ProstaPaczka jest narzędziem wspierającym proces obsługi zamówień, głównie w firmach prowadzących sprzedaż wysyłkową. Niekiedy da się go jednak wykorzystać do trochę innych celów. Moduł weryfikacji kompletności dla Subiekta GT może być stosowany zarówno dla zamówień (ZK), dokumentów sprzedaży (PA i FS), dokumentów magazynowych (WZ), jak i dokumentów zakupowych (PZ / FZ), a nawet zamówienia do dostawcy (ZD). Daje to możliwość używania tego mechanizmu podczas kompletacji z magazynu, pakowania przesyłki oraz przyjęcia towaru na magazyn.
W tym wpisie przedstawimy Wam jak może zostać obsłużony proces przyjmowania towarów z wykorzystaniem ProstejPaczki.
Konfiguracja do przyjęć towaru
Na stanowisku, przy którym przyjmowany jest towar (w magazynie) nie ma obsługi zamówień, więc należałoby maksymalnie oczyścić widok programu, aby użytkownicy widzieli tylko to, co jest im potrzebne do codziennej pracy. Dzięki możliwości ukrywania poszczególnych pól i zakładek, można zostawić tylko najbardziej potrzebne do przyjęć funkcje:
- Pobieranie dokumentów
- Uruchomienie kompletacji
Z menu kontekstowego dokumentu, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy, także usunięte zostały wszystkie opcje oprócz możliwości uruchomienia kompletacji dokumentu.
Statusowanie przyjęcia za pomocą flag
W tym przykładzie, zamówienia do dostawcy oznaczane są za pomocą mechanizmu Flag Subiekta GT. Zamówienia, które zostały złożone u dostawcy są oznaczane flagą „W transporcie”. ProstaPaczka zostałą skonfigurowana w taki sposób, aby pobierać wyłącznie dokumenty z daną flagą, aby uniemożliwić przypadkową realizację procesu dla zamówienia już przyjętego na magazyn.
Oczywiście dzięki mechanizmom filtrowania na zestawieniu dokumentów, można filtrować dokumenty po wszystkich wyświetlanych kolumnach, co pozwala nawet budowanie procesu na uwagach dokumentu.
Jeżeli zamówienie jest kompletne i zostaną zeskanowane wszystkie produkty, nadana zostanie flaga „Przyjęte”. W przeciwnym wypadku (braku niektórych towarów): „Brak towaru”.
Uruchamianie dokumentu do przyjęcia
Jeżeli jest dostępny wydruk zamówienia zawierający kod kreskowy z numerem pełnym z Subiekta GT, pracownik skanuje ten kod w polu KOMPLETACJA. W przypadku jego braku, wystarczy pobrać listę dokumentów i ręcznie uruchomić mechanizm weryfikacji kompletności.
Okno weryfikacji kompletności przyjęcia
Po uruchomieniu okna kompletacji, pracownik widzi listę towarów, które zostały zawarte na zamówieniu do dostawcy. Widoczne też są podstawowe informacje o ilościach danego asortymentu.
Pracownik przyjmujący towar na magazyn, może podglądnąć główne zdjęcie danego asortymentu. Wystarczy że kliknie dwukrotnie na jego miniaturę.
Aby wymusić używanie kodów kreskowych, na poszczególne przyciski zostały nałożone blokady, które sprawdzają, czy użytkownik może ich używać. W przypadku, gdy nie zostaną znalezione odpowiednie uprawnienia, wyświetlone zostanie okno, w którym swój kod będzie mógł zeskanować kierownik lub inna osoba z wyższymi uprawnieniami.
Skanowanie towaru przy przyjęciu na magazyn
Po uruchomieniu okna, należy zeskanować wszystkie przyjmowane towary. Wystarczy do tego zwykły skaner kodów kreskowych, podłączony do komputera przez port USB, lub bezprzewodowy skaner działający poprzez protokół Bluetooth.
