Order picking dla Subiekta GT – jak zacząć?

Order picking z magazynu zarządzanego z poziomu Subiekta GT można przeprowadzać na wiele sposobów. Możesz wykorzystać zaawansowane systemy informatyczne wspierające pracę magazynu (WMS) albo kompletować zamówienia na podstawie wydrukowanej faktury. W tym artykule postaramy się w skrótowy sposób opisać jak najlepiej rozpocząć korzystanie z naszego systemu do obsługi magazynu za pomocą list magazynowych generowanych na podstawie danych o zamówieniach zgromadzonych w Subiekcie GT.

Co jest potrzebne?

Aby rozpocząć konfigurację naszego programu do obsługi magazynu niezbędne jest posiadanie:

  1. Licencji na moduł Subiekt GT Magazyn – darmową licencję testową na 14 dni możesz zamówić za pomocą tego formularza
  2. Dostępu do bazy danych Subiekta GT – UWAGA! Nie chodzi tutaj o login i hasło użytkownika wpisywanego przy uruchamianiu programu Subiekt GT, tylko o login i hasło do bazy danych na której pracuje program Subiekt GT.

Jeżeli posiadasz te dane, śmiało możesz przejść do kolejnych kroków.

Jak wspierany jest order picking?

Ten moduł ma za zadanie wspierać order picking – kompletację towarów z magazynu za pomocą wydrukowanych list magazynowych (zestawień towarów do zebrania z magazynu). Taki rodzaj pracy w magazynie jest stosowany w firmach, w których nie potrzebne są jeszcze systemy informatyczne wspierające kompletację za pomocą terminali mobilnych (kolektorów). Stosowanie list magazynowych jest może mniej uniwersalne niż użycie kolektorów, ale za to dużo, dużo tańsze w zastosowaniu. Jest to szczególnie polecane przy rozruchu firmy, gdzie mnogość asortymentu jeszcze nie przytłacza i da się to ogarnąć w głowie.

Podstawowy proces order pickingu z Subiektem GT w naszym module wygląda następująco:

  1. Wprowadzasz zamówienia do Subiekta GT (ze sklepu internetowego, Allegro, Amazon czy innych platform)
  2. Przetwarzasz zamówienia według własnych procedur  (lub nie – wszystko zależy od tego w jakim stanie wprowadzane są zamówienia)
  3. Pobierasz zamówienia (lub inne typy dokumentów, np WZ) w module magazynu dla Subiekta GT – w zależności od przyjętego procesu importowane są tylko określone zamówienia, które są gotowe do pakowania i wysyłki. Technicznie mogą to być zamówienia z określoną kategorią, nadaną flagą własną, zamówienia z wystawionym dokumentem sprzedaży, lub bez specjalnych oznaczeń. Tu już trzeba dobrać odpowiedni sposób filtrowania do działań wykonywanych przez pracowników.
  4. Drukujesz listy magazynowe – magazynier sam wybiera dokumenty, dla których chce wydrukować listy magazynowe lub używa funkcji automatycznego przydzielania dokumentów jednym przyciskiem. W wyniku tego działania mogą być wydrukowane dokumenty z Subiekta GT, zbiorcze zestawienia towarów, lista dokumentów z towarami, towary z podziałem na dokumenty. Zapewniamy tutaj dość duże możliwości wyboru. Informacja o wydruku listy magazynowej może pozostać tylko w naszym programie lub może być też zapisana w dokumentach Subiekta GT (np. przez zmianę flagi czy kategorii)
  5. Kompletujesz towar w magazynie – magazynier przechodzi przez magazyn i zbiera towary do jednego wózka lub od razu segregując zamówienia.
  6. Przekazujesz towar do pakowania i wysyłki – po zebraniu towaru z magazynu magazynier pakuje towar lub przekazuje go innym osobom odpowiedzialnym za dalszy proces. Magazynier może rozliczyć się z dokumentu i oznaczyć go jako całkowicie skompletowany albo zgłosić do niego braki. Informacja o zakończeniu kompletacji może trafić też do Subiekta GT, dzięki czemu łatwo się zorientujesz co się dzieje z zamówieniem.
  7. Pakowanie i wysyłka – te zadania nie są już wspierane przez ten moduł, ale znakomicie można kontynuować proces za pomocą modułu obsługi wysyłek z Subiekta GT.

