracownik zna asortyment i układ magazynu i jest w stanie stosunkowo łatwo wszystko zlokalizować. Problem pojawia się, gdy przybywa odbiorców lub towarów na stanie, lub gdy zostaje zatrudniony nowy pracownik, który nie ma w głowie planu magazynu. Operator, który wszystko wiedział z pamięci zaczyna się gubić, nowy pracownik ciągle pyta gdzie jest wyrób x lub y, oboje się stresują, dochodzi do kłótni, a często do zwiększonej rotacji pracowników. Dość szybko okazuje się, że system jest niewydolny, nieskalowalny i pełen luk. Nie ma kontroli jakości, a do pomyłki może dojść na każdym etapie. Dość często widzimy próby poprawiania podejścia poprzez wydawanie większej ilości WZ naraz, ale najczęściej jest to plaster na urwaną nogę.

Ciekawym wariantem pierwszego podejścia jest przekazywanie na magazyn zestawów dokumentów do kompletacji wraz z dokumentami końcowymi (paragon / faktura), a nawet z listami przewozowymi / etykietami kurierskimi. Dzięki takiemu podejściu pracownik prowadzący zbiórkę nie musi chodzić co chwilę do biura po kolejne zamówienia, nie czeka na wystawienie dokumentów końcowych oraz etykiet i proces przebiega sprawniej. Niestety narażamy się na przynajmniej dwa problemy. Po pierwsze na stanie magazynu możemy mieć jeszcze kilka sztuk danego wyrobu, a w rzeczywistości mógł on zaginąć / zostać skradziony lub ulec zniszczeniu i nie nadaje się do wysłania klientowi. W takim przypadku pracownik wraca do biura i konieczne jest korygowanie dokumentów końcowych. Drugi problem, to wydrukowana uprzednio etykieta kurierska. Biuro uznało, że dany asortyment zmieści się w slocie „A” paczkomatu. Operator kompletując zlecenie nie zmieścił artykułu w kartonie „A” i użył kartonu „B”. W takim przypadku paczka może zostać wysłana, a firma poniesie koszt nieprawidłowo nadanej paczki lub pracownik uda się do biura, gdzie zostanie skorygowana etykieta, a to również wiąże się z wysokimi kosztami, ponieważ Allegro pozwala wydrukować tylko jedną etykietę SMART, więc korekta błędu powoduje naliczenie opłaty za przesyłkę. Dodatkowo nierozwiązane pozostają problemy dotyczące rotacji pracowników magazynu i braku kontroli jakości.

Lista kompletacyjna

W tym miejscu warto wspomnieć o trzecim pomyśle na kompletację z magazynu, czyli lista kompletacyjna z kontrolą jakości – proces dwuetapowy polegający na połączeniu order pickingu z weryfikacją kompletności. W takim przypadku pracownik może zająć się przygotowaniem wielu dokumentów jednocześnie. Proces zakłada minimum dwuosobową obsadę. Biuro po weryfikacji zleceń zamawiających przekazuje magazynierowi zbiorczą listę towarów do zebrania oraz opcjonalnie dokumenty końcowe oraz etykiety kurierskie. Produkty są pogrupowane, a ich ilości zsumowane ze wszystkich przekazanych dokumentów. Produkty mogą być zbierane w różnych jednostkach ładunkowych i np. z jednego miejsca, jakim jest strefa kompletacji. Bardzo często zamówione produkty posortowane są również zgodnie z trasą, jaką przemierzy magazynier, dzięki czemu nie musi on znać na pamięć planu magazynu i nie wykonuje zbędnych kilometrów chodząc tam i z powrotem. Pracownik odpowiada za zebranie asortymentu dla np. 20 ZK, a następnie przekazanie zebranych wyrobów pakowaczowi. Odpowiedzialność pakowacza, to czynność związana z umieszczeniem przedmiotów w kartonach, przy okazji przeprowadzenie dodatkowej kontroli jakości przy wykorzystaniu skanera kodów kreskowych, a następnie oklejenie paczki listami przewozowymi i przekazanie ich do wydania kurierowi. Ten wariant również nie jest pozbawiony wad, ale mamy już podział kompetencji i odpowiedzialności, mamy jakąś kontrolę jakości i wreszcie mamy magazyniera, który zawsze wie jak się poruszać po powierzchni magazynowej i nie trwoni sił na szukanie towarów podczas tego skomplikowanego procesu, jakim jest przygotowanie towaru do wysyłki. Nadal borykamy się z problemem błędnych gabarytów na etykietach i koniecznością korygowania dokumentów końcowych, ale to duży postęp. Ten proces jest dość często spotykany w firmach z branży E Commerce, które sprzedają w kilku kanałach (np. Allegro + sklepy internetowe). Przy odpowiednich modyfikacjach na poszczególnych etapach realizacji można w ten sposób spokojnie obsłużyć nawet powyżej tysiąca zleceń dziennie.

Terminale mobilne / kolektory danych

Kolejnym etapem jest zazwyczaj wprowadzenie terminali mobilnych, zwanych powszechnie kolektorami danych. Są to urządzenia, które zastępują wspomnianą powyżej listę kompletacyjną i wskazują na swoim ekranie gdzie powinien udać się pracownik magazynu i jakie produkty powinien zebrać będąc w danej strefie kompletacji. Ta metoda kompletacji jeszcze większą kontrolę przekazuje w ręce systemu komputerowego, a dzięki skanowaniu kodów EAN wyrobów, które kompletujemy, zmniejszamy ryzyko wysłania do odbiorcy złego produktu. Terminale mobilne pomagają również podczas przyjęć, podczas inwentaryzacji, a nierzadko ułatwiają zgłoszenie brakujących towarów w kompletowanych zamówieniach. Stosowanie kolektorów danych nie wyklucza zbierania towarów pod wiele zleceń i przekazywania ich do weryfikacji pakowaczowi (system dwuetapowy z kontrolą jakości). Pakowanie przy wykorzystaniu kolektorów danych jest zdecydowanie bardziej efektywna.

Dla firm pracujących na Subiekcie GT i nexo takim rozwiązaniem jest PP Kolektor – aplikacja na kolektory z Androidem, część systemu WMS PP Mag. Zobacz, jak działa WMS dla Subiekta, albo policz cenę w kalkulatorze PP Mag.

WMS

Kolejnym potężnym narzędziem stosowanym w wielu firmach jest system WMS (Warehouse Management System). Na rynku dostępne są różne programy dające ogromny przekrój możliwości, a i rozpiętość cenowa może być ogromna. Koszt wdrożenia systemu WMS może sięgać kilkuset tysięcy złotych, ale w zamian otrzymujemy komplet funkcji pozwalających sprawnie zarządzać magazynem. W każdej chwili możemy precyzyjnie zlokalizować gdzie znajduje się każda sztuka naszego asortymentu. Wiemy jakie mamy stoki w ujęciu ilościowym i czasowym, znamy rotację na każdym z produktów, możemy zarządzać towarami z terminem ważności, automatyzujemy zamawianie asortymentu i wiele wiele innych. Bardzo często WMS wie, że twój pracownik nie ma ważnych uprawnień na wózki widłowe i nie pozwoli Ci zlecić mu pewnych zadań. Order picking można skutecznie realizować bez zastosowania systemu WMS, więc zostawimy ten temat na kolejny, bardziej szczegółowy artykuł.

Towar do człowieka

Na koniec warto wspomnieć o procesach mechanicznych zarządzających przygotowaniem zamówień, czyli towar do człowieka (system statyczny). To złożony proces, który polega na zaprojektowaniu systemu układnic, które pod nadzorem systemu informatycznego same dostarczają zamówiony asortyment z magazynu np. do pakowalni. Kompletacja „towar do człowieka” wymaga jednak ogromnych nakładów finansowych.

Jak wydawać magazynierom zamówienia do zebrania

Każdy z nas ma naturalną skłonność do ułatwiania sobie życia. Jeśli na stole znajdziemy dwa zamówienia do skompletowania, na jednym będzie pięć sztuk asortymentu znajdującego się w jednej lokalizacji, a na drugim sto produktów rozrzuconych po całym budynku, z pewnością podejmiemy to mniejsze, wymagające od nas mniejszego zaangażowania. Jeśli w firmie funkcjonuje system premiowy, który nagradza nas lepiej za kompletowanie zamówień pewnego rodzaju, zawsze wybierzemy te lepiej płatne. To nie nasza wina – tak jesteśmy skonstruowani. Jeśli jakaś kompletacja jest dla nas łatwiejsza lub bardziej opłacalna, zawsze ją wybierzemy. Niestety dzięki takiemu podejściu bardzo szybko okaże się, że to jedno duże zlecenie leży cały dzień na stole i nikt nie chce go podjąć do kompletacji. To jedno gorzej płatne zlecenie czeka do końca dnia i niejednokrotnie nie zostaje wysłane, a winnych brak.

W wielu przypadkach rola dzielenia dokumentów do skompletowania na magazynierów przypada kierownikowi magazynu. Jest to jakieś rozwiązanie, ale tu też szybko okazuje się, że jeden z magazynierów zawsze czuje się pokrzywdzony i oskarża kierownika o sprzyjanie kolegom lub wręcz bezpodstawne karanie go gorszymi zamówieniami. I owszem, lepiej wydać zamówienia zgodnie z pomysłem kierownika, niż kłaść je na stole, ale nadal nie jest to rozwiązanie optymalne.

Najlepszą opcją jest określenie możliwości każdego z magazynierów kompletujących zamówienia oraz „wagi” każdego z dokumentów. Na wagę dokumentu może się składać na przykład jego priorytet i termin realizacji, a na możliwości magazyniera na przykład sumaryczna masa wyrobów, które będzie musiał zebrać. Priorytet dokumentu powinien być ustanawiany w sposób automatyczny. Na przykład dziś o 13:00 wysyłamy InPost, a 15:00 nadajemy DPD, więc każdy dokument InPost otrzymuje priorytet 5, a każdy dokument DPD priorytet 3. Dodatkowo mamy 250 dokumentów z wczoraj, które powinny zostać skompletowane w pierwszej kolejności, więc podbijamy im priorytet o 1, zatem najpierw kompletowane będą zamówienia InPost z wczoraj, następnie InPost z dziś i dalej analogicznie DPD. Możemy też na przykład dodać oczko priorytetu reklamacjom czy zamówieniom klientów VIP itd. Sortujemy zamówienia po priorytecie i wydajemy magazynierom do realizacji nie przekraczając np. Xkg na osobę. Lista kompletacyjna powinna być w miarę możliwości przygotowana w taki sposób, aby pracownik nie musiał biegać po całym magazynie, a jedynie zbierać towary tylko z jednej jego części. Dobrym pomysłem będzie też oddzielenie zbiórki towarów wielkogabarytowych od drobnicowych. W końcu kompletujący zamówienia drobnicowe powinien być wyposażony w inne narzędzia, niż kompletujący wyroby wielkogabarytowe.