Po każdym skanowaniu odświeżane są liczniki, dzięki czemu operator ma cały czas podgląd na stan realizacji przyjęcia.
W zależności od tego ile pozycji znajduje się na dokumencie, można włączyć uproszczone filtrowanie, które wyłączy wyświetlanie towarów przyjętych w całości. Nie będą w ten sposób ograniczać widoczności pozostałych towarów do przyjęcia.
Przyjmowanie większej ilości towaru
Przy obsłudze wysyłki w e-Commerce zazwyczaj do spakowania jest niewiele produktów. Podczas przyjmowania towaru na magazyn ilości zapewne będą większe. Skanowanie każdego produktu po kolei mija się z celem. Pewnym rozwiązaniem jest użycie przycisku do kompletowania całej pozycji danego asortymentu, ale może prowadzić do zaistnienia błędów. W ProstejPaczce wprowadzono kilka mechanizmów które pozwolą na zbiorcze oznaczanie towaru.
Kod akcji zmiany trybu skanowania
Jeżeli operator widzi, że ma kilka kartonów pojedynczego towaru i chciałby je wszystkie wprowadzić za jednym razem, może użyć przycisku przełączającego tryb skanowania, lub użyć kodu akcji (kodu kreskowego), który zrobi to, bez konieczności korzystania z myszki.
W tym trybie program zapyta operatora ile jednostek ma zostać naliczonych.
Opakowanie zbiorcze dla Subiekta GT
Sam Subiekt GT nie daje możliwości stosowania opakowań zbiorczych i przypisywania ich do jednostek miar. W kartotece towaru Subiekta GT możliwe jest przypisanie wielu kodów kreskowych do danego asortymentu, jednak nie można wskazać czy kod będzie na kartonie, sztuce czy palecie.
Można za to w polu własnym towaru przypisać poszczególne kody kreskowe do ilości w jednostkach podstawowych. Dzięki temu da się odczytać tą informację i wykorzystać w procesie kompletacji.
Przykładowa zawartość pola:
1112223334442=2;1112223334445=5;11122233344410=10;
Po odpowiedniej konfiguracji ProstejPaczki, można używać takiego przypisania i oznaczać taką ilość towaru, jaka jest przypisana do kodu.
Zakończone przyjęcie towaru
Jeżeli zamówienie jest zgodne ze specyfikacją i zeskanowane zostały wszystkie towary na nim zawarte, okienko kompletacji zamyka się automatycznie. Do zamówienia do dostawcy Subiekta GT trafia od razu zmiana flagi z informacją o osobie kompletującej w treści komentarza.
Informacja o pracowniku przyjmującym towar, dacie uruchomienia kompletacji oraz czasie jej trwania, może być zapisana do komentarza flagi, uwag lub pola własnego dokumentu Subiekta GT. Dzięki temu łatwo będzie sprawdzić z poziomu Subiekta GT kto i kiedy przyjmował dane zamówienie na magazyn.
Po takim przyjęciu wystarczy w Subiekcie GT wystawić fakturę zakupu lub dokument przyjęcia zewnętrznego, aby cały towar z zamówienia został przyjęty na magazyn.
Brak niektórych towarów w dostawie
W przypadku gdy nie został zeskanowany cały towar wprowadzony na zamówieniu (np. nie został wysłany przez dostawcę), nie można zamknąć okna kompletacji. Operator po zeskanowaniu całego dostępnego towaru przerywa proces kompletacji. Program wyświetli okno z propozycją treści komentarza do flagi.
Operator może zmienić zaproponowaną treść lub dopisać informacje, które zostaną wpisane do komentarza flagi. Analogicznie informacja taka może być zapisana do uwag dokumentu Subiekta GT.
Dalszy proces niepełnego dokumentu wykonywany jest w Subiekcie GT, gdzie pracownik tworzy zamówienie różnicowe i przyjmuje na stan magazynu pozostałe towary.