Jest to tylko ogólny proces, przedstawiony aby przybliżyć sposób pracy z programem. Sprawdź jeszcze przykładowe opisy procesów pracy z naszym systemem w dziale Case Study.

Konfiguracja połączenia z Subiektem GT

Konfigurację programu do order pickingu trzeba rozpocząć od integracji z Subiektem GT. W tym celu trzeba skonfigurować połączenie do bazy danych Subiekta GT, z której będą pobierane informacje o dokumentach.

  1. Przejdź do zakładki Subiekt GT MAGAZYN
  2. Kliknij w ikonę zębatki
  3. W zakładce ŹRÓDŁO kliknij przycisk POŁĄCZENIE – wyświetlone zostanie okno konfiguracji połączenia

Jeśli posiadasz skonfigurowany moduł do obsługi pakowania i wysyłek z Subiekta GT, wyświetlą się Ci pola z wypełnionymi danymi. Możesz na wszelki wypadek przetestować połączenie aby się upewnić, że dane są poprawne, zamknąć okno i przejść do kolejnego kroku.

Jeżeli dane nie są uzupełnione, trzeba je wprowadzić według poniższej instrukcji:

  1. Jeżeli znasz nazwę serwera, wprowadź ją w pierwszym polu. Jeżeli nie, to możesz:
    1. Użyć przycisku […] obok pola nazwy serwera, aby spróbować wyszukać widoczne serwery baz danych. To czy zobaczysz wyniki jest zależne od konfiguracji Twojego serwera i możesz go nie widzieć, ale warto spróbować, gdyż każda literówka skutecznie powstrzyma dalszą integrację z Subiektem GT
    2. Przy uruchamianiu Subiekta GT (na ekranie logowania) wyświetlana jest nazwa serwera, do którego łączy się program – można tą nazwę przepisać.
    3. Dostępne serwery możesz sprawdzić innymi programami do łączenia się z serwerami baz danych (np. Microsoft Server Managment Studio)
  2. Wprowadź login i hasło do serwera bazy danych – UWAGA! Nie są to dane do samego programu Subiekt GT
    1. Przy domyślnej instalacji Subiekta GT login do bazy to „sa”, a hasło jest puste – jak nikt nie zmieniał dostępów to mogą zadziałać te domyślne
    2. W zależności od konfiguracji sieci i serwera może zadziałać autoryzacja Windows – wtedy nie trzeba używać loginu i hasła do bazy danych
  3. Wprowadź nazwę bazy danych Subiekta GT
    1. Użyj przycisku […] znajdującego się po prawej stronie aby wyszukać dostępne bazy na serwerze. Jeżeli poprzednie dane wprowadziłeś bez błędów, wyświetli się lista baz, z której wybierz tą na której aktualnie pracujesz w Subiekcie GT
    2. Nazwa bazy danych Subiekta GT  wyświetlana jest także w ekranie logowania do programu Subiekt GT – należy tylko uważać, bo nie musi być ona taka sama jak faktyczna nazwa (Subiekt usuwa niektóre znaki)
    3. Nazwy baz danych też możesz sprawdzić w programach do administracji bazami danych
  4. Przetestuj połączenie – jako ostatni krok uruchom test połączenia, jeżeli wszystko jest ok to wyświetli się potwierdzenie, w przeciwnym wypadku uzyskasz komunikat błędu, który Ci podpowie co jest nie tak.
  5. Zapisz zmiany

Dane użytkownika Sfery

Niektóre funkcje wymagają użycia Sfery dla Subiekta GT, w takich przypadkach trzeba podać dane dostępowe użytkownika, na którym program ma się logować do Subiekta GT poprzez mechanizmy Sferyczne.