Naturalnie takie zadanie powinien realizować system komputerowy „w locie”, a nie człowiek przez cały dzień.

Jak rozliczać uszkodzone towary w magazynie

Magazynier widzi i wie więcej niż biuro, a nawet system komputerowy. Towary ulegają zniszczeniu, przeterminowaniu, a czasem nawet „magicznie znikają”. Często o takim fakcie dowiadujemy się, gdy realizujemy przygotowanie zamówień z magazynu. Pracownik podchodzi do półki i okazuje się, że ostatnie pięć sztuk, które widnieją na stanie ma uszkodzenia, które dyskwalifikują je jako pełnowartościowy wyrób. Co teraz?

W mniejszych firmach operator prowadzi zbiórkę zamówienia „do końca”, następnie kontaktuje się z biurem (osobiście lub telefonicznie) i zgłasza brak. Biuro koryguje dokumenty (i kontaktuje się z klientem), koryguje stan magazynu, a pracownik wraca do palety i przekłada uszkodzony wyrób w inne miejsce. Podstawowym problemem w takim przypadku jest czas i to nie tylko czas, który pracownik musi poświęcić na kontakt z biurem, na korygowanie dokumentów itd., ale czas, który upłynie od stwierdzenia braku / uszkodzenia wyrobu do chwili skorygowania stanu magazynowego. W tym czasie ktoś inny wystawia dokumenty na ten sam produkt, którego przecież brakuje, a każdy taki wystawiony dokument trzeba poprawić, a co najważniejsze poinformować o braku zamawiającego.

Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest niezwłoczne zgłoszenie braku w chwili jego ujawnienia. Owszem, można w tym celu skorzystać z telefonu lub krótkofalówek, ale zdecydowanie lepiej skorzystać z odpowiedniego oprogramowania wspomagającego kompletowanie, które zrealizuje taką automatyczną akcję za nas po jednym kliknięciu. Magazynier oznacza zlecenie statusem „brak towaru”, a program komputerowy automatycznie kontaktuje się z biurem i przekazuje odpowiednie dyspozycje. Zyskujemy czas, a dodatkowo mamy historyczną informację kto i kiedy zgłosił problem, bo informacja przekazana telefonicznie czy ustnie po tygodniu przestaje istnieć i mamy słowo przeciwko słowu („zgłaszałem brak tego asortymentu i znów po niego idę” – „nie, mi nic nie zgłaszałeś”).

Jak zarządzać stanem opakowań w procesie kompletacji zamówień

Kompletacja zamówień z magazynu nie ogranicza się wyłącznie do wydania asortymentu z dokumentu. Zazwyczaj nasz produkt wysyłany jest w opakowaniach kartonowych, których stan powinien być znany w każdej chwili. Klient nie kupuje „kartonu paczkomat slot B”, więc nie ma go na zamówieniu, na WZ czy na liście kompletacyjnej. Jak zatem rozchodować opakowania?

W tym przypadku są dwa podejścia. Część zamawiających, zwłaszcza w początkowym okresie, ocenia stan „na oko” od czasu do czasu zdejmując ze stanu większą ilość opakowań i domawiając kolejne. I znów: na początku tak można, bo stosik kartonów jest niewielki, domawiamy je raz na miesiąc i nigdy nie kończą się z dnia na dzień. Drugie podejście polega na zastosowaniu odpowiedniego oprogramowania do obsługi zamówień, które po zakończeniu pakowania potrafi skomunikować się z Twoim ERP i zdjąć ze stanu odpowiednie opakowanie (np. dodając je jako pozycja do RW). W tym przypadku dysponujesz zawsze aktualnym stanem magazynu i możesz stosować narzędzia śledząc stok i automatycznie przypominające lub generujące zamówienia do dostawców. Możesz też śledzić trendy i odpowiednio wcześniej przygotować się na zwiększony sezon.

Jest to jedno z zadań systemu WMS, choć mieliśmy już do czynienia z firmami, które realizowały taki proces przy użyciu Subiekta nexo i programu do obsługi zamówień.

Jak składować towary w magazynie, aby usprawnić kompletację zamówień

Oczywistym jest, że o sukcesie magazynu decyduje prawidłowe rozmieszczenie produktów w jego obrębie. Jeśli produkt rotujący umieścimy na trzecim piętrze wysokiego składu, pracownik nie będzie miał do niego łatwego dostępu. Jeśli najczęściej rotujące produkty nie będą blisko siebie, pracownik będzie musiał w każdym obiegu kompletacji towarów pokonywać dodatkowe kilometry.

Jeszcze ważniejszym aspektem w gospodarce magazynowej jest kolejność wydawania towarów podczas kompletacji. Najczęściej stosowaną metodą jest FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło). W myśl tej metody, w pierwszej kolejności wydajemy z magazynu zawsze asortyment z najstarszej dostawy. Drugą dość powszechnie stosowaną metodą jest FEFO (najkrótszy termin ważności wychodzi pierwszy). Stosuje się ją obcując z produktami z terminem ważności. W większości przypadków nawet w branży spożywczej wystarczyłoby stosować metodę FIFO, ale czasem w dostawie dostajemy asortyment z jeszcze krótszym terminem przydatności, niż ten, który mamy na stoku, stąd konieczność i zasadność implementacji FEFO. Trzecim sposobem organizowania magazynu jest LIFO (ostatni wszedł, pierwszy wychodzi), choć metoda ta jest bardzo rzadko stosowana w praktyce, ponieważ często prowadzi do sytuacji, w której produkty z pierwszych historycznie dostaw latami zalegają na magazynie.

Powyższe metody w głównej mierze stosowane są do wyceny zapasów, ale także do utrzymania porządku w magazynie i usprawnienia tego ważnego procesu, jakim jest sprawna kompletacja zamówień.

Gdzie i jak szukać asortymentu do kompletowanego zamówienia

To jeden z poważniejszych problemów, który przyjdzie nam rozwiązać. Małe firmy, młode firmy, które nie posiadają tysięcy indeksów na magazynie i w ciągłej sprzedaży, mogą sobie pozwolić na odrobinę chaosu i pracy „na czuja”. „Ktoś w magazynie kiedyś postawił łańcuch rowerowy na tej półce i do dziś go tam stawiamy.” „Każdy wie, gdzie leżą opony – prosto i w lewo.” Niestety wraz ze wzrostem liczby odbiorców, wraz z poszerzaniem asortymentu w ofercie zaczynają się problemy. Opony już nie mieszczą się tam, gdzie wcześniej i trzeba je przenieść. Druga zmiana przekłada łańcuch na inną półkę i następnego dnia pierwsza zmiana nie wie co się dzieje. Często jeden produkt układa się w kilku lokalizacjach na magazynie. Kompletacja zamówień w takich warunkach zaczyna być koszmarem i znacząco się wydłuża. Magazynierzy coraz częściej na siebie krzyczą szukając winnego zaistniałego chaosu. Rozwiązanie wydaje się być dość proste i również nie wymaga ogromnych nakładów finansowych.

Adresowanie magazynu

To porządek, oszczędność i sprawne wydawanie towaru. Adresem w magazynie jest unikatowy ciąg znaków pozwalający jednoznacznie wskazać konkretne miejsce. Unikatowy, ponieważ każda półka, wszystkie strefy kompletacji, każde miejsce musi mieć swój adres. Najczęściej adresy nadawane są w zgodzie z pewnym przyjętym w firmie schematem i w taki sposób, aby dało się dany adres rozszyfrować w bardzo prosty sposób. Posłużmy się konkretnym przykładem.

Dla ułatwienia nasza przykładowa hala magazynowa nie jest duża. Po wejściu do głównego pomieszczenia mamy dwa rzędy regałów – jeden po lewej stronie, drugi po prawej. W każdym rzędzie stoi po pięć regałów, każdy regał ma sześć przęseł, każde przęsło ma po cztery piętra. Najprostszy schemat adresów, to określenie strony od wejścia (L/P), numeru regału (1-5 rosnąco od wejścia do magazynu dla strony lewej i malejąco dla strony prawej), numeru przęsła na danym regale (1-6 rosnąco od wejścia w alejkę), numeru piętra (1-4 np. od dołu). W takim układzie przykładowe adresy, to L/2/6/1 (wejdź do magazynu, skręć w lewo przy drugim regale, idź do końca do szóstego przęsła i kompletowany asortyment znajdziesz na podłodze). Oczywiście można dodatkowo podzielić półki na strefy itd. – to już zależy od specyfiki firmy.

Jak wykorzystać adresy do usprawnienia procesu kompletacji zamówień

Jak kompletować zamówienia? Mądrze i szybko, a nie ciężko. Wyobraźmy sobie, że mamy do skompletowania małe zlecenie składające się z czterech pozycji. Adresy tych pozycji, to odpowiednio P/2/4/1, L/3/2/1, P/4/1/2 i L/1/1/2. Sortujemy pozycje alfabetycznie rosnąco po miejscu magazynowym – można takie ćwiczenie przeprowadzić w Excelu. W wyniku sortowania dostajemy listę L/1/1/2, L/3/2/1, P/2/4/1 i P/4/1/2 co możemy przeczytać jako „wejdź do magazynu, skręć w lewo w pierwszą alejkę, weź produkt, następnie wejdź w trzecią alejkę, weź inny produkt, przejdź do strefy prawej i wracając w kierunku wejścia do magazynu zbierz resztę asortymentu. Pracownik magazynu wykonuje jedno okrążenie magazynu w sposób uporządkowany i optymalny, zamiast chodzić w prawo i w lewo, do przodu i z powrotem. Pracownik oszczędza nogi, a firma oszczędza czas. Nawet nowo zatrudniony pracownik już w pierwszych minutach swojej pracy będzie wiedział co ma robić i gdzie znajdzie każdy produkt, a co najważniejsze wszyscy zaczynają okrążenie od lewej do prawej, więc nie wchodzą sobie w drogę, gdy realizują przygotowywanie zamówień.

