Kompletacja zamówień, w największym skrócie i uproszczeniu, polega na przygotowaniu towarów zamówionych przez klienta, odpowiednim ich spakowaniu i przekazaniu do wysyłki. Jest częścią większego procesu obsługi zamówień klientów, który składa się z:
- przyjęcia zamówienia,
- weryfikacji zamówienia przez biuro (sprawdzenie czy zostało opłacone, czy nie ma błędów formalnych, czy prawidłowo wskazano formę dostawy itd.),
- kompletacji zamówienia (opisywanej w tym artykule),
- weryfikacji kompletności / kontroli jakości,
- dostawy.
W tym artykule opiszemy metody kompletacji i opowiemy o procesie kompletacji zamówień z magazynu, wskażemy najczęściej popełniane błędy i pokusimy się o odpowiedź na pytania jak skrócić czas kompletacji i jak uniknąć kosztownych błędów.
Z artykułu dowiesz się:
- Jak optymalnie kompletować zamówienia z magazynu
- Jak wydawać magazynierom zamówienia do zebrania
- Jak optymalnie kompletować zamówienia z magazynu
- Jak usprawnić kompletowanie produktów
- Jak mierzyć i oceniać pracę magazyniera kompletującego zamówienia
- Jak rozliczać uszkodzone wyroby na magazynie
- Jak zarządzać stanem materiałów reklamowych
- W jakiej kolejności wydawać asortyment do kompletowanych dokumentów
- Jak adresować hale magazynowe
- Jak poruszać się po magazynie kompletując zamówienia klientów
- Jak szybko wdrożyć nowego pracownika magazynu
- Jakie uprawnienia powinien mieć operator kompletujący zamówienia
- Jak statusy usprawniają pracę magazynu
- Jak szybko i bezbłędnie kompletować zamówienia z magazynu
Jak optymalnie przeprowadzić proces kompletacji zamówienia z magazynu
Nie ma jednego, najlepszego sposobu na kompletację z magazynu. Każdy ma swoje wady i zalety, a dodatkowo należy pamiętać, że zalety danego systemu w firmie A, mogą być wadami w firmie B. Ważne są cele, jakie sobie stawiamy projektując proces kompletacji zamówień – najczęściej walczymy o skrócenie czasu jej trwania i uniknięcie kosztownych błędów w jej trakcie. Wybór metody kompletacji jest jedną z najważniejszych decyzji, jaką musi podjąć kierownik magazynu.
Różne metody kompletacji
Przez ostatnie lata widzieliśmy dziesiątki różnych podejść do tego samego problemu, czyli wyboru metody kompletacji. Każdy z nich sprawdzał się na innym etapie rozwoju organizacji. Większość z nich dotyczyła branży E Commerce i to właśnie na nich w dużej mierze skupimy się w tym artykule. Różne rodzaje kompletacji wymagają zastosowania różnych narzędzi. Inna metoda kompletacji znajdzie zastosowanie w magazynie dedykowanym obsłudze sklepów internetowych, inna w małych magazynach, a inna w dużych centrach logistycznych. Inna w magazynach wysokiego składowania, gdzie stosowane są wózki widłowe, a inna w małym e-commerce, gdzie zamówienia zbieramy bezpośrednio do kartonów, w których zostaną wysłane.
Człowiek do towaru
Podejście człowiek do towaru może być realizowane na wiele sposobów. Pierwszy, najczęściej spotykany w małych / młodych firmach proces polega na tym, że biuro po przyjęciu zamówienia drukuje WZ lub ZK z ERP (np. z Subiekta) i przekazuje taki dokument do realizacji. Operator zbiera wyroby, pakuje je i wraca do biura po fakturę / paragon i etykietę kurierską. Takie podejście sprawdza się w małych firmach, ponieważ najczęściej wysyłek jest kilkanaście / kilkadziesiąt dziennie, pracownik zna asortyment i układ magazynu i jest w stanie stosunkowo łatwo wszystko zlokalizować. Problem pojawia się, gdy przybywa odbiorców lub towarów na stanie, lub gdy zostaje zatrudniony nowy pracownik, który nie ma w głowie planu magazynu. Operator, który wszystko wiedział z pamięci zaczyna się gubić, nowy pracownik ciągle pyta gdzie jest wyrób x lub y, oboje się stresują, dochodzi do kłótni, a często do zwiększonej rotacji pracowników. Dość szybko okazuje się, że system jest niewydolny, nieskalowalny i pełen luk. Nie ma kontroli jakości, a do pomyłki może dojść na każdym etapie. Dość często widzimy próby poprawiania podejścia poprzez wydawanie większej ilości WZ naraz, ale najczęściej jest to plaster na urwaną nogę.
