Aplikacja PP Kolektor, to narzędzie do obsługi magazynu, które znacząco ułatwia i usprawnia proces obsługi zamówień klientów (zwłaszcza w magazynie). Jednym z głównych atutów tej aplikacji jest możliwość przygotowania i wykorzystania scenariuszy, które umożliwiają zautomatyzowane wykonywanie określonych czynności. Dzięki funkcjonalności scenariuszy, użytkownicy aplikacji PP Kolektor mają możliwość stworzenia i przygotowania zestawu instrukcji, które określają sposób postępowania z zamówieniami.
Dodatkowo, scenariusze w aplikacji PP Kolektor oferują elastyczność i personalizację. Użytkownicy mają możliwość dostosowania scenariuszy do swoich indywidualnych potrzeb i preferencji, a także mogą tworzyć i modyfikować scenariusze w zależności od specyfiki swojego magazynu.
Scenariusze w PP Kolektor – od czego zacząć
W pierwszym kroku powinniśmy określić w jaki sposób wygląda, albo powinna wyglądać, nasza praca z zamówieniami. Jeśli część zamówień traktujemy inaczej, niż pozostałe, mamy świetny początek. Jeśli określimy jeszcze dlaczego dane zamówienia traktowane są inaczej i w jaki sposób są traktowane, to pozostanie nam tylko odpowiednio skonfigurować oprogramowanie.
Rozgraniczenia, z którymi mamy najczęściej do czynienia podczas przygotowywania scenariuszy, to:
- podział zamówień na hurtowe i detaliczne,
- podział zamówień na takie, z których produktu znajdują się w jednym magazynier i takie, w których produkty są rozproszone,
- podział zamówień ze względu na przewoźnika, którym mają zostać wysłane,
- podział zamówień ze względu na ich wagę,
- podział zamówień ze względu na kanał sprzedaży,
- podział zamówień na krajowe i zagraniczne itd.
Teraz przystępujemy do konfiguracji. Wskazujemy warunki determinujące przypisanie do danej grupy – np.:
- dla grupy hurt ustawiamy ilość pozycji większa, niż dwadzieścia lub ilość sztuk towaru większa, niż 1000
- dla grup magazynowych ustawiamy, że dokumenty z jednego magazynu / z jednej strefy realizowane będą scenariuszem solo, a pozostałem scenariuszem multi
- dla grup przewoźnikowych ustalamy, że dokumenty do wysłania GLS trafiają do grupy GLS, dokumenty DHL, do grupy DHL itd.
- dla grup wagowych określamy, że dokumenty do 5kg trafiają do grupy lekkie, a pozostały do grupy ciężkie,
- dla dokumentów pochodzących z Allegro, budujemy grupę Allegro, dla dokumentów Amazon, grupę Amazon itd.
Teraz, w ostatnim kroku musimy każdemu użytkownikowi aplikacji przypisać odpowiedni scenariusz postępowania. Magazynierowi pierwszemu możemy przypisać scenariusz hurt, magazynierowi drugiemu scenariusz lekkie GLS, magazynierowi trzeciemu scenariusz detal DPD itd. Przypisanie scenariusza magazynierowi oznacza, że będzie on mógł się zajmować wyłącznie danym rodzajem dokumentów. Każdemu pracownikowi można przypisać dowolną liczbę scenariuszy, dzięki czemu może się on zajmować zarówno hurtem, jak i detalem, ale np. z zastrzeżeniem, że najpierw robi detal, a dopiero później hurt. Przypisując scenariusze do użytkownika określamy też ile dokumentów zostanie wydane jednorazowo przez system.
Scenariusz może przydzielony automatycznie lub wybrany ręcznie w początkowym etapie, jeżeli do tej pory robił to jakiś pracownik.
Drugim zastosowaniem dla scenariuszy, a w zasadzie dla grupy, na podstawie której wyznaczany jest scenariusz, jest wywołanie konkretnej akcji ze względu na to w jakiej grupie znajduje się dany dokument.
Do grupy możemy przypisać:
- automatyczną realizację dokumentu ZK na dokument końcowy (potocznie: wystaw fakturę lub paragon),
- automatyczne wysłanie dokumentu końcowego mailem do odbiorcy,
- automatyczne wstawienie dokumentu sprzedaży do Allegro.
Jeśli dodamy do tego automatyczne pobieranie dokumentów ZK z Subiekta co określoną jednostkę czasu, to mamy pełen automat zarządzający zamówieniami klientów bez ich dotykania. Mechanizm pobierający zamówienia z Subiekta może się uruchamiać np. co minutę i pobierać dokumenty z ograniczeniem do flagi (tylko dokumenty z zieloną flagą), do statusu (tylko ze statusem do kompletacji), do kategorii (tylko z kategorii do realizacji) lub do magazynu (tylko dokumenty wystawione na magazynie MAG).
Definiowanie i konfigurowanie scenariuszy umożliwia dostosowanie procesu obsługi zamówień do indywidualnych potrzeb i preferencji klienta. Poprzez ustalanie kluczowych kryteriów podziału zamówień, takich jak rodzaj zamówienia, przewoźnik, waga czy kanał sprzedaży, użytkownicy mogą precyzyjnie określić, jakie czynności mają być wykonywane automatycznie. Przypisanie scenariuszy do konkretnych użytkowników aplikacji umożliwia efektywne przydzielanie zadań, zwiększając wydajność pracy. Dodatkowo, scenariusze umożliwiają wykonanie automatycznych akcji, takich jak wystawienie faktury, wysłanie dokumentu końcowego mailem czy wstawienie dokumentu sprzedaży do platformy Allegro.