Wymagania odnośnie systemu komputerowego

Jasnym jest, że nie da się takiego podejścia zrealizować na papierze czy w Excelu. Do tego niezbędny jest system komputerowy, który pozwoli nam zarządzać adresami magazynowymi, przypisywać je do towarów i sortować je w odpowiedni sposób. Dobra informacja jest taka, że nie musi to być WMS za kilkaset tysięcy złotych. Informację o lokalizacji danego asortymentu można przechowywać np. w Twoim ERP. Nasi klienci często wykorzystują do tego pola własne towaru w Subiekcie. Problemem może być także wprowadzenie adresów do systemu. Jeśli masz w obrocie kilka tysięcy indeksów, czeka Cię sporo pracy, ale to się opłaca.

Jak szybko wdrożyć nowego pracownika magazynu

Rotacja pracowników magazynu, to kolejne wyzwanie, przed którym staje każda firma, a jest ono szczególnie dotkliwe w branży E Commerce, ponieważ zamówienie musi być na jutro u odbiorcy, a aby było na jutro, musi wyjść od nas dziś np. do 14:00. Pracownik się zwalnia, zatrudniamy nowego, który na początku będzie miał problem z szybką kompletacją towarów. Kurier, który podjeżdża do nas o 15:00 nie będzie czekał. Jeśli pracownik nie przekaże paczki na czas kurierowi, klient nie odbierze jej w oczekiwanym czasie, a za tym idzie negatywna opinia w Internecie, ucięte gwiazdki na Allegro itd. Musimy zrobić wszystko co w naszej mocy, aby zapewnić komfort pracy naszym magazynierom, a dodatkowo ułatwić start nowym pracownikom.

Pisaliśmy już o adresowaniu magazynu, dzięki czemu magazynierzy pokonują mniej kilometrów każdego dnia, a nowi pracownicy łatwiej odnajdują się w zastanej rzeczywistości. Pisaliśmy też o narzędziach, które w sposób automatyczny wydają zamówienia do skompletowania, dzięki czemu unikamy niepotrzebnych tarć między ludźmi. Czy możemy zrobić coś więcej?

Tak. W miarę możliwości zadbajmy, aby nazwy naszych produktów precyzyjnie, jednoznacznie i w sposób intuicyjny odnosiły się do samych produktów. Łatwiej jest znaleźć oponę do stara, niż GD6/6374/HS. Jeśli pracownik korzysta z oprogramowania wspomagającego kompletowanie, zadbajmy o to, aby wyłączyć mu wszystkie niepotrzebne opcje i uprawnienia, które mogą go rozpraszać i narażać na błędy. Dostosujemy aplikację do jego kompetencji. Zadbajmy o bezpieczeństwo pracownika – ani nowy, ani obecny pracownik nie powinni pracować na uszkodzonym sprzęcie. Jeśli w pierwszym okresie pracownik ma problem z odróżnieniem lalki Barbie od lalki Cindy, a my realizujemy dwuetapową kompletację, niech zacznie od kilku dni na stanowisku pakowacza. Oswoi się z naszym asortymentem, a dodatkowo nawet w najtańszym schemacie dysponuje skanerem kodów kreskowych, a co za tym idzie zmniejszamy ryzyko popełnienia błędu.

No i zadbajmy o obecnych pracowników. Wypowiedzenie kosztuje, złośliwe chorobowe kosztuje, rekrutacja nowego pracownika kosztuje, podobnie jak jego wdrożenie i adaptacja. Często na jeden wakat musimy przeprowadzić dwa, trzy, cztery procesy rekrutacyjne, bo po kilku dniach pracy okazuje się, że nasz nowy pracownik ma problem z alkoholem, z poszanowaniem cudzej własności, towar przykleja mu się do rąk lub najzwyczajniej mu się nie chce pracować. Utrzymanie pracownika jest wielokrotnie tańsze, niż zatrudnienie nowego. Niech nasi doświadczeni pracownicy zarabiają więcej, niż nowi, niech mają sensowny system premiowy, niech mają sprawne narzędzia, a już na pewno szacunek i co najmniej poprawną atmosferę w miejscu pracy.

Uprawnienia magazyniera kompletującego zamówienia

To ważny, a często przeoczany element naszej pracy z systemami komputerowymi. Pisaliśmy już o naszych wrodzonych uwarunkowaniach do ułatwiania sobie życia. Teoria ta znajdzie zastosowanie również przy tej okazji. Jeśli nasz system komputerowy pozwala pracownikowi kompletującemu zeskanować kod kreskowy jednego produktu, a następnie wpisać ręcznie „wziąłem siedem”, pracownik prędzej czy później zacznie z tej opcji korzystać. Konsekwencje? Któregoś razu pracownik kompletując zamówienie zeskanuje „zegar ścienny czarny” i dopakuje do niego cztery „zegary ścienne czerwone” – klient nie będzie zadowolony. Ustawmy w programie zezwolenie na wprowadzanie „z ręki” tylko dla określonego asortymentu lub tylko powyżej x sztuk w zamówieniu. Jeśli program komputerowy pozwala wykonać kilka akcji po zakończeniu zbiórki, odbierzmy uprawnienia lub najlepiej schowajmy przyciski akcji, których pracownik nie powinien używać, aby uniknąć przypadkowego kliknięcia. Jeśli chcemy, aby pracownik kompletował dokumenty zgodnie z zadaną przez nas kolejnością, odbierzmy możliwość sortowania w inny sposób. Jeśli ma kompletować zamówienia przypisane do niego lub z określoną flagą / o określonym statusie, odbierzmy mu możliwość podglądania innych dokumentów. Precyzyjne określenie zakresów kompetencyjnych dla pracowników znacząco ułatwia przydział odpowiednich uprawnień pod warunkiem oczywiście, że Twój program / system informatyczny umożliwia nadawanie uprawnień i swobodną konfigurację widoków.

Jak mierzyć i oceniać pracę magazyniera kompletującego zamówienia

To największa bolączka małego e-commerce. Brak wiedzy o tym jakie zadania realizują pracownicy magazynu, bardzo często skutkuje tym, że najwyższe premie otrzymuje pracownik, który najwięcej opowiada ile to się narobił lub ma najbardziej podkrążone oczy, a oddany pracownik, który realizuje zadania bez słowa, przy premii bywa pomijany.

W procesie kompletacji z magazynu powinniśmy mierzyć przynajmniej kilka czynników. Pierwszym z nich jest czas jej trwania. Jeśli stosujemy automatyczne przydzielanie dokumentów do kompletacji na magazyniera ze stałym ograniczeniem, to nie powinniśmy mieć problemu ze sprawiedliwym podziałem obowiązków. Owszem, czasem ktoś dostanie trudniejsze zlecenie, a ktoś łatwiejsze, ale w skali miesiąca powinno się wyrównać. Przy takim założeniu powinniśmy przynajmniej zapisać start kompletacji i jej koniec, co powinno dać nam jakiś podstawowy obraz tego co się dzieje w magazynie. Oczywiście takie dane powinien zbierać system komputerowy, bo zapisywanie ich w zeszycie do niczego nam się nie przyda.

W kolejnym kroku powinniśmy wiedzieć coś więcej, niż ile czasu pracownik spędza średnio nad kompletacją jednego zamówienia. Powinniśmy sprawdzić ile taki średni dokument miał pozycji i ile ich było w danym miesiącu. W ten sposób podczas oceny zmniejszamy ryzyko, że jeden z pracowników miał szczęście i częściej trafiał na „łatwiejsze” kompletacje. Oczywiście ten parametr zależny jest od specyfiki firmy. Jeśli w Twoim przypadku jedna sprzedaż oznacza jeden produkt w kartonie, możesz mierzyć ilość pozycji dokumentu. W innym przypadku możesz mierzyć ilość sztuk wyrobu w relacji z czasem realizacji zamówienia, ilość zafoliowanych palet, litrów przepompowanego płynu itd.

Warto pamiętać również o etapach, które nie przynależą do samej kompletacji zamówienia, ale mają wpływ na pracę całej firmy. Musimy mierzyć ilość reklamacji związanych z błędnie zapakowaną przesyłką, brakami w przesyłce, uszkodzeniami w transporcie itd. i potrafić je połączyć z konkretną osobą na magazynie.

A do czego nam takie pomiary? Przede wszystkim do tego, aby sprawiedliwie ocenić pracę każdego z pracowników i na tej podstawie odpowiednio ich nagrodzić, skorygować błędy lub ukarać. Jeśli dany pracownik ma największą liczbę reklamacji związanych z uszkodzeniem w transporcie, to może mieć pecha, ale bardziej prawdopodobne jest to, że źle zabezpiecza paczkę i należy przyjrzeć się jego pracy w tym zakresie. Jeśli dany pracownik najczęściej wysyła paczki z brakami, to owszem może mieć pecha do odbiorców wyłudzaczy, ale bardziej prawdopodobne jest to, że nie powinien pracować na pakowalni i kontroli jakości i trzeba go przenieść na order picking, bo tam może być szybki, a ktoś go potem sprawdzi.

Dzięki takim szczegółowym pomiarom możemy ocenić każdego z pracowników, ale przede wszystkim możemy ocenić i następnie optymalizować cały magazyn. Jeśli wiemy ile zużywamy wypełnienia i jaki jest koszt zniszczonych przesyłek, możemy przeliczyć, zaplanować i zdecydować się na zmianę rodzaju wypełnienia na inne. Jeśli wiemy, że nasze przesyłki w dziewięćdziesięciu procentach nie mieszczą się w slocie B w paczkomacie, może warto zdecydować się na wprowadzenie jakichś punktów odbioru do oferty i podnieść cenę paczkomatu. Możliwości są nieskończone.

Jak statusy usprawniają pracę magazynu

Statusy w kompletacji zamówień są często niedocenionym narzędziem. Ich stosowanie w zasadzie nic nie kosztuje, a dzięki nim wszystkie osoby zaangażowane w obsługę zamówienia zawsze wiedzą na jakim jest etapie i co się z nim dzieje lub jaka akcja powinna zostać podjęta.

Pierwszym statusem w ścieżce jest zazwyczaj „Wpłynęło” i jest to status automatyczny. Oznacza on tyle, że zlecenie nie zostało jeszcze przetworzone, nie wiemy czy jest opłacone i czy nie posiada błędów formalnych. Biuro weryfikuje zlecenie i nadaje mu status „Do spakowania”. Zamówienia w tym statusie oczekują w kolejce na reakcję magazynu. Magazynier podejmując zamówienia do kompletacji nadaje im status „W kompletacji”. To ważny etap, ponieważ jeśli do biura zadzwoni klient chcąc złożyć domówienie, handlowiec wie, że nie może dopisywać do starego zamówienia i musi utworzyć nowe, a najlepiej jeszcze nadać mu odpowiedni priorytet, aby zostały spakowane razem. Gdyby zlecenie było w statusie „Do spakowania”, handlowiec mógłby wycofać status i dopisać pozycje do pierwszego zamówienia. Kierownik magazynu nawet nie posiadając WMS, może w prosty sposób sprawdzić co dany magazynier ma na palecie, może coś przyspieszyć, może coś opóźnić.