Ciekawym wariantem pierwszego podejścia jest przekazywanie na magazyn zestawów dokumentów do kompletacji wraz z dokumentami końcowymi (paragon / faktura), a nawet z listami przewozowymi / etykietami kurierskimi. Dzięki takiemu podejściu pracownik prowadzący zbiórkę nie musi chodzić co chwilę do biura po kolejne zamówienia, nie czeka na wystawienie dokumentów końcowych oraz etykiet i proces przebiega sprawniej. Niestety narażamy się na przynajmniej dwa problemy. Po pierwsze na stanie magazynu możemy mieć jeszcze kilka sztuk danego wyrobu, a w rzeczywistości mógł on zaginąć / zostać skradziony lub ulec zniszczeniu i nie nadaje się do wysłania klientowi. W takim przypadku pracownik wraca do biura i konieczne jest korygowanie dokumentów końcowych. Drugi problem, to wydrukowana uprzednio etykieta kurierska. Biuro uznało, że dany asortyment zmieści się w slocie „A” paczkomatu. Operator kompletując zlecenie nie zmieścił artykułu w kartonie „A” i użył kartonu „B”. W takim przypadku paczka może zostać wysłana, a firma poniesie koszt nieprawidłowo nadanej paczki lub pracownik uda się do biura, gdzie zostanie skorygowana etykieta, a to również wiąże się z wysokimi kosztami, ponieważ Allegro pozwala wydrukować tylko jedną etykietę SMART, więc korekta błędu powoduje naliczenie opłaty za przesyłkę. Dodatkowo nierozwiązane pozostają problemy dotyczące rotacji pracowników magazynu i braku kontroli jakości.
Lista kompletacyjna
W tym miejscu warto wspomnieć o trzecim pomyśle na kompletację z magazynu, czyli lista kompletacyjna z kontrolą jakości – proces dwuetapowy polegający na połączeniu order pickingu z weryfikacją kompletności. W takim przypadku pracownik może zająć się przygotowaniem wielu dokumentów jednocześnie. Proces zakłada minimum dwuosobową obsadę. Biuro po weryfikacji zleceń zamawiających przekazuje magazynierowi zbiorczą listę towarów do zebrania oraz opcjonalnie dokumenty końcowe oraz etykiety kurierskie. Produkty są pogrupowane, a ich ilości zsumowane ze wszystkich przekazanych dokumentów. Produkty mogą być zbierane w różnych jednostkach ładunkowych i np. z jednego miejsca, jakim jest strefa kompletacji. Bardzo często zamówione produkty posortowane są również zgodnie z trasą, jaką przemierzy magazynier, dzięki czemu nie musi on znać na pamięć planu magazynu i nie wykonuje zbędnych kilometrów chodząc tam i z powrotem. Pracownik odpowiada za zebranie asortymentu dla np. 20 ZK, a następnie przekazanie zebranych wyrobów pakowaczowi. Odpowiedzialność pakowacza, to czynność związana z umieszczeniem przedmiotów w kartonach, przy okazji przeprowadzenie dodatkowej kontroli jakości przy wykorzystaniu skanera kodów kreskowych, a następnie oklejenie paczki listami przewozowymi i przekazanie ich do wydania kurierowi. Ten wariant również nie jest pozbawiony wad, ale mamy już podział kompetencji i odpowiedzialności, mamy jakąś kontrolę jakości i wreszcie mamy magazyniera, który zawsze wie jak się poruszać po powierzchni magazynowej i nie trwoni sił na szukanie towarów podczas tego skomplikowanego procesu, jakim jest przygotowanie towaru do wysyłki. Nadal borykamy się z problemem błędnych gabarytów na etykietach i koniecznością korygowania dokumentów końcowych, ale to duży postęp. Ten proces jest dość często spotykany w firmach z branży E Commerce, które sprzedają w kilku kanałach (np. Allegro + sklepy internetowe). Przy odpowiednich modyfikacjach na poszczególnych etapach realizacji można w ten sposób spokojnie obsłużyć nawet powyżej tysiąca zleceń dziennie.
Terminale mobilne / kolektory danych
Kolejnym etapem jest zazwyczaj wprowadzenie terminali mobilnych, zwanych powszechnie kolektorami danych. Są to urządzenia, które zastępują wspomnianą powyżej listę kompletacyjną i wskazują na swoim ekranie gdzie powinien udać się pracownik magazynu i jakie produkty powinien zebrać będąc w danej strefie kompletacji. Ta metoda kompletacji jeszcze większą kontrolę przekazuje w ręce systemu komputerowego, a dzięki skanowaniu kodów EAN wyrobów, które kompletujemy, zmniejszamy ryzyko wysłania do odbiorcy złego produktu. Terminale mobilne pomagają również podczas przyjęć, podczas inwentaryzacji, a nierzadko ułatwiają zgłoszenie brakujących towarów w kompletowanych zamówieniach. Stosowanie kolektorów danych nie wyklucza zbierania towarów pod wiele zleceń i przekazywania ich do weryfikacji pakowaczowi (system dwuetapowy z kontrolą jakości). Pakowanie przy wykorzystaniu kolektorów danych jest zdecydowanie bardziej efektywna.
