Powiadomienia

Powiadomienia o kolejnych etapach realizacji zamówienia w dzisiejszych realiach są standardem w e-commerce.  Zazwyczaj ludzie zamawiają rzeczy, które chcieliby mieć już teraz, a nie na nie czekać. Klient, który nie dostaje żadnych informacji o stopniu realizacji swojego zamówienia będzie zaniepokojony, a to może wpływać na jego niezadowolenie i negatywną opinię o procesie zakupowym. Zostań tutaj przez chwilę i dowiedz się co możesz osiągnąć wykorzystując ProstąPaczkę do obsługi wysyłek w swojej firmie.

Wysyłanie powiadomień – co zyskujemy?

Powiadamianie klienta o statusie jego zamówienia na pewno jest czymś dobrym. Ale co możemy zyskać?

Mniejsza liczba telefonów

Każdy zamawiający lubi wiedzieć co się dzieje z zakupionym przedmiotem. Jeżeli nie dostaniemy żadnej informacji, jesteśmy skłonni do stwierdzenia, że zamówienie trafiło w „czarną dziurę” i się go nie doczekamy. Firma może pracować w pocie czoła aby to zamówienie zrealizować, ale klient tego nie widzi. W takich sytuacjach kupujący sięga po telefon i próbuje się czegoś dowiedzieć. Jeżeli dostarczymy zamawiającemu informację o stopniu realizacji jego zamówienia, nie będzie potrzeby kontaktu z jego strony.

Doskonalsze doświadczenie zakupowe

W większości zakupów e-commerce klient doświadcza tylko komunikacji przez internet. Zakupu dokonuje na stronie, mailem dostaje powiadomienia o statusie, odbiera paczkę. Jeżeli wszystko poszło dobrze i nie ma podstaw do reklamacji, klient nie będzie się z nami kontaktował aż do następnego zakupu. Klient buduje sobie wyobrażenie o naszej firmie na podstawie tego co widzi podczas realizacji zamówienia. Wysyłając powiadomienia możemy wpasować się w cały proces i spowodować, że doświadczenie zakupowe będzie „przyjemne” i klient z większą chęcią do nas wróci.

Okazja do wyróżnienia się z tłumu

Wysyłka powiadomień może też być okazją do tego, aby wyróżnić się i zaproponować „coś innego” niż konkurencja. Możemy przesyłać zabawne teksty, ciekawe linki, lub zastosować niecodzienną kreację wizualną. Każdy element takiej wiadomości może spowodować, że klient chętniej zamówi u nas ponownie towar.

W ProstejPaczce dajemy Ci możliwość zdefiniowania szablonu w języku HTML, dzięki czemu będziesz mieć wiele możliwości, aby przygotować powiadomienie w taki sposób aby zachwycić swoich odbiorców 🙂

Powiadomienia – czy można przesadzić?

Przy wysyłaniu powiadomień do klienta trzeba mieć na uwadze, że takie wiadomości są również wysyłane przez inne firmy uczestniczące w procesie zakupowym. Powiadomienia wysyła Allegro czy kurierzy. Każdy z takich podmiotów dba o swoje potrzeby. Allegro chce powiadomić odbiorcę, aby czuł się że Allegro „czuwa” nad jego zamówieniem, a kurier chce przygotować odbiorcę i zmniejszyć ryzyko „pocałowania klamki”. Jeżeli do tych powiadomień dodamy jeszcze nasze, które będą wysyłane przy każdej okazji, klient w ciągu jednego dnia może dostać kilka maili informacyjnych i poczuć się „przytłoczony”.

Wysyłanie powiadomień powinno być zaprojektowane w taki sposób, aby wpasować się w cały proces zakupowy. Pamiętajmy, że powiadomienia mają na celu dostarczenie jakiejś informacji klientowi, a nie zapchania mu skrzynki 🙂

Powiadomienia SMS

Stosunkowo nowym trendem jest wysyłanie powiadomień SMS. Powiadomienia na telefonach komórkowych są częściej czytane, niż powiadomienia email, dlatego też są coraz częściej wykorzystywane w e-commerce. Taka forma komunikacji jest dużo droższa niż e-mail, bo wysłanie każdego SMSa kosztuje 🙂

Koszt ten w dzisiejszych czasach nie jest może znaczny, ale jak się zbierze wszystkie wiadomości wysłane w ciągu miesiąca, może z tego uzbierać się niezła sumka. W szczególności trzeba na to uważać przy sprzedaży taniego asortymentu.

W ProstejPaczce można w łatwy sposób skonfigurować powiadomienie, które za pomocą usługi email2SMS (np. w SMSAPI) będzie wysyłało powiadomienia na telefony komórkowe.