Magazynier po skompletowaniu dokumentów powinien nadać im jeden z dwóch statusów. Jeśli proces kompletacji zakończył się sukcesem, nadaje status „Spakowane”, jeśli zabrakło mu asortymentu do zamknięcia zamówienia, nadaje status „Brak towaru”. Status ten powinien uruchomić odpowiednią akcję prowadzącą do poprawnego skompletowania zamówienia. Najczęściej biuro przejmuje dokument, zmienia status na „Wpłynęło” lub inny dedykowany, a następnie usuwa towar ze stanu, informuje zamawiającego, koryguje zamówienie zgodnie z jego życzeniem, wprowadza ponownie do obiegu nadając mu status „Do spakowania” i często podwyższa jego priorytet. Zlecenie wraca do kolejki na magazynie. Dokumenty w statusie „Spakowane” trafiają do procesu, w którym wystawia się dokumenty końcowe, drukuje listy przewozowe i przygotowuje do wysyłki. Po tych czynnościach otrzymują status „Do wysłania” i czekają na przyjazd kuriera. Po zeskanowaniu paczek przez kuriera, wszystkie otrzymują status „Wysłane”, który jest ostatnim wewnętrznym statusem. Po tym kroku raportujemy przesyłki po statusie logistycznym kuriera.

W ten bardzo prosty sposób wprowadzamy porządek nie tylko w procesie kompletacji zamówienia, ale także w całym procesie obsługi zamówienia klienta. Na każdym etapie wszyscy wiedzą co się dzieje z danym zamówieniem. Do tego każda zmiana statusu może się odbywać automatycznie przy zastosowaniu odpowiedniego systemu informatycznego i nie musi to być kosztowny WMS.

Nazewnictwo nie ma tu znaczenia – nazywaj procesy zgodnie z własnym pomysłem. Ilość kroków w procesie również nie ma znaczenia. Możesz go uprościć, możesz dowolnie skomplikować. Statusy powinny odzwierciedlać stan zamówienia w Twojej organizacji. Sam status można odznaczyć w Twoim systemie na wiele sposobów. Nasi klienci najczęściej korzystają np. z „Kategorii dokumentu”, Flagi w Subiekcie czy pola własnego dokumentu.

Jak szybko i bezbłędnie kompletować zamówienia z magazynu

Szybka i bezbłędna kompletacja zamówień z magazynu to proces złożony, a o sukcesie decydują jego poszczególne etapy i wybór odpowiedniej metody kompletacji. Jeśli koncepcje opisane w tym artykule w jakimś stopniu rezonują z Twoimi problemami, zastanów się czy możesz je wdrożyć w swojej firmie. Czy dwuetapowa kompletacja z kontrolą jakości, aby uniknąć błędnych wysyłek jest stosowana w Twojej firmie? Czy masz poprawnie zaadresowane hale magazynowe i każdy pracownik zawsze wie gdzie ma iść? Czy masz niską rotację pracowników, a wdrożenie nowych przebiega bezboleśnie? Czy możesz dowolnie skalować swoje procesy magazynowe? Czy Twój system komputerowy zapewnia odpowiedni zestaw funkcjonalności? Czy kompletacja wielu zamówień jednocześnie (multi picking) jest osiągalna w Twoim systemie? Jeśli uznasz, że warto o tym porozmawiać lub lektura artykułu przyniosła więcej pytań, niż odpowiedzi, zapraszamy do kontaktu.

Artykuł Kompletacja zamówień z magazynu pochodzi z serwisu ProstaPaczka2.

W najnowszej wersji wstawiane mogą być jeszcze dane użytkownika zmieniającego status kompletacji oraz dane o zgłoszonych brakach towaru.

Wykorzystując to, że każdy status kompletacji z magazynu posiada odrębną konfigurację, można ustawić program w taki sposób, aby do komentarza flagi dokumentu Subiekta GT zapisywane były:

• dla statusu wydania: data oraz dane użytkownika do którego przypisywany jest dokument do kompletacji,
• dla statusu Skompletowania: data oraz dane magazyniera oznaczającego, że kompletacja zamówienia została zakończona,
• dla statusu Braku towaru: informacja o dacie, użytkowniku jak i zarejestrowanych brakach.

Do komentarza flagi dokumentu Subiekta GT trafiać będą dane w postaci:

[DATA} [GODZINA]
{UZYTKOWNIK]
{BRAKI}

Przykładowo dla statusu Brak towaru:

10/15/2020 12:54:45
Jan Kowalski
KONSOLA x2 szt.: BrakTowaru 2, 1 - zarysowana pokrywka

Artykuł Status kompletacji w komentarzu flagi dokumentu Subiekta GT pochodzi z serwisu ProstaPaczka2.

Po wysłaniu formularza prześlemy Ci klucze testowe do wszystkich wersji programu (START, STANDARD, PREMIUM). Sam wybierzesz, która wersja Cię interesuje, a jak uznasz, że chcesz wyższą, to po prostu wpiszesz kolejny klucz

Wypełnij formularz, a my przygotujemy Ci 14-sto dniowy klucz testowy!

Artykuł Subiekt GT Magazyn – zamówienie wersji testowej pochodzi z serwisu ProstaPaczka2.

Co jest potrzebne?

Aby rozpocząć konfigurację naszego programu do obsługi magazynu niezbędne jest posiadanie:

1. Licencji na moduł Subiekt GT Magazyn – darmową licencję testową na 14 dni możesz zamówić za pomocą tego formularza
2. Dostępu do bazy danych Subiekta GT [ERP od InsERT S.A.] – UWAGA! Nie chodzi tutaj o login i hasło użytkownika wpisywanego przy uruchamianiu programu Subiekt GT, tylko o login i hasło do bazy danych na której pracuje program Subiekt GT.

Jeżeli posiadasz te dane, śmiało możesz przejść do kolejnych kroków.

Jak wspierany jest order picking?

Ten moduł ma za zadanie wspierać order picking – kompletację towarów z magazynu za pomocą wydrukowanych list magazynowych (zestawień towarów do zebrania z magazynu). Taki rodzaj pracy w magazynie jest stosowany w firmach, w których nie potrzebne są jeszcze systemy informatyczne wspierające kompletację za pomocą terminali mobilnych (kolektorów). Stosowanie list magazynowych jest może mniej uniwersalne niż użycie kolektorów, ale za to dużo, dużo tańsze w zastosowaniu. Jest to szczególnie polecane przy rozruchu firmy, gdzie mnogość asortymentu jeszcze nie przytłacza i da się to ogarnąć w głowie.

Podstawowy proces order pickingu z Subiektem GT [ERP od InsERT S.A.] w naszym module wygląda następująco:

1. Wprowadzasz zamówienia do Subiekta GT (ze sklepu internetowego, Allegro, Amazon czy innych platform)
2. Przetwarzasz zamówienia według własnych procedur  (lub nie – wszystko zależy od tego w jakim stanie wprowadzane są zamówienia)
3. Pobierasz zamówienia (lub inne typy dokumentów, np WZ) w module magazynu dla Subiekta GT – w zależności od przyjętego procesu importowane są tylko określone zamówienia, które są gotowe do pakowania i wysyłki. Technicznie mogą to być zamówienia z określoną kategorią, nadaną flagą własną, zamówienia z wystawionym dokumentem sprzedaży, lub bez specjalnych oznaczeń. Tu już trzeba dobrać odpowiedni sposób filtrowania do działań wykonywanych przez pracowników.
4. Drukujesz listy magazynowe – magazynier sam wybiera dokumenty, dla których chce wydrukować listy magazynowe lub używa funkcji automatycznego przydzielania dokumentów jednym przyciskiem. W wyniku tego działania mogą być wydrukowane dokumenty z Subiekta GT, zbiorcze zestawienia towarów, lista dokumentów z towarami, towary z podziałem na dokumenty. Zapewniamy tutaj dość duże możliwości wyboru. Informacja o wydruku listy magazynowej może pozostać tylko w naszym programie lub może być też zapisana w dokumentach Subiekta GT (np. przez zmianę flagi czy kategorii)
5. Kompletujesz towar w magazynie – magazynier przechodzi przez magazyn i zbiera towary do jednego wózka lub od razu segregując zamówienia.
6. Przekazujesz towar do pakowania i wysyłki – po zebraniu towaru z magazynu magazynier pakuje towar lub przekazuje go innym osobom odpowiedzialnym za dalszy proces. Magazynier może rozliczyć się z dokumentu i oznaczyć go jako całkowicie skompletowany albo zgłosić do niego braki. Informacja o zakończeniu kompletacji może trafić też do Subiekta GT, dzięki czemu łatwo się zorientujesz co się dzieje z zamówieniem.
7. Pakowanie i wysyłka – te zadania nie są już wspierane przez ten moduł, ale znakomicie można kontynuować proces za pomocą modułu obsługi wysyłek z Subiekta GT.

Jest to tylko ogólny proces, przedstawiony aby przybliżyć sposób pracy z programem. Sprawdź jeszcze przykładowe opisy procesów pracy z naszym systemem w dziale Case Study.

Konfiguracja połączenia z Subiektem GT

Konfigurację programu do order pickingu trzeba rozpocząć od integracji z Subiektem GT [ERP od InsERT S.A.]. W tym celu trzeba skonfigurować połączenie do bazy danych Subiekta GT, z której będą pobierane informacje o dokumentach.

1. Przejdź do zakładki Subiekt GT MAGAZYN
2. Kliknij w ikonę zębatki
3. W zakładce ŹRÓDŁO kliknij przycisk POŁĄCZENIE – wyświetlone zostanie okno konfiguracji połączenia

Jeśli posiadasz skonfigurowany moduł do obsługi pakowania i wysyłek z Subiekta GT, wyświetlą się Ci pola z wypełnionymi danymi. Możesz na wszelki wypadek przetestować połączenie aby się upewnić, że dane są poprawne, zamknąć okno i przejść do kolejnego kroku.