WMS
Kolejnym potężnym narzędziem stosowanym w wielu firmach jest system WMS (Warehouse Management System). Na rynku dostępne są różne programy dające ogromny przekrój możliwości, a i rozpiętość cenowa może być ogromna. Koszt wdrożenia systemu WMS może sięgać kilkuset tysięcy złotych, ale w zamian otrzymujemy komplet funkcji pozwalających sprawnie zarządzać magazynem. W każdej chwili możemy precyzyjnie zlokalizować gdzie znajduje się każda sztuka naszego asortymentu. Wiemy jakie mamy stoki w ujęciu ilościowym i czasowym, znamy rotację na każdym z produktów, możemy zarządzać towarami z terminem ważności, automatyzujemy zamawianie asortymentu i wiele wiele innych. Bardzo często WMS wie, że twój pracownik nie ma ważnych uprawnień na wózki widłowe i nie pozwoli Ci zlecić mu pewnych zadań. Order picking można skutecznie realizować bez zastosowania systemu WMS, więc zostawimy ten temat na kolejny, bardziej szczegółowy artykuł.
Towar do człowieka
Na koniec warto wspomnieć o procesach mechanicznych zarządzających przygotowaniem zamówień, czyli towar do człowieka (system statyczny). To złożony proces, który polega na zaprojektowaniu systemu układnic, które pod nadzorem systemu informatycznego same dostarczają zamówiony asortyment z magazynu np. do pakowalni. Kompletacja „towar do człowieka” wymaga jednak ogromnych nakładów finansowych.
Jak wydawać magazynierom zamówienia do zebrania
Każdy z nas ma naturalną skłonność do ułatwiania sobie życia. Jeśli na stole znajdziemy dwa zamówienia do skompletowania, na jednym będzie pięć sztuk asortymentu znajdującego się w jednej lokalizacji, a na drugim sto produktów rozrzuconych po całym budynku, z pewnością podejmiemy to mniejsze, wymagające od nas mniejszego zaangażowania. Jeśli w firmie funkcjonuje system premiowy, który nagradza nas lepiej za kompletowanie zamówień pewnego rodzaju, zawsze wybierzemy te lepiej płatne. To nie nasza wina – tak jesteśmy skonstruowani. Jeśli jakaś kompletacja jest dla nas łatwiejsza lub bardziej opłacalna, zawsze ją wybierzemy. Niestety dzięki takiemu podejściu bardzo szybko okaże się, że to jedno duże zlecenie leży cały dzień na stole i nikt nie chce go podjąć do kompletacji. To jedno gorzej płatne zlecenie czeka do końca dnia i niejednokrotnie nie zostaje wysłane, a winnych brak.
W wielu przypadkach rola dzielenia dokumentów do skompletowania na magazynierów przypada kierownikowi magazynu. Jest to jakieś rozwiązanie, ale tu też szybko okazuje się, że jeden z magazynierów zawsze czuje się pokrzywdzony i oskarża kierownika o sprzyjanie kolegom lub wręcz bezpodstawne karanie go gorszymi zamówieniami. I owszem, lepiej wydać zamówienia zgodnie z pomysłem kierownika, niż kłaść je na stole, ale nadal nie jest to rozwiązanie optymalne.
Najlepszą opcją jest określenie możliwości każdego z magazynierów kompletujących zamówienia oraz „wagi” każdego z dokumentów. Na wagę dokumentu może się składać na przykład jego priorytet i termin realizacji, a na możliwości magazyniera na przykład sumaryczna masa wyrobów, które będzie musiał zebrać. Priorytet dokumentu powinien być ustanawiany w sposób automatyczny. Na przykład dziś o 13:00 wysyłamy InPost, a 15:00 nadajemy DPD, więc każdy dokument InPost otrzymuje priorytet 5, a każdy dokument DPD priorytet 3. Dodatkowo mamy 250 dokumentów z wczoraj, które powinny zostać skompletowane w pierwszej kolejności, więc podbijamy im priorytet o 1, zatem najpierw kompletowane będą zamówienia InPost z wczoraj, następnie InPost z dziś i dalej analogicznie DPD. Możemy też na przykład dodać oczko priorytetu reklamacjom czy zamówieniom klientów VIP itd. Sortujemy zamówienia po priorytecie i wydajemy magazynierom do realizacji nie przekraczając np. Xkg na osobę. Lista kompletacyjna powinna być w miarę możliwości przygotowana w taki sposób, aby pracownik nie musiał biegać po całym magazynie, a jedynie zbierać towary tylko z jednej jego części. Dobrym pomysłem będzie też oddzielenie zbiórki towarów wielkogabarytowych od drobnicowych. W końcu kompletujący zamówienia drobnicowe powinien być wyposażony w inne narzędzia, niż kompletujący wyroby wielkogabarytowe.
Naturalnie takie zadanie powinien realizować system komputerowy „w locie”, a nie człowiek przez cały dzień.