Na chwilę obecną Sfera dla Subiekta GT jest wymagana do wykonania niektórych akcji po zmianie stanu dokumentu:

  • Wydruku dokumentu z Subiekta GT
  • Zmiany flagi w dokumencie Subiekta GT

Jeżeli będziesz używać tych funkcji i posiadasz licencję na Sferę to:

  1. Przejdź do zakładki SUBIEKT GT MAGAZYN
  2. kliknij w ikonę zębatki
  3. Przejdź do zakładki ŹRÓDŁO
  4. Kliknij w przycisk SFERA GT
  5. W wyświetlonym oknie wybierz użytkownika z listy rozwijanej i wprowadź jego hasło do programu Subiekt GT
  6. Zapisz zmiany

Dokumenty do kompletacji z magazynu

Order picking najlepiej przeprowadzać na określonym typie dokumentu z Subiekta GT. Najczęściej do tego wykorzystywane jest zamówienie (ZK), ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby użyć do tego celu wydania zewnętrznego (WZ) albo dokumentu sprzedaży (FS / PA). Zazwyczaj to w zamówieniu od klienta zapisywane są wszystkie najważniejsze informacje.

  1. W zakładce SUBIEKT GT MAGAZYN kliknij ikonę zębatki
  2. Przejdź do zakładki ŹRÓDŁO
  3. Kliknij w przycisk DOKUMENTY
    1. Wybierz typy dokumentów, które będą podstawą do generowania list magazynowych
    2. Jeżeli oznaczasz dokumenty flagami i chcesz aby pobierały się tylko dokumenty z określoną flagą, wybierz tą flagę w zakładce FLAGI
    3. Jeżeli chcesz pobierać dokumenty z określoną kategorią, wskaż ją w zakładce KATEGORIE
    4. W zakładce MAGAZYN wybierz magazyn z Subiekta GT na którym będziesz pracować
    5. Jeżeli chcesz pobierać dokumenty tylko o określonym statusie (np. nie zrealizowane) to wybierz ten status w zakładce STATUSY

Asortyment na listach magazynowych

Subiekt GT pozwala na definiowanie różnych typów asortymentu,np: towar, opakowanie, komplet, usługa. Nie wszystkie rodzaje asortymentu są potrzebne do order pickingu, dlatego też nasz program pozwoli Ci wybrać, które z nich mają być brane pod uwagę na wydruku listy magazynowej.

  1. W zakładce SUBIEKT GT MAGAZYN kliknij ikonę zębatki
  2. W zakładce ŹRÓDŁO kliknij przycisk PRODUKTY
  3. Wybierz rodzaje asortymentu które będą obsługiwane – zazwyczaj jest to Towar i Komplet
  4. Zapisz zmiany

Pobranie dokumentów

Jak już mamy podstawową konfigurację za sobą, możemy przystąpić do pierwszego pobrania dokumentów. Z filtra daty pod przyciskiem pobierz wybierz jedną z mniejszych pozycji (np. z 3 dni), aby nie pobierać zbyt dużej liczby dokumentów i uruchom pobieranie przyciskiem POBIERZ.

W  lewej części okna zostaną wyświetlone dokumenty z Subiekta GT. Zwróć uwagę na kolumnę STAN, w której przedstawiany będzie aktualny stan dokumentu (Brak, Wydano, Brak towaru, Skompletowano).

Klikając na pojedynczy dokument będą pojawiać się jego pozycje wraz z informacjami o towarze. Jeżeli zaznaczysz więcej niż 1 dokument, prawa część zestawienia będzie zawierać wszystkie towary zawarte na tych dokumentach.

Dostosowanie widoku

Zarówno lewą część (dokumenty) jak i prawą (towary) możesz dostosować do swoich potrzeb. Możesz zmieniać kolejność kolumn, ukrywać niepotrzebne dane, sortować po którejś kolumnie, ustawić szerokość kolumn itp.

Jeżeli poustawiasz kolumny, koniecznie użyj przycisku niebieskiej dyskietki, która zapisze wprowadzone zmiany, aby były widoczne po kolejnym pobraniu dokumentów.

Więcej informacji o dopasowaniu widoku znajdziesz w instrukcji w rozdziale Zarządzanie zestawieniami.

Przebieg statusów w order pickingu

W ramach programu dostępnych jest kilka statusów, które przedstawiają aktualny stan kompletacji towarów z magazynu:

  • Brak – dokument nie został wydrukowany na liście magazynowej
  • Wydano – Dokument został wydrukowany na liście magazynowej lub przypisany do magazyniera
  • Brak towaru – dokument nie został skompletowany w całości (czegoś brakuje, lub coś jest uszkodzone)
  • Skompletowano – dokument został skompletowany w całości i jest gotowy do pakowania i wysyłki

Statusy te można wybierać ręcznie dla każdego dokumentu, zbiorczo dla kilku dokumentów lub wykorzystać funkcje które robią kilka rzeczy na raz (np. nadanie statusu, wydruk listy magazynowej, przypisanie użytkownika i przekazanie informacji do Subiekta GT).