Jeżeli dane nie są uzupełnione, trzeba je wprowadzić według poniższej instrukcji:

1. Jeżeli znasz nazwę serwera, wprowadź ją w pierwszym polu. Jeżeli nie, to możesz:
   1. Użyć przycisku […] obok pola nazwy serwera, aby spróbować wyszukać widoczne serwery baz danych. To czy zobaczysz wyniki jest zależne od konfiguracji Twojego serwera i możesz go nie widzieć, ale warto spróbować, gdyż każda literówka skutecznie powstrzyma dalszą integrację z Subiektem GT
   2. Przy uruchamianiu Subiekta GT (na ekranie logowania) wyświetlana jest nazwa serwera, do którego łączy się program – można tą nazwę przepisać.
   3. Dostępne serwery możesz sprawdzić innymi programami do łączenia się z serwerami baz danych (np. Microsoft Server Managment Studio)
2. Wprowadź login i hasło do serwera bazy danych – UWAGA! Nie są to dane do samego programu Subiekt GT
   1. Przy domyślnej instalacji Subiekta GT login do bazy to „sa”, a hasło jest puste – jak nikt nie zmieniał dostępów to mogą zadziałać te domyślne
   2. W zależności od konfiguracji sieci i serwera może zadziałać autoryzacja Windows – wtedy nie trzeba używać loginu i hasła do bazy danych
3. Wprowadź nazwę bazy danych Subiekta GT
   1. Użyj przycisku […] znajdującego się po prawej stronie aby wyszukać dostępne bazy na serwerze. Jeżeli poprzednie dane wprowadziłeś bez błędów, wyświetli się lista baz, z której wybierz tą na której aktualnie pracujesz w Subiekcie GT
   2. Nazwa bazy danych Subiekta GT  wyświetlana jest także w ekranie logowania do programu Subiekt GT – należy tylko uważać, bo nie musi być ona taka sama jak faktyczna nazwa (Subiekt usuwa niektóre znaki)
   3. Nazwy baz danych też możesz sprawdzić w programach do administracji bazami danych
4. Przetestuj połączenie – jako ostatni krok uruchom test połączenia, jeżeli wszystko jest ok to wyświetli się potwierdzenie, w przeciwnym wypadku uzyskasz komunikat błędu, który Ci podpowie co jest nie tak.
5. Zapisz zmiany

Dane użytkownika Sfery

Niektóre funkcje wymagają użycia Sfery dla Subiekta GT [ERP od InsERT S.A.], w takich przypadkach trzeba podać dane dostępowe użytkownika, na którym program ma się logować do Subiekta GT poprzez mechanizmy Sferyczne.

Na chwilę obecną Sfera dla Subiekta GT jest wymagana do wykonania niektórych akcji po zmianie stanu dokumentu:

• Wydruku dokumentu z Subiekta GT
• Zmiany flagi w dokumencie Subiekta GT

Jeżeli będziesz używać tych funkcji i posiadasz licencję na Sferę to:

1. Przejdź do zakładki SUBIEKT GT MAGAZYN
2. kliknij w ikonę zębatki
3. Przejdź do zakładki ŹRÓDŁO
4. Kliknij w przycisk SFERA GT
5. W wyświetlonym oknie wybierz użytkownika z listy rozwijanej i wprowadź jego hasło do programu Subiekt GT
6. Zapisz zmiany

Dokumenty do kompletacji z magazynu

Order picking najlepiej przeprowadzać na określonym typie dokumentu z Subiekta GT [ERP od InsERT S.A.]. Najczęściej do tego wykorzystywane jest zamówienie (ZK), ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby użyć do tego celu wydania zewnętrznego (WZ) albo dokumentu sprzedaży (FS / PA). Zazwyczaj to w zamówieniu od klienta zapisywane są wszystkie najważniejsze informacje.

1. W zakładce SUBIEKT GT MAGAZYN kliknij ikonę zębatki
2. Przejdź do zakładki ŹRÓDŁO
3. Kliknij w przycisk DOKUMENTY
   1. Wybierz typy dokumentów, które będą podstawą do generowania list magazynowych
   2. Jeżeli oznaczasz dokumenty flagami i chcesz aby pobierały się tylko dokumenty z określoną flagą, wybierz tą flagę w zakładce FLAGI
   3. Jeżeli chcesz pobierać dokumenty z określoną kategorią, wskaż ją w zakładce KATEGORIE
   4. W zakładce MAGAZYN wybierz magazyn z Subiekta GT na którym będziesz pracować
   5. Jeżeli chcesz pobierać dokumenty tylko o określonym statusie (np. nie zrealizowane) to wybierz ten status w zakładce STATUSY

Asortyment na listach magazynowych

Subiekt GT [ERP od InsERT S.A.] pozwala na definiowanie różnych typów asortymentu,np: towar, opakowanie, komplet, usługa. Nie wszystkie rodzaje asortymentu są potrzebne do order pickingu, dlatego też nasz program pozwoli Ci wybrać, które z nich mają być brane pod uwagę na wydruku listy magazynowej.

1. W zakładce SUBIEKT GT MAGAZYN kliknij ikonę zębatki
2. W zakładce ŹRÓDŁO kliknij przycisk PRODUKTY
3. Wybierz rodzaje asortymentu które będą obsługiwane – zazwyczaj jest to Towar i Komplet
4. Zapisz zmiany

Pobranie dokumentów

Jak już mamy podstawową konfigurację za sobą, możemy przystąpić do pierwszego pobrania dokumentów. Z filtra daty pod przyciskiem pobierz wybierz jedną z mniejszych pozycji (np. z 3 dni), aby nie pobierać zbyt dużej liczby dokumentów i uruchom pobieranie przyciskiem POBIERZ.

W  lewej części okna zostaną wyświetlone dokumenty z Subiekta GT [ERP od InsERT S.A.]. Zwróć uwagę na kolumnę STAN, w której przedstawiany będzie aktualny stan dokumentu (Brak, Wydano, Brak towaru, Skompletowano).

Klikając na pojedynczy dokument będą pojawiać się jego pozycje wraz z informacjami o towarze. Jeżeli zaznaczysz więcej niż 1 dokument, prawa część zestawienia będzie zawierać wszystkie towary zawarte na tych dokumentach.

Dostosowanie widoku

Zarówno lewą część (dokumenty) jak i prawą (towary) możesz dostosować do swoich potrzeb. Możesz zmieniać kolejność kolumn, ukrywać niepotrzebne dane, sortować po którejś kolumnie, ustawić szerokość kolumn itp.

Jeżeli poustawiasz kolumny, koniecznie użyj przycisku niebieskiej dyskietki, która zapisze wprowadzone zmiany, aby były widoczne po kolejnym pobraniu dokumentów.

Więcej informacji o dopasowaniu widoku znajdziesz w instrukcji w rozdziale Zarządzanie zestawieniami.

Przebieg statusów w order pickingu

W ramach programu dostępnych jest kilka statusów, które przedstawiają aktualny stan kompletacji towarów z magazynu:

• Brak – dokument nie został wydrukowany na liście magazynowej
• Wydano – Dokument został wydrukowany na liście magazynowej lub przypisany do magazyniera
• Brak towaru – dokument nie został skompletowany w całości (czegoś brakuje, lub coś jest uszkodzone)
• Skompletowano – dokument został skompletowany w całości i jest gotowy do pakowania i wysyłki

Statusy te można wybierać ręcznie dla każdego dokumentu, zbiorczo dla kilku dokumentów lub wykorzystać funkcje które robią kilka rzeczy na raz (np. nadanie statusu, wydruk listy magazynowej, przypisanie użytkownika i przekazanie informacji do Subiekta GT [ERP od InsERT S.A.]).

Wydruk pierwszej listy magazynowej

Możemy teraz przejść do podstawowej funkcji wydruku listy magazynowej na podstawie wyglądu zestawienia towarów (prawa część okna).

Wybierz jeden przykładowy dokument i kliknij przycisk DRUKUJ na panelu modułu. Zostanie wyświetlony plik PDF, który będzie wyglądał dokładnie tak samo jak zestawienie z towarami. Zmieniając wygląd zestawienia (np. dodając grupowanie) będziemy także zmieniać wygląd listy magazynowej.

Wydrukowana lista magazynowa będzie posiadała swój numer, który będzie także przedstawiony w formie kodu kreskowego. Kod ten będziesz mógł zeskanować w panelu modułu, aby zobaczyć co na tej liście się znajdowało.

Na liście dokumentów możesz zaobserwować, że dokument, dla którego wygenerowany był wydruk, zmienił swój stan na Wydano – dzięki temu łatwo rozpoznasz dokumenty, które nie były przekazane do kompletacji z magazynu.

Funkcja wydruku jest już dostępna w najniższej wersji programu, więc jeżeli Ci to wystarczy, możesz już dalej nie czytać – no chyba że potrzebujesz czegoś więcej.

Dodatkowo możesz od razu przesyłać listę magazynową na drukarkę. Ustawienia dotyczące wydruku listy magazynowej możesz znaleźć w instrukcji: Ustawienia wydruku LM.

Oprócz wydruku na podstawie wyglądu zestawienia z towarami, możliwe jest także przygotowanie wydruku według Twoich wytycznych. Przygotowujemy wtedy wzorzec wydruku spersonalizowany pod Twoje potrzeby.

Poniżej zamieszczamy kilka przykładowych list magazynowych przygotowanych z danych Subiekta GT [ERP od InsERT S.A.]:

Aktualizacja dokumentu w Subiekcie GT

Jeżeli chcesz widzieć w Subiekcie GT [ERP od InsERT S.A.] stan kompletacji towaru w magazynie dla danego dokumentu, możesz włączyć akcje, które będą wykonywane po zmianie statusu w naszym programie.

1. W zakładce SUBIEKT GT MAGAZYN kliknij ikonę zębatki
2. W zakładce ŹRÓDŁO kliknij w przycisk AKCJE DLA STATUSU DOK
3. W lewej części panelu wybierz jeden z dostępnych statusów
4. W środkowej części okna wybierz jedną z akcji z listy rozwijanej:
   1. Zmiana kategorii
   2. Zmiana flagi
   3. Wydruk dokumentu
5. Kliknij w przycisk DODAJ – wybrana akcja zostanie wyświetlona w tabelce
6. Zaznacz myszką dodaną akcję, aby w prawej części okna zobaczyć dodatkowe parametry dostępne dla niektórych akcji (np. kategorię na którą trzeba zmienić)
7. Zapisz zmiany

Dla jednego statusu możesz przypisać wiele akcji lub nie przypisywać żadnej. Wszystko zależy od Twoich potrzeb. Możesz ustawić zmianę flagi dla każdego ze statusów (aby widzieć każdą zmianę), albo ustawić tylko dla braku towaru (jeżeli potrzebujesz tylko informacji o problemach).

Więcej informacji o akcjach możesz znaleźć w instrukcji obsługi: Akcje w Subiekt GT dla statusu.