Jak rozliczać uszkodzone towary w magazynie
Magazynier widzi i wie więcej niż biuro, a nawet system komputerowy. Towary ulegają zniszczeniu, przeterminowaniu, a czasem nawet „magicznie znikają”. Często o takim fakcie dowiadujemy się, gdy realizujemy przygotowanie zamówień z magazynu. Pracownik podchodzi do półki i okazuje się, że ostatnie pięć sztuk, które widnieją na stanie ma uszkodzenia, które dyskwalifikują je jako pełnowartościowy wyrób. Co teraz?
W mniejszych firmach operator prowadzi zbiórkę zamówienia „do końca”, następnie kontaktuje się z biurem (osobiście lub telefonicznie) i zgłasza brak. Biuro koryguje dokumenty (i kontaktuje się z klientem), koryguje stan magazynu, a pracownik wraca do palety i przekłada uszkodzony wyrób w inne miejsce. Podstawowym problemem w takim przypadku jest czas i to nie tylko czas, który pracownik musi poświęcić na kontakt z biurem, na korygowanie dokumentów itd., ale czas, który upłynie od stwierdzenia braku / uszkodzenia wyrobu do chwili skorygowania stanu magazynowego. W tym czasie ktoś inny wystawia dokumenty na ten sam produkt, którego przecież brakuje, a każdy taki wystawiony dokument trzeba poprawić, a co najważniejsze poinformować o braku zamawiającego.
Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest niezwłoczne zgłoszenie braku w chwili jego ujawnienia. Owszem, można w tym celu skorzystać z telefonu lub krótkofalówek, ale zdecydowanie lepiej skorzystać z odpowiedniego oprogramowania wspomagającego kompletowanie, które zrealizuje taką automatyczną akcję za nas po jednym kliknięciu. Magazynier oznacza zlecenie statusem „brak towaru”, a program komputerowy automatycznie kontaktuje się z biurem i przekazuje odpowiednie dyspozycje. Zyskujemy czas, a dodatkowo mamy historyczną informację kto i kiedy zgłosił problem, bo informacja przekazana telefonicznie czy ustnie po tygodniu przestaje istnieć i mamy słowo przeciwko słowu („zgłaszałem brak tego asortymentu i znów po niego idę” – „nie, mi nic nie zgłaszałeś”).
Jak zarządzać stanem opakowań w procesie kompletacji zamówień
Kompletacja zamówień z magazynu nie ogranicza się wyłącznie do wydania asortymentu z dokumentu. Zazwyczaj nasz produkt wysyłany jest w opakowaniach kartonowych, których stan powinien być znany w każdej chwili. Klient nie kupuje „kartonu paczkomat slot B”, więc nie ma go na zamówieniu, na WZ czy na liście kompletacyjnej. Jak zatem rozchodować opakowania?
W tym przypadku są dwa podejścia. Część zamawiających, zwłaszcza w początkowym okresie, ocenia stan „na oko” od czasu do czasu zdejmując ze stanu większą ilość opakowań i domawiając kolejne. I znów: na początku tak można, bo stosik kartonów jest niewielki, domawiamy je raz na miesiąc i nigdy nie kończą się z dnia na dzień. Drugie podejście polega na zastosowaniu odpowiedniego oprogramowania do obsługi zamówień, które po zakończeniu pakowania potrafi skomunikować się z Twoim ERP i zdjąć ze stanu odpowiednie opakowanie (np. dodając je jako pozycja do RW). W tym przypadku dysponujesz zawsze aktualnym stanem magazynu i możesz stosować narzędzia śledząc stok i automatycznie przypominające lub generujące zamówienia do dostawców. Możesz też śledzić trendy i odpowiednio wcześniej przygotować się na zwiększony sezon.
Jest to jedno z zadań systemu WMS, choć mieliśmy już do czynienia z firmami, które realizowały taki proces przy użyciu Subiekta nexo i programu do obsługi zamówień.
Jak składować towary w magazynie, aby usprawnić kompletację zamówień
Oczywistym jest, że o sukcesie magazynu decyduje prawidłowe rozmieszczenie produktów w jego obrębie. Jeśli produkt rotujący umieścimy na trzecim piętrze wysokiego składu, pracownik nie będzie miał do niego łatwego dostępu. Jeśli najczęściej rotujące produkty nie będą blisko siebie, pracownik będzie musiał w każdym obiegu kompletacji towarów pokonywać dodatkowe kilometry.
Jeszcze ważniejszym aspektem w gospodarce magazynowej jest kolejność wydawania towarów podczas kompletacji. Najczęściej stosowaną metodą jest FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło). W myśl tej metody, w pierwszej kolejności wydajemy z magazynu zawsze asortyment z najstarszej dostawy. Drugą dość powszechnie stosowaną metodą jest FEFO (najkrótszy termin ważności wychodzi pierwszy). Stosuje się ją obcując z produktami z terminem ważności. W większości przypadków nawet w branży spożywczej wystarczyłoby stosować metodę FIFO, ale czasem w dostawie dostajemy asortyment z jeszcze krótszym terminem przydatności, niż ten, który mamy na stoku, stąd konieczność i zasadność implementacji FEFO. Trzecim sposobem organizowania magazynu jest LIFO (ostatni wszedł, pierwszy wychodzi), choć metoda ta jest bardzo rzadko stosowana w praktyce, ponieważ często prowadzi do sytuacji, w której produkty z pierwszych historycznie dostaw latami zalegają na magazynie.