Wydruk pierwszej listy magazynowej

Możemy teraz przejść do podstawowej funkcji wydruku listy magazynowej na podstawie wyglądu zestawienia towarów (prawa część okna).

Wybierz jeden przykładowy dokument i kliknij przycisk DRUKUJ na panelu modułu. Zostanie wyświetlony plik PDF, który będzie wyglądał dokładnie tak samo jak zestawienie z towarami. Zmieniając wygląd zestawienia (np. dodając grupowanie) będziemy także zmieniać wygląd listy magazynowej.

Wydrukowana lista magazynowa będzie posiadała swój numer, który będzie także przedstawiony w formie kodu kreskowego. Kod ten będziesz mógł zeskanować w panelu modułu, aby zobaczyć co na tej liście się znajdowało.

Na liście dokumentów możesz zaobserwować, że dokument, dla którego wygenerowany był wydruk, zmienił swój stan na Wydano – dzięki temu łatwo rozpoznasz dokumenty, które nie były przekazane do kompletacji z magazynu.

Funkcja wydruku jest już dostępna w najniższej wersji programu, więc jeżeli Ci to wystarczy, możesz już dalej nie czytać – no chyba że potrzebujesz czegoś więcej.

Dodatkowo możesz od razu przesyłać listę magazynową na drukarkę. Ustawienia dotyczące wydruku listy magazynowej możesz znaleźć w instrukcji: Ustawienia wydruku LM.

Oprócz wydruku na podstawie wyglądu zestawienia z towarami, możliwe jest także przygotowanie wydruku według Twoich wytycznych. Przygotowujemy wtedy wzorzec wydruku spersonalizowany pod Twoje potrzeby.

Poniżej zamieszczamy kilka przykładowych list magazynowych przygotowanych z danych Subiekta GT:

Aktualizacja dokumentu w Subiekcie GT

Jeżeli chcesz widzieć w Subiekcie GT stan kompletacji towaru w magazynie dla danego dokumentu, możesz włączyć akcje, które będą wykonywane po zmianie statusu w naszym programie.

  1. W zakładce SUBIEKT GT MAGAZYN kliknij ikonę zębatki
  2. W zakładce ŹRÓDŁO kliknij w przycisk AKCJE DLA STATUSU DOK
  3. W lewej części panelu wybierz jeden z dostępnych statusów
  4. W środkowej części okna wybierz jedną z akcji z listy rozwijanej:
    1. Zmiana kategorii
    2. Zmiana flagi
    3. Wydruk dokumentu
  5. Kliknij w przycisk DODAJ – wybrana akcja zostanie wyświetlona w tabelce
  6. Zaznacz myszką dodaną akcję, aby w prawej części okna zobaczyć dodatkowe parametry dostępne dla niektórych akcji (np. kategorię na którą trzeba zmienić)
  7. Zapisz zmiany

Dla jednego statusu możesz przypisać wiele akcji lub nie przypisywać żadnej. Wszystko zależy od Twoich potrzeb. Możesz ustawić zmianę flagi dla każdego ze statusów (aby widzieć każdą zmianę), albo ustawić tylko dla braku towaru (jeżeli potrzebujesz tylko informacji o problemach).

Więcej informacji o akcjach możesz znaleźć w instrukcji obsługi: Akcje w Subiekt GT dla statusu.

Operacje dla statusu order pickingu

Do dyspozycji użytkownika oprócz akcji wykonywanych w Subiekcie GT, dostępne są także operacje wykonywane w samym module.  Można użyć kilku rodzajów operacji dla każdego ze statusów, co pozwala na dostosowanie sposobu pracy do wymagań procesu order pickingu.

Operacje podzielone są na dwie grupy:

  • Przed zmianą statusu – operacje te będą wykonywane zanim zmieniony zostanie status kompletacji dokumentu w magazynie
  • Po zmianie statusu – operacja będzie wykonywana po tym jak zmieniony zostanie status dokumentu

Grupowanie takie ma na celu zapewnienie, że np. autoryzacja użytkownika nastąpi przed zmianą stanu a nie po tym jak zostanie on zmieniony.