Operacje dla statusu order pickingu

Do dyspozycji użytkownika oprócz akcji wykonywanych w Subiekcie GT [ERP od InsERT S.A.], dostępne są także operacje wykonywane w samym module.  Można użyć kilku rodzajów operacji dla każdego ze statusów, co pozwala na dostosowanie sposobu pracy do wymagań procesu order pickingu.

Operacje podzielone są na dwie grupy:

• Przed zmianą statusu – operacje te będą wykonywane zanim zmieniony zostanie status kompletacji dokumentu w magazynie
• Po zmianie statusu – operacja będzie wykonywana po tym jak zmieniony zostanie status dokumentu

Grupowanie takie ma na celu zapewnienie, że np. autoryzacja użytkownika nastąpi przed zmianą stanu a nie po tym jak zostanie on zmieniony.

Aby uruchomić okno konfiguracji operacji:

1. W zakładce SUBIEKT GT MAGAZYN kliknij w ikonę zębatki
2. W zakładce MODUŁU kliknij w przycisk OPERACJE

W lewej części panelu masz do wyboru dostępne w programie statusy (Wydano, Brak towaru, Skompletowane). Po wybraniu jednego ze statusów, w środkowej części okna będziesz mógł wybrać operacje wykonywane przed nadaniem statusu, jak i po jego nadaniu.

Operacje możliwe do wykonania przed zmianą statusu:

• Zapytaj o użytkownika modyfikującego – program będzie wymagał wpisania lub zeskanowania kodu kreskowego z numerem operatora (wprowadzonego w module zarządzania użytkownikami). Jeżeli na jednym komputerze pracuje kilku magazynierów, dobrze jest używać tej opcji, aby wiedzieć dla którego z nich przypisywane jest zamówienie.
• Otwórz rejestrację stanu pozycji – operacja wykorzystywana przy zgłaszaniu statusu Brak towaru. Spowoduje wyświetlenie okna w którym operator będzie mógł wpisać, którego i ile towaru brakuje. informacja ta będzie mogła być wysłana jako powiadomienie (np. do biura)

Operacje możliwe do wykonania po zmianie statusu:

• Rejestracja listy magazynowej – uruchamia zapisanie listy magazynowej  i nadanie jej unikalnego numeru
• Wydruk listy magazynowej – operacja drukuje listę magazynową analogicznie jak dla przycisku DRUKUJ (zgodnie z wyglądem zestawienia towarów w prawej części okna)
• Wyślij powiadomienie – uruchamia wysłanie powiadomienia o zmianie statusu. Powiadomienia mają duże możliwości konfiguracji. Zachęcamy do zapoznania się z artykułem o powiadomieniach w ProstejPaczce.
• Wydruk własny – uruchamia wydruk według przygotowanego wzorca. Wzorce są indywidualnie tworzone dla każdego klienta, aby były maksymalnie dopasowane do potrzeb procesu order pickingu.

Dzięki takiemu podejściu możemy dopasować sposób działania programu do naszych potrzeb.

Sterowanie kolejnością kompletowanych zamówień

Przypisanie dokumentów do kompletacji jednym przyciskiem

Teoretycznie każdy magazynier może wybrać dokumenty, dla których chce przygotować listę magazynową. Praktycznie bywa tak, że te najgorsze dokumenty zostają zawsze na później, a najpierw wybierane są te najbardziej premiowane.

Oczywiście dokumenty może przypisywać kierownik magazynu do operatora, aby mieć pewność, że są realizowane w odpowiedniej kolejności, ale po co?

W ramach naszego rozwiązania informatycznego do wspierania pracy magazynu przygotowaliśmy przycisk, który przypisuje określoną liczbę dokumentów o określonej wadze i przypisuje je do magazyniera. Dzięki temu magazynier może podejść do komputera, kliknąć jeden przycisk, zeskanować swój PIN i otrzymać zestaw dokumentów, z którymi może wykonywać order picking.

Dokumenty są wybierane według najwyższego priorytetu, więc będziesz mieć pewność, że najpierw będą skompletowane te najważniejsze.

Aby skonfigurować działanie przycisku:

1. W zakładce SUBIEKT GT MAGAZYN kliknij w ikonę zębatki
2. W zakładce MODUŁU kliknij w przycisk PODJĘCIA
3. Wybierz ograniczenia, które Cię interesują (liczba dokumentów, maksymalna waga)
4. Zapisz zmiany

Więcej informacji o ustawieniach możesz znaleźć w instrukcji: Subiekt GT Magazyn – Podjęcia.

Rozliczanie dokumentu po kompletacji w magazynie

W samym order pickingu warto się zastanowić czy magazynier musi oznaczyć koniec swojej pracy. Jeżeli magazynier po kompletacji pakuje przesyłkę, teoretycznie wystarczy nam informacja, że dokument został wydany na magazyn. Jeżeli natomiast inny pracownik kompletuje towar z magazynu, a inny pracownik przygotowuje przesyłkę, zalecane jest wprowadzenie stanu pośredniego, z którego będzie można wyczytać kiedy magazynier zakończył kompletację i pozostawił towar do pakowania i wysyłki.

Oczywiście magazynier może wyszukać dokument na liście w lewym panelu i wybrać dla niego opcję „Skompletowane”, jednak nie jest to najprzyjemniejsze.

W panelu głównym modułu dostępne są dwie sekcje:

• Dokumenty
• Listy magazynowe

W tych sekcjach znajdują się pola tekstowe, w których można zeskanować (skanerem klawiaturowym) numer pełny dokumentu (jeżeli umieściliśmy ten kod kreskowy na liście magazynowej) lub numer listy nadawany przez ProstąPaczkę.

Dla każdego statusu możesz przypisać kod kreskowy, który przykleisz przy komputerze (aby magazynier miał do niego łatwy dostęp), dzięki czemu przyśpieszysz rozliczanie dokumentu:

Aby skonfigurować sposób zachowania programu po zeskanowaniu numeru dokumentu albo numeru listy magazynowej:

1. W zakładce SUBIEKT GT MAGAZYN kliknij w ikonę zębatki
2. W zakładce MODUŁU kliknij w przycisk AKCJE PO SKANOWANIU
3. Uzupełnij wartości z kodami kreskowymi dla poszczególnych stanów
4. Zapisz zmiany

Więcej szczegółów możesz znaleźć w instrukcji obsługi: Akcje po skanowaniu

Czy to już koniec możliwości?

Nie, na pewno nie omówiliśmy każdego możliwego wariantu zastosowania. Jest jeszcze kilka opcji do odkrycia.

Zapraszamy do:

• zapoznania się z instrukcją obsługi modułu SUBIEKT GT MAGAZYN,
• Kontaktu bezpośrednio z nami

Istnieje też możliwość indywidualnego zdalnego wsparcia przy konfiguracji modułu, gdzie nasz konsultant pomoże dobrać odpowiednie rozwiązania.

Zapraszamy!

Dowiedz się więcej o obsłudze magazynu dla Subiekta GT

Artykuł Order picking dla Subiekta GT – jak zacząć? pochodzi z serwisu ProstaPaczka2.

Informacje zawarte w tym artykule, opisują pierwszą generację aplikacji na kolektory danych. Zachęcamy da kliknięcia w banner i zapoznania się z opisem najnowszej wersji aplikacji.

Postanowiliśmy opisać na stronie status budowania systemu do obsługi kompletacji z magazynu (order picking) opartego na Subiekcie GT. Zapraszamy do lektury. Może u kogoś już ta funkcjonalność może przynieść mierzalne efekty

Do działania wymagane jest posiadanie modułu obsługi magazynu dla Subiekta GT w ProstejPaczce, do przygotowania listów przewozowych będzie trzeba używać modułu obsługi wysyłek dla Subiekta GT w ramach ProstejPaczki.

Jest to na razie “mała” część naszego projektu i docelowo chcemy zapewnić obsługę wszystkich procesów odbywających się na magazynie, które da się zrealizować z wykorzystaniem danych Subiekta GT.

Wymagania techniczne obsługi na kolektorach

Aplikacja jest przygotowywana tak, aby działała na większości kolektorów z zainstalowanym systemem Android. Nie ma dedykowanej aplikacji na Androida i cała komunikacja odbywa się za pomocą przeglądarki. Dzięki temu wszystkie dane są zapisywane od razu na serwerze i można łatwo wymienić urządzenie. Użytkownik zaloguje się na innym kolektorze i będzie widział ten sam stan kompletacji co na poprzednim.

Aplikację instaluje się na serwerze, najlepiej tym samym na którym jest baza danych Subiekta GT, i udostępnia w sieci lokalnej za pomocą IIS. Wymusza to posiadanie dobrego zasięgu Wi-Fi na całym magazynie, aby komunikacja kolektorów z serwerem odbywała się bezproblemowo.

Nie ma minimalnej wersji Androida, która jest obsługiwana, ani minimalnych wymaganych parametrów kolektora. Dużo zależy od ilości towarów, serwera i mocy kolektorów. Jak zawsze najlepiej sprawdzić to w praktyce.

Logowanie do aplikacji na kolektorach

Do aplikacji logujemy się za pomocą loginu i hasła użytkownika z ProstejPaczki.

Jeżeli w Subiekcie GT dodanych jest kilka magazynów, użytkownik będzie miał do wyboru jeden z nich. Kompletacja odbywa się w kontekście jednego magazynu i użytkownik na kolektorze będzie widział tylko te dokumenty i towary z Subiekta GT, które zostały przypisane do danego magazynu.

Menu kompletacji

Na dzień dzisiejszy wyświetla się stałe menu kompletacji. Docelowo będzie ono modyfikowalne, aby użytkownik miał wyświetlone tylko te funkcje, których potrzebuje.

• Podejmij – uruchamia podejmowanie nowych dokumentów do aktualnie zalogowanego użytkownika. Podejmowanie odbywa się na takich samych zasadach jak podejmowanie w module obsługi magazynu dla Subiekta GT. Pobierane są tylko te dokumenty, które zostały wskazane w konfiguracji z ograniczeniem co do wagi oraz liczby.
• Dokumenty (pozycje) – wyświetla przypisane do użytkownika dokumenty Subiekta GT i pokazuje status kompletacji z magazynu.
• Dokumenty (składniki) – tak samo wyświetla listę przypisanych do użytkownika dokumentów z Subiekta GT, z tą różnicą że pokazuje stan kompletacji towarów rozbitych na składniki.
• Towary – pokazuje zagregowaną listę towarów ze wszystkich dokumentów przypisanych do użytkownika wraz ze statusem ich kompletacji.
• Towary (składniki) – wyświetla listę towarów z przypisanych dokumentów, z tą różnicą że towar jest rozbity na składniki.
• Skany – wyświetla listę zeskanowanych kodów kreskowych oraz towarów oznaczonych ręcznie do kompletacji.