Powyższe metody w głównej mierze stosowane są do wyceny zapasów, ale także do utrzymania porządku w magazynie i usprawnienia tego ważnego procesu, jakim jest sprawna kompletacja zamówień.
Gdzie i jak szukać asortymentu do kompletowanego zamówienia
To jeden z poważniejszych problemów, który przyjdzie nam rozwiązać. Małe firmy, młode firmy, które nie posiadają tysięcy indeksów na magazynie i w ciągłej sprzedaży, mogą sobie pozwolić na odrobinę chaosu i pracy „na czuja”. „Ktoś w magazynie kiedyś postawił łańcuch rowerowy na tej półce i do dziś go tam stawiamy.” „Każdy wie, gdzie leżą opony – prosto i w lewo.” Niestety wraz ze wzrostem liczby odbiorców, wraz z poszerzaniem asortymentu w ofercie zaczynają się problemy. Opony już nie mieszczą się tam, gdzie wcześniej i trzeba je przenieść. Druga zmiana przekłada łańcuch na inną półkę i następnego dnia pierwsza zmiana nie wie co się dzieje. Często jeden produkt układa się w kilku lokalizacjach na magazynie. Kompletacja zamówień w takich warunkach zaczyna być koszmarem i znacząco się wydłuża. Magazynierzy coraz częściej na siebie krzyczą szukając winnego zaistniałego chaosu. Rozwiązanie wydaje się być dość proste i również nie wymaga ogromnych nakładów finansowych.
Adresowanie magazynu
To porządek, oszczędność i sprawne wydawanie towaru. Adresem w magazynie jest unikatowy ciąg znaków pozwalający jednoznacznie wskazać konkretne miejsce. Unikatowy, ponieważ każda półka, wszystkie strefy kompletacji, każde miejsce musi mieć swój adres. Najczęściej adresy nadawane są w zgodzie z pewnym przyjętym w firmie schematem i w taki sposób, aby dało się dany adres rozszyfrować w bardzo prosty sposób. Posłużmy się konkretnym przykładem.
Dla ułatwienia nasza przykładowa hala magazynowa nie jest duża. Po wejściu do głównego pomieszczenia mamy dwa rzędy regałów – jeden po lewej stronie, drugi po prawej. W każdym rzędzie stoi po pięć regałów, każdy regał ma sześć przęseł, każde przęsło ma po cztery piętra. Najprostszy schemat adresów, to określenie strony od wejścia (L/P), numeru regału (1-5 rosnąco od wejścia do magazynu dla strony lewej i malejąco dla strony prawej), numeru przęsła na danym regale (1-6 rosnąco od wejścia w alejkę), numeru piętra (1-4 np. od dołu). W takim układzie przykładowe adresy, to L/2/6/1 (wejdź do magazynu, skręć w lewo przy drugim regale, idź do końca do szóstego przęsła i kompletowany asortyment znajdziesz na podłodze). Oczywiście można dodatkowo podzielić półki na strefy itd. – to już zależy od specyfiki firmy.
Jak wykorzystać adresy do usprawnienia procesu kompletacji zamówień
Jak kompletować zamówienia? Mądrze i szybko, a nie ciężko. Wyobraźmy sobie, że mamy do skompletowania małe zlecenie składające się z czterech pozycji. Adresy tych pozycji, to odpowiednio P/2/4/1, L/3/2/1, P/4/1/2 i L/1/1/2. Sortujemy pozycje alfabetycznie rosnąco po miejscu magazynowym – można takie ćwiczenie przeprowadzić w Excelu. W wyniku sortowania dostajemy listę L/1/1/2, L/3/2/1, P/2/4/1 i P/4/1/2 co możemy przeczytać jako „wejdź do magazynu, skręć w lewo w pierwszą alejkę, weź produkt, następnie wejdź w trzecią alejkę, weź inny produkt, przejdź do strefy prawej i wracając w kierunku wejścia do magazynu zbierz resztę asortymentu. Pracownik magazynu wykonuje jedno okrążenie magazynu w sposób uporządkowany i optymalny, zamiast chodzić w prawo i w lewo, do przodu i z powrotem. Pracownik oszczędza nogi, a firma oszczędza czas. Nawet nowo zatrudniony pracownik już w pierwszych minutach swojej pracy będzie wiedział co ma robić i gdzie znajdzie każdy produkt, a co najważniejsze wszyscy zaczynają okrążenie od lewej do prawej, więc nie wchodzą sobie w drogę, gdy realizują przygotowywanie zamówień.