Jakie są powiadomienia w ProstejPaczce?

W naszym rozwiązaniu do obsługi wysyłek oferujemy kilka rodzajów powiadomienia. Dla każdego z nich możesz samodzielnie edytować szablon. Każde z nich może być podobne albo zupełnie od siebie różne. Ty decydujesz jak będzie wyglądać komunikacja z klientami.

Powiadomienie o przygotowaniu listu

Najczęściej wykorzystywanym powiadomieniem jest informacja o przygotowaniu listu przewozowego. Powiadomienie takie wysyłane jest w momencie awizowania przesyłki w systemie kuriera i wydruku etykiety. Możemy od razu w treści przekazać link do śledzenia przesyłki u danego przewoźnika, dzięki czemu klient będzie mógł tylko kliknąć, aby sprawdzić status logistyczny.

Jeżeli decydujemy się na wysyłanie powiadomień przy tworzeniu etykiety, trzeba brać też pod uwagę fakt, że możemy się pomylić przy jej przygotowaniu. Sytuacja taka może mieć miejsce gdy najpierw drukujemy etykiety kurierskie, a dopiero później przygotujemy fizyczną przesyłkę – istnieje wtedy ryzyko, że wydrukowana została etykieta na jedną paczkę, a wysłana musi być przesyłka wielo-paczkowa. Możemy zabezpieczyć się przed taką sytuacją wyłączając automatyczna wysyłkę powiadomienia i  uruchamiać zbiorczo wysyłkę powiadomień co jakiś czas. W przypadku popełnienia błędu będzie czas na usunięcie odpowiednich danych z systemu.

Powiadomienie o przygotowaniu manifestu

Jak już przesyłki zostały przygotowane i czekają na odbiór kuriera podejmującego, zazwyczaj generowany jest dokument zawierający zestawienie przekazywanych paczek (manifest kurierski), który kurier podpisuje jako „dowód”, że je odebrał. W tym samym momencie, w którym generujemy manifest, może zostać przygotowane powiadomienie do odbiorcy. Jeżeli generujemy manifest do przesyłek, to znaczy że są one już przygotowane, oklejone i gotowe do przekazania. Mamy wtedy niemal 100% pewność, że przesyłka opuści naszą firmę i możemy przekazać odbiorcy informację, że przesyłka już czeka na odbiór przez kuriera.

Powiadomienie o operacji magazynowej

Użytkownicy wykorzystujący moduł Subiekt GT Magazyn mają dostęp do dodatkowego powiadomienia, które może być wysłane w momencie gdy nadany został status magazynowy. Wykorzystując ten rodzaj powiadomienia możesz informować swoich klientów o etapach kompletacji towaru na magazynie.

Do dyspozycji masz statusy:

  • Wydano – status magazynowy nadawany w momencie przypisania dokumentu do magazyniera
  • Skompletowano – status nadawany dokumentowi w momencie oznaczenia dokumentu jako skompletowanego (świadczy o tym, że zebrano wszystkie towary widniejące na zamówieniu)
  • Brak towaru – status magazynowy nadawany w sytuacji, gdy nie udało się skompletować wszystkich towarów (np. któryś z nich jest uszkodzony albo niekompletny)

Powiadomienie o statusie wewnętrznym

W ramach ProstejPaczki istnieje możliwość zdefiniowania statusów wewnętrznych nadawanych przesyłce. Dla każdego takiego statusu można zdefiniować inne powiadomienie, przez co łatwo dostosujesz treść do sytuacji. Możesz wykorzystać ten status i skanować przesyłki, które będą przekazane kurierowi, albo te które nie zostały podjęte (np. w okresie szczytu paczkowego), aby uprzedzić że jest jakiś problem i dostawa będzie opóźniona.

Przykład ścieżki powiadomień

Do dyspozycji mamy kilka sytuacji w których klient może otrzymać powiadomienie. Poniżej prezentujemy przykład komunikacji jako „inspirację”. Każdy może wpisać własne treści do poszczególnych stanów aby dopasować je pod swój proces.

Przykład jest przygotowany z myślą o firmach, w których wydruk etykiety następuje w momencie pakowania przesyłki.