Przypisywanie dokumentu do użytkownika kolektora

Aby użytkownik na kolektorze zobaczył jakiś dokument, trzeba go najpierw do niego przypisać. Można to wykonać na kilka sposobów:

• Przypisać jeden lub kilka wybranych dokumentów w module kompletacji z magazynu dla Subiekta GT w ProstejPaczce
• Uruchomić podjęcie dokumentów w module obsługi magazynu ProstejPaczki
• Uruchomić podjęcie z poziomu aplikacji na kolektorze (działa tak samo jak podjęcie z modułu w ProstejPaczce)
• Skanować numer pełny dokumentu Subiekta GT w aplikacji na kolektorze i podejmować go jeden po drugim.

Możliwe, że w przyszłości pojawią się jeszcze inne sposoby przypisania dokumentu do użytkownika.

Kompletacja towarów z magazynu (order picking)

Gdy już mamy przypisane do siebie dokumenty, głównym miejscem pracy będzie zestawienie towarów. W zależności od podejścia, kompletować można towary tak jak są zapisane w pozycjach dokumentu, lub w rozbiciu na składniki (jeżeli komplety w Subiekcie są wyłącznie “wirtualne”).

Oba okna działają tak samo, różni się tylko wyświetlany towar.

Na tym ekranie użytkownik będzie miał pola tekstowe w których będzie wykonywane skanowanie za pomocą kolektora. Zeskanowany kod kreskowy zostanie przekazany do serwera, gdzie zostanie zapisany w bazie, a następnie zmieni się stan kompletacji danego towaru na liście.

Lista towarów do kompletacji odświeżana jest asynchronicznie, aby nie trzeba było czekać za każdym razem na przeładowanie strony. Czas między odświeżenia mi można zmieniać w razie potrzeby.

Na ekranie przedstawiliśmy zespół informacji (ikonek) które w naszym odczuciu są potrzebne do prezentacji. Ekran ten można jednak dostosować do potrzeb firmy i wyświetlać tylko te informacje, które są potrzebne (np. symbol. towaru, potrzebna ilość i miejsce na magazynie).

W miarę “prosty” sposób można usunąć niepotrzebne informacje z tabelki, albo ustawić ją tak, aby pokazywała się “zwinięta”, np:

Wymagający użytkownicy mogą przygotowywać “widok” w kodzie HTML we własnym zakresie lub zlecić nam spersonalizowanie aplikacji.

Lista towarów pozwala nie tylko na skanowanie kodów kreskowych i podglądania stanu kompletacji, możliwych jest też kilka innych funkcji:

• Wyświetlić szczegóły towaru
• Przejść do przeglądania zdjęć towaru (pobierane bezpośrednio z bazy Subiekta GT)
• dodać ręcznie 1 sztukę towaru (ikona +1)
• dodać ręcznie informacje o kompletacji

Klikając na ręczne dodanie towaru można wpisać większą ilość kompletowanego asortymentu. W ten sposób można sobie poradzić też z towarami, które nie posiadają przypisanych w Subiekcie GT kodów kreskowych.

Lista towarów podzielona jest na 3 sekcje:

• towary nadmiarowe – wyświetlane na początku zestawienia, aby użytkownik od razu widział że zeskanował za dużo lub coś niewłaściwego
• towary w trakcie kompletacji – właściwe towary do skompletowania, których nie zaczęto jeszcze kompletować lub z ilością mniejszą niż wynikająca z przypisanych dokumentów
• towary skompletowane – towary skompletowane w całości (ilość zeskanowanych kodów kreskowych jest zgodna z ilością wynikającą z dokumentów

Lista przypisanych dokumentów do kompletacji

Po kliknięciu w menu dokumentów wyświetlana jest lista przypisanych do użytkownika dokumentów z Subiekta GT

Wyświetlana jest tutaj też krótka informacja o stanie kompletacji wszystkich dokumentów. Docelowo wyświetlona jest opcja do oznaczenia jako gotowych wszystkich dokumentów z listy.

Podobnie jak na liście towarów ekran ten daje się dostosować. Na poniższym przykładzie zaprezentowana jest jedna rozwinięta pozycja z większą ilością informacji.

Z poziomu listy dokumentów możemy

• Przejść do podglądu dokumentu
• Przejść do podglądu szczegółów dokumentu

Podgląd stanu kompletacji dokumentu

Na podglądzie dokumentu można:

• wyświetlić informacje na jego temat (pobrane z Subiekta GT) takie jak numer, flagę, kategorię, magazyn, uwagi, podsumowanie kompletacji. Informacje te można dostosować pod potrzeby organizacji.
• zobaczyć listę przypisanych do dokumentu pozycji – tabelkę da się tak samo dostosować pod konkretne potrzeby. Podobnie jak na liście towarów można poszczególne pozycje rozwinąć i wykonać na nich akcje (np. dodania do kompletacji, podglądu szczegółów)
• zobaczyć stan ich kompletacji, oraz zmienić stan dokumentu.
  • Podejmij – dostępne tylko dla dokumentów, które nie zostały przypisane do użytkownika, po kliknięciu przycisku dokument będzie się pokazywał na liście przypisanych dokumentów
  • Skompletuj – oznacza dokument jako skompletowany (gotowy) i jest wywoływana akcja w Subiekcie GT skonfigurowana w module obsługi magazynu dla Subiekta GT
  • Brak towaru – dokument oznaczany jest jako “niepełny”, wysyłany jest email (np. do biura) ze stanem dokumentu. Możliwe jest także wykonanie akcji w Subiekcie GT (aby oznaczyć taki dokument w taki sposób, aby ktoś inny wiedział, że nie ukończono dla niego kompletacji). Proces ten w kolejnych etapach będzie rozbudowany o przekazanie dodatkowej informacji o powodach oznaczenia dokumentu w taki sposób (np. uszkodzenie jakiegoś towaru)

Podgląd szczegółów towaru

Z poziomu listy towarów lub tabelki w podglądzie dokumentu można uruchomić podgląd szczegółów towaru. Wszystkie dane pobierane są z Subiekta GT na bieżąco.

Na tym ekranie można dostosować zarówno wygląd, jak i zakres wyświetlanych danych. Ograniczeniem są tutaj wyłącznie możliwości języka SQL – nawet zapytania pobierające dane można modyfikować.

Wszystko po to, aby operator miał dane, które są w danej chwili potrzebne

Podgląd szczegółów dokumentu

Podgląd szczegółów dokumentu Subiekta GT, podobnie jak szczegóły towaru wyświetla aktualne dane na temat dokumentu. Zarówno widok jak i jego zawartość można dostosowywać w dużym stopniu do potrzeb danej organizacji.

Podsumowanie

Dziękujemy za lekturę

Informacje dotyczące aplikacji do kompletacji z magazynu za pomocą kolektorów dla Subiekta GT gromadzimy na forum ProstejPaczki, na które zapraszamy.

Wiemy, że to dopiero początek rozwoju tego produktu, ale już zapraszamy do pomocy w jego kształtowaniu. Jeśli jesteś użytkownikiem ProstejPaczki dla Subiekta GT, to taka aplikacja będzie doskonałym uzupełnieniem i wsparciem pracy na magazynie.

Zapraszamy na forum

EDIT: 2020-12-18

Aktualne informacje dotyczące tego produktu można już znaleźć na stronie: Subiekt GT – aplikacja na kolektory / terminale . Dostępne są też opisy procesów kompletacji z magazynu do zbiorczego kontenera lub z rozkładaniem na poszczególne zamówienia. Zapraszamy do zapoznania się z bardziej aktualnymi informacjami!

Zobacz inne wpisy z kategorii Kolektory

Artykuł Kompletacja z magazynu na kolektorach z Subiekta GT (Etap 1) pochodzi z serwisu ProstaPaczka2.

Do obsługi procesu niezbędne są:

• Subiekt GT
• Sfera dla Subiekta GT (wydruk zamówień),
• Modułu magazynu dla Subiekta GT w ProstejPaczce,
• Stanowisko komputerowe do podejmowania i rozliczania zamówień,
• Skaner kodów kreskowych,
• Drukarka do wydruku zamówień,

Opcja ze wsparciem pakowania przez ProstąPaczkę:

• ProstaPaczka dla Subiekta GT,
• Drukarka termiczna do wydruku etykiet,
• Kasa fiskalna (do wydruku paragonów).

Skrócony opis procesu

Magazynier generuje zestaw dokumentów do kompletacji z magazynu, kompletuje towar i na końcu rozlicza dokumenty. Przy rozliczaniu dokumentów magazynier oznacza zamówienia jako skompletowane w całości albo częściowo.

Podejmowanie dokumentów z Subiekta GT

Magazynier podchodzi do komputera, na którym uruchomiony jest moduł magazynu i zaznacza określoną liczbę zamówień. Na ekranie komputera widzi listę towarów (bez usług i opakowań) którą należy skompletować.

Dokumenty wyświetlają się w kolejności priorytetów określonych na podstawie terminu realizacji oraz flag (np. reklamacje mają wyższy priorytet niż pozostałe dokumenty).

Wciskając skrót klawiaturowy uruchamia proces podjęcia zamówień.

W pierwszej kolejności system weryfikuje użytkownika wyświetlając okno do wprowadzenia unikalnego numeru użytkownika. Może być on zapisany jako kod kreskowy na identyfikatorze, aby można było do tego celu użyć skanera kodów kreskowych.

Po autoryzacji drukują się zamówienia z Subiekta GT (poprzez mechanizmy Sfery), oraz automatycznie ustawia się odpowiednia kategoria w Subiekcie GT, informująca pracowników w biurze o tym, że zamówienie zostało już podjęte do kompletacji w magazynie i nie można w nim wprowadzać zmian bez porozumienia z magazynierem.

Magazynier bierze dokumenty i udaje się na magazyn w celu kompletacji.

Kompletacja z magazynu

Kompletacja odbywa się na podstawie dedykowanych wydruków poszczególnych zamówień. Towary kompletowane są do wspólnego kontenera (wózka) i przewożone razem.

Rozliczenie dokumentu – skompletowano w całości

Po skompletowaniu wszystkich towarów Magazynier podchodzi do tego samego stanowiska komputerowego i skanuje kolejno zamówienia, które skompletował w całości. Skanowanie odbywa się z wykorzystaniem skanera klawiaturowego podłączonego na USB.

Po zeskanowaniu numeru zamówienia pojawia się okno, do którego Magazynier skanuje spreparowany wcześniej kod kreskowy (dostępny stale przy stanowisku) zawierający słowo „skompletowane”. Program, po rozpoznaniu tego kodu, zmienia status kompletacji tego zamówienia na „skompletowano”.