Wymagania odnośnie systemu komputerowego
Jasnym jest, że nie da się takiego podejścia zrealizować na papierze czy w Excelu. Do tego niezbędny jest system komputerowy, który pozwoli nam zarządzać adresami magazynowymi, przypisywać je do towarów i sortować je w odpowiedni sposób. Dobra informacja jest taka, że nie musi to być WMS za kilkaset tysięcy złotych. Informację o lokalizacji danego asortymentu można przechowywać np. w Twoim ERP. Nasi klienci często wykorzystują do tego pola własne towaru w Subiekcie. Problemem może być także wprowadzenie adresów do systemu. Jeśli masz w obrocie kilka tysięcy indeksów, czeka Cię sporo pracy, ale to się opłaca.
Jak szybko wdrożyć nowego pracownika magazynu
Rotacja pracowników magazynu, to kolejne wyzwanie, przed którym staje każda firma, a jest ono szczególnie dotkliwe w branży E Commerce, ponieważ zamówienie musi być na jutro u odbiorcy, a aby było na jutro, musi wyjść od nas dziś np. do 14:00. Pracownik się zwalnia, zatrudniamy nowego, który na początku będzie miał problem z szybką kompletacją towarów. Kurier, który podjeżdża do nas o 15:00 nie będzie czekał. Jeśli pracownik nie przekaże paczki na czas kurierowi, klient nie odbierze jej w oczekiwanym czasie, a za tym idzie negatywna opinia w Internecie, ucięte gwiazdki na Allegro itd. Musimy zrobić wszystko co w naszej mocy, aby zapewnić komfort pracy naszym magazynierom, a dodatkowo ułatwić start nowym pracownikom.
Pisaliśmy już o adresowaniu magazynu, dzięki czemu magazynierzy pokonują mniej kilometrów każdego dnia, a nowi pracownicy łatwiej odnajdują się w zastanej rzeczywistości. Pisaliśmy też o narzędziach, które w sposób automatyczny wydają zamówienia do skompletowania, dzięki czemu unikamy niepotrzebnych tarć między ludźmi. Czy możemy zrobić coś więcej?
Tak. W miarę możliwości zadbajmy, aby nazwy naszych produktów precyzyjnie, jednoznacznie i w sposób intuicyjny odnosiły się do samych produktów. Łatwiej jest znaleźć oponę do stara, niż GD6/6374/HS. Jeśli pracownik korzysta z oprogramowania wspomagającego kompletowanie, zadbajmy o to, aby wyłączyć mu wszystkie niepotrzebne opcje i uprawnienia, które mogą go rozpraszać i narażać na błędy. Dostosujemy aplikację do jego kompetencji. Zadbajmy o bezpieczeństwo pracownika – ani nowy, ani obecny pracownik nie powinni pracować na uszkodzonym sprzęcie. Jeśli w pierwszym okresie pracownik ma problem z odróżnieniem lalki Barbie od lalki Cindy, a my realizujemy dwuetapową kompletację, niech zacznie od kilku dni na stanowisku pakowacza. Oswoi się z naszym asortymentem, a dodatkowo nawet w najtańszym schemacie dysponuje skanerem kodów kreskowych, a co za tym idzie zmniejszamy ryzyko popełnienia błędu.
No i zadbajmy o obecnych pracowników. Wypowiedzenie kosztuje, złośliwe chorobowe kosztuje, rekrutacja nowego pracownika kosztuje, podobnie jak jego wdrożenie i adaptacja. Często na jeden wakat musimy przeprowadzić dwa, trzy, cztery procesy rekrutacyjne, bo po kilku dniach pracy okazuje się, że nasz nowy pracownik ma problem z alkoholem, z poszanowaniem cudzej własności, towar przykleja mu się do rąk lub najzwyczajniej mu się nie chce pracować. Utrzymanie pracownika jest wielokrotnie tańsze, niż zatrudnienie nowego. Niech nasi doświadczeni pracownicy zarabiają więcej, niż nowi, niech mają sensowny system premiowy, niech mają sprawne narzędzia, a już na pewno szacunek i co najmniej poprawną atmosferę w miejscu pracy.