Aby uruchomić okno konfiguracji operacji:

  1. W zakładce SUBIEKT GT MAGAZYN kliknij w ikonę zębatki
  2. W zakładce MODUŁU kliknij w przycisk OPERACJE

W lewej części panelu masz do wyboru dostępne w programie statusy (Wydano, Brak towaru, Skompletowane). Po wybraniu jednego ze statusów, w środkowej części okna będziesz mógł wybrać operacje wykonywane przed nadaniem statusu, jak i po jego nadaniu.

Operacje możliwe do wykonania przed zmianą statusu:

  • Zapytaj o użytkownika modyfikującego – program będzie wymagał wpisania lub zeskanowania kodu kreskowego z numerem operatora (wprowadzonego w module zarządzania użytkownikami). Jeżeli na jednym komputerze pracuje kilku magazynierów, dobrze jest używać tej opcji, aby wiedzieć dla którego z nich przypisywane jest zamówienie.
  • Otwórz rejestrację stanu pozycji – operacja wykorzystywana przy zgłaszaniu statusu Brak towaru. Spowoduje wyświetlenie okna w którym operator będzie mógł wpisać, którego i ile towaru brakuje. informacja ta będzie mogła być wysłana jako powiadomienie (np. do biura)

Operacje możliwe do wykonania po zmianie statusu:

  • Rejestracja listy magazynowej – uruchamia zapisanie listy magazynowej  i nadanie jej unikalnego numeru
  • Wydruk listy magazynowej – operacja drukuje listę magazynową analogicznie jak dla przycisku DRUKUJ (zgodnie z wyglądem zestawienia towarów w prawej części okna)
  • Wyślij powiadomienie – uruchamia wysłanie powiadomienia o zmianie statusu. Powiadomienia mają duże możliwości konfiguracji. Zachęcamy do zapoznania się z artykułem o powiadomieniach w ProstejPaczce.
  • Wydruk własny – uruchamia wydruk według przygotowanego wzorca. Wzorce są indywidualnie tworzone dla każdego klienta, aby były maksymalnie dopasowane do potrzeb procesu order pickingu.

Dzięki takiemu podejściu możemy dopasować sposób działania programu do naszych potrzeb.

Sterowanie kolejnością kompletowanych zamówień

Często bywa tak, że są zamówienia pilne i pilniejsze. Niektóre z nich trzeba załatwić szybciej od innych, do takich zamówień należą na przykład reklamacje – najlepiej je załatwić szybko, aby nie dopuszczać do większego zdenerwowania klienta. W takich przypadkach należy skorzystać z opcji priorytetyzacji.

  1. W zakładce SUBIEKT GT MAGAZYN kliknij w ikonę zębatki
  2. W zakładce ŹRÓDŁO kliknij w przycisk PRIORYTETYZACJA

W tym oknie masz możliwość wyznaczenia dodatkowych punktów do priorytetu dla:

  • dokumentu z określoną flagą – możesz stworzyć w Subiekcie GT flagę „Reklamacja” lub „Klient VIP” i przypisać do tych flag odpowiednią liczbę punktów, aby sprawić, że te zamówienia będą realizowane wcześniej od innych (i to bez potrzeby pilnowania tego na magazynie).
  • terminu realizacji zamówienia – każde zamówienie w Subiekcie GT posiada przypisany termin realizacji. Niektóre zamówienia muszą być zrealizowane kolejnego dnia, a inne mogą jeszcze tydzień poczekać. Za pomocą tych ustawień przypiszesz odpowiednią liczbę punktów dla poszczególnych terminów. Możesz zrobić to w taki sposób, aby najstarsze zamówienia otrzymywały najwięcej punktów, dzięki czemu będą realizowane w pierwszej kolejności.

Przy pobraniu dokumentów program będzie przydzielał punkty priorytetu dla obu tych ustawień. Sumę naliczonych punktów zobaczysz w kolumnie PRIORYTET na zestawieniu dokumentów (lewy panel).

Więcej o priorytetyzacji można znaleźć w instrukcji: Priorytetyzacja zamówień do kompletacji z magazynu dla Subiekta GT.