Automatycznie dla każdego zeskanowanego dokumentu zmienia się kategoria w Subiekcie GT, dzięki czemu wszyscy pracownicy będą widzieć stan kompletacji.

Zamówienia skompletowane w całości są zostawiane w dedykowanym miejscu dla pracowników pakujących przesyłki. Razem z towarem pozostawiany jest wydruk zamówienia z Subiekta GT.

Częściowa kompletacja z magazynu

Po oznaczeniu zamówień skompletowanych w całości Magazynier przechodzi do oznaczania częściowej kompletacji.

Każde zamówienie z brakiem towaru skanowane jest oddzielnie. Po zeskanowaniu wyświetlane jest okno, w którym operator oznacza brakujące lub uszkodzone towary z możliwością dodania opisu. Informacja ta zostaje przesłana e-mailem do pracowników biura w celu kontaktu z klientem. Klient decyduje, czy zamówienie ma być wysłane niekompletne, czy ma czekać na dostawę towaru.

Zamówienia nie kompletne także trafiają do dedykowanego miejsca „poczekalni”, skąd są zabierane po decyzji klienta w osobnym procesie.

Pakowanie

Przygotowanie wysyłki odbywa się w module dla Subiekta GT. Osoba pakująca skanuje numer zamówienia znajdujący się na wydruku, uruchamiając tym samym proces przygotowania listu.

W pierwszej kolejności wyświetlane jest okno weryfikacji kompletności, w którym operator widzi zawartość zamówienia. Wyszukuje poszczególne towary i skanuje ich kody kreskowe. Po zeskanowaniu wszystkich pozycji automatycznie wystawiany jest dokument końcowy i drukowana etykieta kurierska.

Automatycznie, po zakończeniu procesu, numer listu zapisywany jest w Subiekcie GT i zmieniana jest kategoria zamówienia oznaczająca koniec procesu i oczekiwanie na kuriera.

Zobacz inne wpisy z kategorii PP Magazyn dla Subiekt GT

Artykuł Obsługa magazynu z Subiektem GT (zbiory zamówień) pochodzi z serwisu ProstaPaczka2.

Ogólnie o kompletacji z magazynu

Gdy mówimy o nowoczesnym magazynie, to na myśl przychodzą od razu rozwiązania mobilne. Wyobrażamy sobie operowanie terminalami, bez konieczności noszenia ze sobą dokumentów.

Oczywiście wizja ta jest słuszna i docelowa, ale niestety związana z inwestycją. Trzeba kupić terminale, stacje dokujące, dodatkowe baterie, oprogramowanie na kolektory, zapewnić mechanizmy synchronizacji z Subiektem GT, czy przeszkolić pracowników magazynu. Są to duże koszty, które (szczególnie na początku) przytłaczają. Z pewnością znajdą się bardziej palące potrzeby, np. marketing i sprzedaż ?

W wielu firmach, na samym początku organizacji pracy, przekazuje się na magazyn zestaw dokumentów (np.:zamówień generowanych z Subiekta GT). Magazynierzy zbierają towar z magazynu i zanoszą do stanowisk pakowania. Niekiedy pakują towar sami, a niekiedy robią to inne (dedykowane) osoby.

Kompletacja na podstawie wydrukowanych dokumentów jest nie do końca optymalna ze względu na rozdrobnienie. Na każdym dokumencie może być ten sam towar i żeby zebrać całą ilość stojąc przy półce, magazynier musi cały czas kartkować dokumenty.

Podstawowym uproszczeniem może być tutaj minimalizacja liczby kartek i wprowadzenie zbiorczego wydruku dokumentów.

[See image gallery at prostapaczka.pl]

Pobierz Demo   Zobacz od czego zacząć   Case study   Wolę zobaczyć o tym film

Lista magazynowa

Pierwszym małym usprawnieniem jest przygotowanie jednej zbiorczej listy magazynowej, zawierającej wszystkie towary do zebrania. Najlepiej jak takie zestawienie jest już pogrupowane po towarze, aby magazynier idąc w jedno miejsce zabrał od razu odpowiednią ilość.

[See image gallery at prostapaczka.pl]

[See image gallery at prostapaczka.pl]

Jeszcze lepiej, jak lista taka zawiera symbol lokalizacji, w której znajduje się dany towar, wtedy odpowiednio ją sortując, możemy trochę zoptymalizować trasę magazyniera.

Po skompletowaniu towaru z listy, magazynier może się z tych zamówień rozliczyć i przygotować kolejną listę magazynową.

Pobierz Demo   Zobacz od czego zacząć   Case study   Wolę zobaczyć o tym film

Sortowanie towaru na zamówienia

Jednak samo zebranie towaru w jednym kontenerze nie zawsze jest końcem pracy. Zazwyczaj jednak trzeba posortować towar na poszczególne zamówienia przed przekazaniem do pakowania.

Oczywiście spotyka się procesy, gdzie pakuje się zamówienia skanując kod kreskowy towaru i to oprogramowanie ma wyszukać zamówienie, które zawiera dany asortyment, ale sprawdza się to raczej w firmach, w których sprzedaje się duże ilości małych towarów.

Jedną z możliwości jest posiadanie wydruku, który pozwala na przypisanie towaru do dokumentu. Może to być wydruk zamówienia lub WZ, a może to być lista magazynowa, która w prosty sposób wskaże ile sztuk danego towaru należy włożyć do kontenera na pojedyncze zamówienie.

[See image gallery at prostapaczka.pl]

Wtedy od razu przy braniu towaru z regału, można przydzielać asortyment do odpowiedniego kontenera.

Jeżeli nie zrobimy tego podczas kompletacji, będzie trzeba to zrobić podczas pakowania. Zależnie od przyjętego trybu pracy, można posługiwać się dokumentami, aby wstępnie posortować towar na zamówienia. Można też robić to z wykorzystaniem oprogramowania. Np w ProstejPaczce można włączyć do procesu przygotowania dokumentów logistycznych moduł weryfikacji kompletności, który wyświetli wszystkie towary przypisane do zamówienia. Przy takim podejściu będzie można z dużą pewnością przyporządkować odpowiedni towar.

Pobierz Demo   Zobacz od czego zacząć   Case study   Wolę zobaczyć o tym film

Zobacz inne wpisy z kategorii PP Magazyn dla Subiekt GT

Artykuł Kompletacja na podstawie listy magazynowej pochodzi z serwisu ProstaPaczka2.

Zobacz inne wpisy z kategorii PP Magazyn dla Subiekt GT

Artykuł Przykłady wykorzystania modułu Magazynu dla Subiekta GT pochodzi z serwisu ProstaPaczka2.

Od wersji START

• Pobieranie wybranych dokumentów z Subiekta GT [ERP od InsERT S.A.]
• Możliwość ograniczenia pobierania dokumentów do wyznaczonej kategorii
• Możliwość pobierania dokumentów z wyznaczonych magazynów
• Możliwość pobierania dokumentów o określonych statusach
• Możliwość pobierania dokumentów z wybranymi flagami
• Możliwość wybrania rodzaju asortymentu, który będzie kompletowany (Towar, Komplet, Usługa itp…)
• Wydruk zbiorczej listy magazynowej
• Personalizowanie wydruku – możliwość zarządzania wyglądem raportu, a następnie wydruk wyświetlonej zawartości
• Zaawansowane filtrowanie, grupowanie, sortowanie, zarządzanie zawartością listy dokumentów i towarów
• Automatyczne rozbijanie kompletu na składniki
• Grupowanie tego samego asortymentu z wielu dokumentów do jednej listy magazynowej
• Personalizacja widoczności pól i pozycji menu w ramach modułu

Od wersji STANDARD

• Możliwość pracy wielostanowiskowej
• Określanie kolejności dokumentów za pomocą terminu realizacji i flag
• Dynamiczne dodawanie punktów priorytetu w zależności od czasu i zawartości dokumentu
• Możliwość wyświetlenia okna rejestracji braku poszczególnych towarów
• Wysłanie powiadomienia po zgłoszeniu braku towarów
• Sterowanie (kodem kreskowym) akcją wykonywaną po zeskanowaniu numeru listy magazynowej (wyświetlenie / nadanie statusu)
• Używanie akcji wykonywanych na dokumencie z Subiekta GT [ERP od InsERT S.A.] przy zmianie stanu kompletacji w magazynie:
  • Automatyczna zmiana kategorii dokumentu Subiekta GT po zakończeniu kompletacji (po zmianie jej statusu)
  • Automatyczny wydruk dokumentu z Subiekta GT za pomocą Sfery GT po zakończeniu kompletacji (po zmianie jej statusu)
  • Automatyczna zmiana flagi dokumentu Subiekta GT po zmianie stanu kompletacji

Od wersji PREMIUM

• Zarządzanie użytkownikami programu
• Budowanie grup uprawnień dla użytkowników programu
• Weryfikacja użytkownika przed zmianą stanu kompletacji (możliwość wykorzystania jednego stanowiska komputerowego dla kilku operatorów)
• Definiowanie własnych skrótów klawiaturowych
• Wyświetlanie zawartości pól własnych słownikowych i SQL na zestawieniu z dokumentami
• Automatyczna rejestracja numeru listy magazynowej przy zmianie statusu kompletacji
• Możliwość przygotowania dedykowanego wzorca wydruku
• Wydruk wielu zestawień przy jednej zmianie statusu (np. wykazu dokumentów z kodami kreskowymi i połączona zdekompletowana lista towarów)

Zobacz inne wpisy z kategorii PP Magazyn dla Subiekt GT

Artykuł Wersje modułu obsługi magazynu dla Subiekta GT pochodzi z serwisu ProstaPaczka2.

Jeśli interesuje Cię wycena programu PP Mag / PP Kolektor (WMS), zapraszamy na stronę https://ppmag.pl

* cena netto za jeden miesiąc w przypadku zakupu rocznej licencji na użytkowanie programu. Podane ceny są cenami netto i należy do nich doliczyć aktualnie obowiązujący podatek VAT.

Skorzystaj z promocji!

Wychodząc Ci na przeciw, zapraszamy do zakupu naszego pakietu startowego!

Podsumowanie

Zobacz co jeszcze możemy dla Ciebie zrobić.

Usługi dodatkowe

UWAGA!

Dla posiadaczy ProstejPaczki oferujemy następujące rabaty (w zależności od posiadanej wersji):

A DODATKOWO!

Najczęściej zadawane pytania

Zobacz inne wpisy z kategorii PP Magazyn dla Subiekt GT

Artykuł Cennik pochodzi z serwisu ProstaPaczka2.