Uprawnienia magazyniera kompletującego zamówienia
To ważny, a często przeoczany element naszej pracy z systemami komputerowymi. Pisaliśmy już o naszych wrodzonych uwarunkowaniach do ułatwiania sobie życia. Teoria ta znajdzie zastosowanie również przy tej okazji. Jeśli nasz system komputerowy pozwala pracownikowi kompletującemu zeskanować kod kreskowy jednego produktu, a następnie wpisać ręcznie „wziąłem siedem”, pracownik prędzej czy później zacznie z tej opcji korzystać. Konsekwencje? Któregoś razu pracownik kompletując zamówienie zeskanuje „zegar ścienny czarny” i dopakuje do niego cztery „zegary ścienne czerwone” – klient nie będzie zadowolony. Ustawmy w programie zezwolenie na wprowadzanie „z ręki” tylko dla określonego asortymentu lub tylko powyżej x sztuk w zamówieniu. Jeśli program komputerowy pozwala wykonać kilka akcji po zakończeniu zbiórki, odbierzmy uprawnienia lub najlepiej schowajmy przyciski akcji, których pracownik nie powinien używać, aby uniknąć przypadkowego kliknięcia. Jeśli chcemy, aby pracownik kompletował dokumenty zgodnie z zadaną przez nas kolejnością, odbierzmy możliwość sortowania w inny sposób. Jeśli ma kompletować zamówienia przypisane do niego lub z określoną flagą / o określonym statusie, odbierzmy mu możliwość podglądania innych dokumentów. Precyzyjne określenie zakresów kompetencyjnych dla pracowników znacząco ułatwia przydział odpowiednich uprawnień pod warunkiem oczywiście, że Twój program / system informatyczny umożliwia nadawanie uprawnień i swobodną konfigurację widoków.
Jak mierzyć i oceniać pracę magazyniera kompletującego zamówienia
To największa bolączka małego e-commerce. Brak wiedzy o tym jakie zadania realizują pracownicy magazynu, bardzo często skutkuje tym, że najwyższe premie otrzymuje pracownik, który najwięcej opowiada ile to się narobił lub ma najbardziej podkrążone oczy, a oddany pracownik, który realizuje zadania bez słowa, przy premii bywa pomijany.
W procesie kompletacji z magazynu powinniśmy mierzyć przynajmniej kilka czynników. Pierwszym z nich jest czas jej trwania. Jeśli stosujemy automatyczne przydzielanie dokumentów do kompletacji na magazyniera ze stałym ograniczeniem, to nie powinniśmy mieć problemu ze sprawiedliwym podziałem obowiązków. Owszem, czasem ktoś dostanie trudniejsze zlecenie, a ktoś łatwiejsze, ale w skali miesiąca powinno się wyrównać. Przy takim założeniu powinniśmy przynajmniej zapisać start kompletacji i jej koniec, co powinno dać nam jakiś podstawowy obraz tego co się dzieje w magazynie. Oczywiście takie dane powinien zbierać system komputerowy, bo zapisywanie ich w zeszycie do niczego nam się nie przyda.
W kolejnym kroku powinniśmy wiedzieć coś więcej, niż ile czasu pracownik spędza średnio nad kompletacją jednego zamówienia. Powinniśmy sprawdzić ile taki średni dokument miał pozycji i ile ich było w danym miesiącu. W ten sposób podczas oceny zmniejszamy ryzyko, że jeden z pracowników miał szczęście i częściej trafiał na „łatwiejsze” kompletacje. Oczywiście ten parametr zależny jest od specyfiki firmy. Jeśli w Twoim przypadku jedna sprzedaż oznacza jeden produkt w kartonie, możesz mierzyć ilość pozycji dokumentu. W innym przypadku możesz mierzyć ilość sztuk wyrobu w relacji z czasem realizacji zamówienia, ilość zafoliowanych palet, litrów przepompowanego płynu itd.
Warto pamiętać również o etapach, które nie przynależą do samej kompletacji zamówienia, ale mają wpływ na pracę całej firmy. Musimy mierzyć ilość reklamacji związanych z błędnie zapakowaną przesyłką, brakami w przesyłce, uszkodzeniami w transporcie itd. i potrafić je połączyć z konkretną osobą na magazynie.
A do czego nam takie pomiary? Przede wszystkim do tego, aby sprawiedliwie ocenić pracę każdego z pracowników i na tej podstawie odpowiednio ich nagrodzić, skorygować błędy lub ukarać. Jeśli dany pracownik ma największą liczbę reklamacji związanych z uszkodzeniem w transporcie, to może mieć pecha, ale bardziej prawdopodobne jest to, że źle zabezpiecza paczkę i należy przyjrzeć się jego pracy w tym zakresie. Jeśli dany pracownik najczęściej wysyła paczki z brakami, to owszem może mieć pecha do odbiorców wyłudzaczy, ale bardziej prawdopodobne jest to, że nie powinien pracować na pakowalni i kontroli jakości i trzeba go przenieść na order picking, bo tam może być szybki, a ktoś go potem sprawdzi.
Dzięki takim szczegółowym pomiarom możemy ocenić każdego z pracowników, ale przede wszystkim możemy ocenić i następnie optymalizować cały magazyn. Jeśli wiemy ile zużywamy wypełnienia i jaki jest koszt zniszczonych przesyłek, możemy przeliczyć, zaplanować i zdecydować się na zmianę rodzaju wypełnienia na inne. Jeśli wiemy, że nasze przesyłki w dziewięćdziesięciu procentach nie mieszczą się w slocie B w paczkomacie, może warto zdecydować się na wprowadzenie jakichś punktów odbioru do oferty i podnieść cenę paczkomatu. Możliwości są nieskończone.
