Firma z branży Ecommerce, zajmująca się sprzedażą i dystrybucją różnorodnych produktów, stanęła przed wyzwaniem związanym z obsługą zamówieńna magazynie oraz dostarczaniem przesyłek do klientów. Głównym celem była optymalizacja procesów magazynowych z użyciem kolektorów danych w integracji z Subiektem od InsERT. W odpowiedzi na te potrzeby, zaproponowaliśmy program „PP Kolektor”, opracowany przez naszą firmę. Program ten oferuje zaawansowane funkcje automatyzacji, dzięki którym firma zoptymalizowała procesy operacyjne, zwiększyła efektywność i poprawiła jakość obsługi klienta.
Wykorzystanie „PP Kolektor” w obsłudze zamówień – opis procesu
Automatyczne dzielenie zamówień na grupy
Nasz klient otrzymuje duże ilości zamówień codziennie, a ręczne przyporządkowywanie ich do odpowiednich operatorów byłoby czasochłonne i podatne na błędy. Dzięki funkcji automatycznego dzielenia zamówień na grupy w „PP Kolektor”, firma znacznie zwiększyła efektywność procesu przydzielania zleceń do odpowiednich operatorów. Dokumenty automatycznie wpadają do odpowiednich grup na podstawie tego w ilu i jakich strefach magazynu znajdują się produkty z dokumentu.
Personalizacja scenariuszy
Każda grupa zamówień została przypisana do konkretnego scenariusza, dostosowanego do unikalnych wymagań klienta. Scenariusze zostały przypisane do konkretnych pracowników. Część magazynierów obsługuje zamówienia jednostrefowe (każda strefa ma swojego pracownika), a reszta zajmuje się zamówieniami mieszanymi. Zamówienia zawierające towary z różnych stref dzielone są dalej na podstawie ilości i wagi (część osób pracuje z dokumentami zawierającymi niewielką ilość pozycji lub niewielką wagę sumaryczną, a część z dużymi dokumentami hurtowymi).
Kompletacja dokumentów
„PP Kolektor” umożliwia operatorom żądanie dokumentów z poziomu kolektora. O tym ile dokumentów zostanie wydanych jednorazowo pracownikowi, decydujemy podczas projektowania scenariusza. Kolektor ustala optymalną trasę przejścia po magazynie, dzięki czemu pracownik pokonuje zawsze najkrótszą drogę. Każdy produkt umieszczany w nośniku zostaje wcześniej zeskanowany, zatem do koszyka trafiają tylko właściwe produkty. Status dokumentu jest na bieżąco przenoszony do Subiekta, dzięki czemu operator w biurze ma podgląd na sytuację w magazynie „na bieżąco”.
Proces kompletacji dokumentów jest teraz bardziej zorganizowany i kontrolowany, dzięki czemu udało się ograniczyć ryzyko pomyłek niemalże do zera.
Efektywne zarządzanie pakowaniem
Skompletowany nośnik trafia na stanowisko pakowania. Pakowacz podejmuje nośnik i skanuje pierwszy towar jaki wyjmuje w koszyka. Kolektor ustala czy są jakieś dokumenty, które zawierają tylko ten towar i przełącza się w trym pakowania, wyświetlając tym samym pozostała produkty, które powinny zostać umieszczone w opakowaniu wysyłkowym. Każdy produkt przed umieszczeniem w kartonie musi zostać ponownie zeskanowany, więc uzyskaliśmy drugi punkt kontrolny, na którym można jeszcze wyłapać ewentualne błędy kompletacji. Po spakowaniu wszystkich produktów, pakowacz generuje etykietę kurierską oraz dla niektórych dokumentów generuje fakturę sprzedaży, drukuje ją i umieszcza w pudełku. Ten etap realizowany jest z poziomu kolektora i zostanie bardziej szczegółowo opisany w kolejnym akapicie.
Automatyczne generowanie etykiet kurierskich i faktur
Po dokładnym spakowaniu dokumentów, pakowacz skanuje kody kreskowe opakowań, a system automatycznie generuje etykiety kurierskie. Skan kodu kreskowego opakowania pozwala aplikacji pozyskać dane dotyczące wymiarów, wagi, gabarytu i innych cech opakowania, dzięki czemu list przewozowy jest zawsze poprawnie przygotowany. Dane odbiorcy, punktu odbioru i to jakim przewoźnikiem ma zostać wysłana przesyłka pobierane są z dokumentu Subiekta. Ustalenie przewoźnika, pobranie danych z dokumentu, uzupełnienie opakowań odbywa się automatycznie bez udziału pracownika.
To znacząco przyspieszyło proces wysyłki, jednocześnie minimalizując ryzyko błędów związanych z ręcznym generowaniem etykiet.
Integracja z platformą Allegro i wysyłka mailowa
W zależności od przypisanego scenariusza do dokumentu, system automatycznie wstawia dokumenty do Allegro lub wysyła je mailem do klienta. Ta funkcja pozwala na bezproblemowe przetwarzanie zamówień i dostarczanie dokumentów klientom w sposób preferowany przez nich.
Efekty i korzyści
Dzięki zastosowaniu programu „PP Kolektor”, nasz klient odnotował znaczące korzyści i poprawę w procesach obsługi zamówień:
- Zwiększona efektywność: Automatyzacja procesów logistycznych pozwoliła na szybsze i bardziej precyzyjne działania w obszarze kompletacji, pakowania i dostarczania przesyłek.
- Wyższa jakość obsługi klienta: Dzięki eliminacji błędów ludzkich i zoptymalizowaniu procesów, firma dostarcza klientom przesyłki szybko i bez pomyłek, co przekłada się na ich zadowolenie i lojalność.
- Oszczędność czasu i zasobów: Automatyzacja procesów zaoszczędziła klientowi czas i koszty związane z ręcznymi i powtarzalnymi czynnościami, umożliwiając lepsze wykorzystanie zasobów.
- Skalowalność i elastyczność: Program „PP Kolektor” może zostać rozbudowany wraz z rozwojem działalności klienta.
Podsumowanie
Wdrożenie programu „PP Kolektor” u naszego klienta przyniosło znaczące korzyści związane z automatyzacją i optymalizacją procesów obsługi zamówień. Dzięki funkcjom takim jak automatyczne dzielenie zamówień, personalizacja scenariuszy, efektywne zarządzanie pakowaniem oraz automatyczne generowanie etykiet i faktur, firma zwiększyła efektywność, poprawiła jakość obsługi klienta i osiągnęła znaczące oszczędności czasu i zasobów. Program „PP Kolektor” okazał się nie tylko skutecznym narzędziem, ale również kluczowym czynnikiem umożliwiającym klientowi osiągnięcie sukcesu w branży Ecommerce.