  • Operacja magazynowa – status Wydano: Informujemy o wydaniu zamówienia do kompletacji w magazynie
  • (opcja) Operacja magazynowa – status Brak towaru – informujemy, że nie udało się skompletować całego zamówienia, a nasz pracownik skontaktuje się z kupującym w celu określenia dalszych czynności
  • Operacja magazynowa – status Skompletowano – informujemy o zakończeniu kompletacji w magazynie i że towar oczekuje na spakowanie
  • Przygotowanie listu – informujemy, że przesyłka została spakowana i nadany został numer listu przewozowego
  • Przygotowanie manifestu – informujemy że przesyłka czeka już na przyjazd kuriera
  • (opcja) Status wewnętrzny – w przypadku gdy przesyłka nie zostanie odebrana od kuriera, to możemy nadać jej status wewnętrzny, który poinformuje, że kurier nie dał rady odebrać przesyłki i zostanie przekazana w następny dzień roboczy

Pola własne powiadomień

Czasami zachodzi konieczność, aby w powiadomieniu znalazła się treść inna dla każdego przewoźnika lub w przypadku przesyłki za pobraniem, adnotacja informująca o konieczności przygotowania określonej kwoty. Możemy w takich przypadkach wykorzystać tzw. „pola własne” w powiadomieniach. Umożliwiają one dodanie jakiejś treści gdy zaistnieją określone warunki. Jeżeli te warunki nie wystąpią, nic nie zostanie wstawione.

Powiadomienia w różnych językach

Jeżeli prowadzisz sprzedaż do różnych krajów i potrzebujesz powiadomień w różnych językach, to łatwo będziesz mógł dodać kilka szablonów powiadomień dla poszczególnych krajów. Przesyłka ma być doręczona w Niemczech – napisz powiadomienie po niemiecku.

Możesz decydować czy będziesz wysyłał do wszystkich powiadomienia w jednym języku, czy tylko przetłumaczysz dla największych rynków zbytu a reszcie będziesz wysyłał po angielsku. Wybór należy do Ciebie 🙂

Zarządzanie powiadomieniami

Każde wygenerowane w programie ProstaPaczka powiadomienie zapisywane jest w bazie danych programu. Dzięki temu możesz ponawiać wysłanie powiadomienia, podejrzeć jego treść, a nawet je usunąć na każdym stanowisku podłączonym do tej samej bazy danych.

Jeżeli nawet któreś z powiadomień nie zostanie wysłane, bo akurat w tym czasie wystąpi awaria serwera pocztowego, będziesz w stanie znaleźć te powiadomienia na liście i jeszcze raz spróbować je wysłać. Dzięki temu będziesz miał pewność, że każdy odbiorca otrzyma wiadomość.

Nie musisz się martwić o zapychanie się bazy danych. Treść powiadomienia usuwana jest z serwera po jego prawidłowym wysłaniu.

Jak dodać powiadomienie?

Powiadomienia w naszym programie do obsługi wysyłek konfigurowane są w module POWIADOMIENIA (można go włączyć w menu ADMINISTRACJA -> MODUŁY).  Dla jednej akcji można przygotować kilka szablonów (np. dla każdego przewoźnika oddzielnie).

Dodając nowy szablon powiadomienia możemy korzystać z parametrów:

  • Nazwa – nazwa do dyspozycji użytkownika – używaj nazw, które pozwolą Ci się łatwo zorientować kiedy wysyłane jest dane powiadomienie
  • Automatyczna wysyłka – możesz określić czy powiadomienie ma być wysyłane od razu po zaistnieniu akcji, czy zostanie tylko wygenerowane, a wysyłka zostanie uruchomiona później przez użytkownika
  • Akcja – możesz określić, której akcji ma dotyczyć powiadomienie. Do wyboru mamy: Przygotowanie listu, Dodanie zlecenia, Nadanie statusu listowi, Przygotowanie manifestu, Operacja magazynowa
  • Źródło – ustawisz tutaj dla którego systemu ma to być powiadomienie (SubiektGT, SubiektNexo, Sello, WfMagInne). Opcja ta aktywuje się tylko dla niektórych rodzajów akcji
  • Metody eksportu – możesz tutaj wybrać konkretnego przewoźnika lub zaznaczyć aby wysyłało dla wszystkich sposobów nadania
  • Serwer E-mail – musisz podać parametry swojego serwera SMTP, za pomocą którego wysyłane będą powiadomienia
  • Szablon wiadomości – określisz tu temat, odbiorców, ukrytych odbiorców czy treść wiadomości. Możesz dla ułatwienia uzupełnić szablon przykładową treścią oraz wyświetlić listę istniejących zamienników, które przy generowaniu powiadomienia zostaną zastąpione danymi dokumentu czy listu przewozowego.

Zalecamy też zapoznać się z wątkami na forum programu, które bardziej szczegółowo opisują poszczególne zagadnienia:

Podziel się dobrą nowiną!