Jak statusy usprawniają pracę magazynu
Statusy w kompletacji zamówień są często niedocenionym narzędziem. Ich stosowanie w zasadzie nic nie kosztuje, a dzięki nim wszystkie osoby zaangażowane w obsługę zamówienia zawsze wiedzą na jakim jest etapie i co się z nim dzieje lub jaka akcja powinna zostać podjęta.
Pierwszym statusem w ścieżce jest zazwyczaj „Wpłynęło” i jest to status automatyczny. Oznacza on tyle, że zlecenie nie zostało jeszcze przetworzone, nie wiemy czy jest opłacone i czy nie posiada błędów formalnych. Biuro weryfikuje zlecenie i nadaje mu status „Do spakowania”. Zamówienia w tym statusie oczekują w kolejce na reakcję magazynu. Magazynier podejmując zamówienia do kompletacji nadaje im status „W kompletacji”. To ważny etap, ponieważ jeśli do biura zadzwoni klient chcąc złożyć domówienie, handlowiec wie, że nie może dopisywać do starego zamówienia i musi utworzyć nowe, a najlepiej jeszcze nadać mu odpowiedni priorytet, aby zostały spakowane razem. Gdyby zlecenie było w statusie „Do spakowania”, handlowiec mógłby wycofać status i dopisać pozycje do pierwszego zamówienia. Kierownik magazynu nawet nie posiadając WMS, może w prosty sposób sprawdzić co dany magazynier ma na palecie, może coś przyspieszyć, może coś opóźnić.
Magazynier po skompletowaniu dokumentów powinien nadać im jeden z dwóch statusów. Jeśli proces kompletacji zakończył się sukcesem, nadaje status „Spakowane”, jeśli zabrakło mu asortymentu do zamknięcia zamówienia, nadaje status „Brak towaru”. Status ten powinien uruchomić odpowiednią akcję prowadzącą do poprawnego skompletowania zamówienia. Najczęściej biuro przejmuje dokument, zmienia status na „Wpłynęło” lub inny dedykowany, a następnie usuwa towar ze stanu, informuje zamawiającego, koryguje zamówienie zgodnie z jego życzeniem, wprowadza ponownie do obiegu nadając mu status „Do spakowania” i często podwyższa jego priorytet. Zlecenie wraca do kolejki na magazynie. Dokumenty w statusie „Spakowane” trafiają do procesu, w którym wystawia się dokumenty końcowe, drukuje listy przewozowe i przygotowuje do wysyłki. Po tych czynnościach otrzymują status „Do wysłania” i czekają na przyjazd kuriera. Po zeskanowaniu paczek przez kuriera, wszystkie otrzymują status „Wysłane”, który jest ostatnim wewnętrznym statusem. Po tym kroku raportujemy przesyłki po statusie logistycznym kuriera.
W ten bardzo prosty sposób wprowadzamy porządek nie tylko w procesie kompletacji zamówienia, ale także w całym procesie obsługi zamówienia klienta. Na każdym etapie wszyscy wiedzą co się dzieje z danym zamówieniem. Do tego każda zmiana statusu może się odbywać automatycznie przy zastosowaniu odpowiedniego systemu informatycznego i nie musi to być kosztowny WMS.
Nazewnictwo nie ma tu znaczenia – nazywaj procesy zgodnie z własnym pomysłem. Ilość kroków w procesie również nie ma znaczenia. Możesz go uprościć, możesz dowolnie skomplikować. Statusy powinny odzwierciedlać stan zamówienia w Twojej organizacji. Sam status można odznaczyć w Twoim systemie na wiele sposobów. Nasi klienci najczęściej korzystają np. z „Kategorii dokumentu”, Flagi w Subiekcie czy pola własnego dokumentu.
Jak szybko i bezbłędnie kompletować zamówienia z magazynu
Szybka i bezbłędna kompletacja zamówień z magazynu to proces złożony, a o sukcesie decydują jego poszczególne etapy i wybór odpowiedniej metody kompletacji. Jeśli koncepcje opisane w tym artykule w jakimś stopniu rezonują z Twoimi problemami, zastanów się czy możesz je wdrożyć w swojej firmie. Czy dwuetapowa kompletacja z kontrolą jakości, aby uniknąć błędnych wysyłek jest stosowana w Twojej firmie? Czy masz poprawnie zaadresowane hale magazynowe i każdy pracownik zawsze wie gdzie ma iść? Czy masz niską rotację pracowników, a wdrożenie nowych przebiega bezboleśnie? Czy możesz dowolnie skalować swoje procesy magazynowe? Czy Twój system komputerowy zapewnia odpowiedni zestaw funkcjonalności? Czy kompletacja wielu zamówień jednocześnie (multi picking) jest osiągalna w Twoim systemie? Jeśli uznasz, że warto o tym porozmawiać lub lektura artykułu przyniosła więcej pytań, niż odpowiedzi, zapraszamy do kontaktu.
