Używając Sello w połączeniu z Subiektem GT możemy spodziewać się dodatkowych korzyści, ponieważ oba produkty pochodzą od jednego producenta. Ten tandem został wyposażony w funkcje synchronizacji towaru czy wystawiania dokumentów, a dodatkowo pozwala zwiększyć kontrolę nad wystawionymi dokumentami w samym Subiekcie GT, który rozróżnia płatność z góry od płatności kredytowej / za pobraniem.
Niestety kontrola kosztuje. Dla każdego dokumentu z opóźnioną płatnością należy odnotować spłatę tego dokumentu w momencie, kiedy faktycznie przyjdzie zwrot pobrania od kuriera.
Z niniejszego artykułu dowiesz się:
- Czym jest rozrachunek w Subiekcie i kiedy powstaje
- Jakie problemy powstają podczas rozliczania rozrachunków
- W jaki sposób ProstaPaczka usprawnia rozliczenia rozrachunków
Kiedy powstaje rozrachunek w Subiekcie GT?
Jeśli w ustawieniach synchronizacji Sello i Subiekta GT, dla transakcji za pobraniem, wymusimy tworzenie dokumentów z odroczoną płatnością lub płatnością kredytem, to Subiekt GT automatycznie tworzy rozrachunek, aby było jasno widać, że nie wpłynęły jeszcze pieniądze za sprzedany towar.
Gdy kurier zwraca pobrania, musimy odnaleźć odpowiedni rozrachunek i zarejestrować do niego wpłatę. Teoretycznie wydaje się to proste, a w praktyce mając kilkaset przesyłek na zestawieniu i kilku przewoźników łatwo się w tym pogubić i zajmuje to sporo czasu, aby rozliczyć odpowiedni wpis.
Są firmy, które te rozrachunki ignorują i rozliczają przesyłki tylko w Sello oraz arkuszu Excel, ale często wraz ze wzrostem wielkości organizacji, ciężar obsługi i kontroli przechodzi na stronę Subiekta GT.
Można się próbować bronić przed poświęcaniem czasu na rozliczenia, ale zdecydowanie lepiej jest nie pominąć żadnego zwrotu pobrania 🙂
No to w czym problem z rozliczeniem?
Teoretycznie problemu nie ma, bo wystarczy dla każdego wiersza z zestawienia przewoźnika, odnaleźć odpowiedni rozrachunek i zarejestrować do niego wpłatę.
Problemy mogą się pojawić w sytuacji, gdy na zestawieniu przesyłek do których był zwrot pobrania, widnieje sam numer listu przewozowego – wówczas musimy namierzyć paczkę w której jest podany numer listu, następnie podglądnąć transakcję w Sello i sprawdzić numer dokumentu z Subiekta GT. Dopiero w kolejnym kroku wyszukać rozrachunek i go rozliczyć, a to już zajmuje sporo czasu i może powodować błędy.
Czasami kurier, wychodząc na przeciw klientowi, na zestawieniu udostępnia dodatkowe informacje z listu przewozowego (referencja, uwagi), na podstawie których można szybciej dojść do odpowiedniego rozrachunku, ale nie zmienia to faktu, że proces jest żmudny i obarczone dużym ryzykiem popełnienia błędu.
Można ułatwiać sobie pracę i na etykiecie drukowanej z Sello umieszczać numer dokumentu końcowego (paragonu / faktury), tak jak to jest w samej ProstejPaczce dla Sello, ale to nadal tylko półśrodek nieznacznie przyspieszający pracę.
W czym pomoże ProstaPaczka?
ProstaPaczka podczas tworzenia listu przewozowego z Sello zapisuje w swojej bazie informacje o paczce, na podstawie której powstał list. Jeżeli podczas generowania etykiety do transakcji powiązanej z paczką został przygotowany dokument sprzedaży lub zamówienie w Subiekcie GT, to ProstaPaczka może także zapisać powiązanie z tymi dokumentami.
Co to da? To, że program będzie w stanie powiązać rozrachunek z dokumentem, a dzięki temu także z listem przewozowym. Takie powiązanie umożliwi rozliczanie rozrachunków w Subiekcie GT na podstawie zestawienia zwrotu pobrań od kuriera do listów przygotowanych z Sello.
Rozliczanie pobrań w ProstejPaczce
Podsumowując:
- Wystawiamy dokument sprzedaży lub zamówienie w Subiekcie GT za pomocą mechanizmów Sello przed przygotowaniem listu
- Wystawiamy listy przewozowe na podstawie danych z Sello
- Importujemy plik z zestawieniem pobrań w PP
- W module rozliczania rozrachunków odfiltrujemy te rozrachunki, z którymi powiązany jest rozliczony list
- Uruchamiamy zbiorcze zarejestrowanie wpłat
Tylko tyle i aż tyle. Cały proces realizujesz już po kilku kliknięciach!