Przypisanie dokumentów do kompletacji jednym przyciskiem

Teoretycznie każdy magazynier może wybrać dokumenty, dla których chce przygotować listę magazynową. Praktycznie bywa tak, że te najgorsze dokumenty zostają zawsze na później, a najpierw wybierane są te najbardziej premiowane.

Oczywiście dokumenty może przypisywać kierownik magazynu do operatora, aby mieć pewność, że są realizowane w odpowiedniej kolejności, ale po co?

W ramach naszego rozwiązania informatycznego do wspierania pracy magazynu przygotowaliśmy przycisk, który przypisuje określoną liczbę dokumentów o określonej wadze i przypisuje je do magazyniera. Dzięki temu magazynier może podejść do komputera, kliknąć jeden przycisk, zeskanować swój PIN i otrzymać zestaw dokumentów, z którymi może wykonywać order picking.

Dokumenty są wybierane według najwyższego priorytetu, więc będziesz mieć pewność, że najpierw będą skompletowane te najważniejsze.

Aby skonfigurować działanie przycisku:

  1. W zakładce SUBIEKT GT MAGAZYN kliknij w ikonę zębatki
  2. W zakładce MODUŁU kliknij w przycisk PODJĘCIA
  3. Wybierz ograniczenia, które Cię interesują (liczba dokumentów, maksymalna waga)
  4. Zapisz zmiany

Więcej informacji o ustawieniach możesz znaleźć w instrukcji: Subiekt GT Magazyn – Podjęcia.

Rozliczanie dokumentu po kompletacji w magazynie

W samym order pickingu warto się zastanowić czy magazynier musi oznaczyć koniec swojej pracy. Jeżeli magazynier po kompletacji pakuje przesyłkę, teoretycznie wystarczy nam informacja, że dokument został wydany na magazyn. Jeżeli natomiast inny pracownik kompletuje towar z magazynu, a inny pracownik przygotowuje przesyłkę, zalecane jest wprowadzenie stanu pośredniego, z którego będzie można wyczytać kiedy magazynier zakończył kompletację i pozostawił towar do pakowania i wysyłki.

Oczywiście magazynier może wyszukać dokument na liście w lewym panelu i wybrać dla niego opcję „Skompletowane”, jednak nie jest to najprzyjemniejsze.

W panelu głównym modułu dostępne są dwie sekcje:

  • Dokumenty
  • Listy magazynowe

W tych sekcjach znajdują się pola tekstowe, w których można zeskanować (skanerem klawiaturowym) numer pełny dokumentu (jeżeli umieściliśmy ten kod kreskowy na liście magazynowej) lub numer listy nadawany przez ProstąPaczkę.

Dla każdego statusu możesz przypisać kod kreskowy, który przykleisz przy komputerze (aby magazynier miał do niego łatwy dostęp), dzięki czemu przyśpieszysz rozliczanie dokumentu:

  1. Magazynier zeskanuje kod kreskowy listy wysyłkowej
  2. Program wyświetli okno do wprowadzenia kodu akcji (wyświetlenia, nadania statusu)
  3. Magazynier skanuje odpowiedni kod kreskowy
  4. Program nadaje status dla wszystkich dokumentów z listy (wykonując też przy okazji zdefiniowane akcje w Subiekcie GT oraz operacje przed i po zmianie statusu)

Aby skonfigurować sposób zachowania programu po zeskanowaniu numeru dokumentu albo numeru listy magazynowej:

  1. W zakładce SUBIEKT GT MAGAZYN kliknij w ikonę zębatki
  2. W zakładce MODUŁU kliknij w przycisk AKCJE PO SKANOWANIU
  3. Uzupełnij wartości z kodami kreskowymi dla poszczególnych stanów
  4. Zapisz zmiany

Więcej szczegółów możesz znaleźć w instrukcji obsługi: Akcje po skanowaniu

Czy to już koniec możliwości?

Nie, na pewno nie omówiliśmy każdego możliwego wariantu zastosowania. Jest jeszcze kilka opcji do odkrycia.

Zapraszamy do:

Istnieje też możliwość indywidualnego zdalnego wsparcia przy konfiguracji modułu, gdzie nasz konsultant pomoże dobrać odpowiednie rozwiązania.

Zapraszamy!

Dowiedz się więcej o obsłudze magazynu dla Subiekta GT