Opis problemu z weryfikacją kompletności
Na wielu etapach obsługi zamówienia mogą przytrafić się błędy powodujące zwiększenie kosztów:
- Wysłanie niekompletnego zamówienia – powoduje konieczność wysłania drugi raz przesyłki, więc dochodzi kilka złotych na przewoźnika, oraz powoduje to niepotrzebne rozdrażnienie klienta, bo musi on czekać na kolejną paczkę.
- Wysłanie niechcianego „prezentu” – gdy przez przypadek do paczki wrzucony zostanie nie zamówiony przedmiot, to najczęściej możemy od razu wpisać go w koszty. Odbiorca zapewne zatrzyma go jako prezent i nie będzie chciał zwrócić. Jeżeli jest to drobnostka, to można uznać to za inwestycję w długotrwałe relacje z klientem, ale jak będzie to rzecz przekraczająca wartość zamówienia, to możemy czuć co najmniej dyskomfort.
Oczywiście do tych dwóch błędów można dodać wiele innych, np. związanych z błędnym adresem, gdzie jak mamy szczęście to będzie trzeba zapłacić za zwrot i ponowną wysyłkę, a jak tego szczęścia nie mamy to stracimy towar i zdenerwujemy klienta. Jednak w tym wpisie chcielibyśmy skupić się tylko na problemach związanych z kompletnością zamówienia.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jak najczęściej wygląda kontrola kompletności zamówień
- Ja wygląda proces kompletacji i weryfikacji kompletności z programie ProstaPaczka
- Czy opłaca się weryfikować kompletność
Sposoby weryfikacji kompletności zamówienia
Rozwiązaniem problemu z kompletnością zamówienie jest jego weryfikacja. Weryfikację kompletności możemy przeprowadzać na wiele sposobów:
- Organoleptycznie – porównując wydruk zamówienia ze stanem faktycznym
- Organoleptycznie – porównując stan faktyczny ze stanem zamówienia w Sello
- Podczas order pickingu (kompletacji z magazynu) z wykorzystaniem terminali/kolektorów, gdy zamówienie podczas kompletacji jest od razu wstawiane do dedykowanego kontenera
Opcja z wykorzystaniem terminali jest bardzo skuteczna, ale nie wszystkie firmy są w nie wyposażone. Aby wdrożyć takie rozwiązanie trzeba zakupić terminale, zakupić oprogramowanie i zmienić proces w obsługi wysyłek.
Nasza propozycja polega na weryfikacji kompletności paczki podczas przygotowania jej do transportu. Kompletacja może odbywać się na stanowisku do pakowania z wykorzystaniem skanera klawiaturowego (podłączonego przez port USB do komputera).
Jest to operacja znacznie tańsza, bo wystarczy prosty skaner (np. przewodowy), komputer (np. poleasingowy) oraz ProstaPaczka, aby ustrzec się przed typowymi błędami.
Jak działa weryfikacja kompletności w PP?
- Okno modułu kompletacji może pojawić się automatycznie przed każdym przygotowaniem listu przewozowego.
- Na ekranie wyświetlone zostaną produkty przypisane do paczki w Sello, wraz z ich miniaturami.
- Operator za pomocą skanera klawiaturowego skanuje kod kreskowy (lub symbol) każdego produktu, który jest umieszczany w paczce. Po każdym skanowaniu na ekranie zmienia się stan kompletacji poszczególnego towaru. Towar skompletowany może znikać z listy, albo odznaczać się na zielono (w zależności od konfiguracji) – dzięki czemu operator pakujący widzi ile jeszcze zostało produktów do spakowania.
- W zależności od ustawień po skompletowaniu wszystkich produktów okno może zamknąć się samo i przejść do przygotowania listu, lub czekać na decyzję operatora.
Dodatkowym atutem, jest wyświetlanie na ekranie nadmiarowo zeskanowanych towarów wraz z ich nazwą / symbolem pobranym z Sello – w ten sposób operator szybko spostrzeże, że umieszcza w paczce towar, który na zamówieniu nie występuje.
Skanując odpowiednio spreparowany kod kreskowy operator może przełączyć się do okna usuwania pozycji i zeskanować jeszcze raz ten sam (nieprawidłowy) kod kreskowy. Powoli to na szybką edycję bez konieczności podchodzenia do myszki lub klawiatury.
Co po weryfikacji kompletności?
W trakcie, albo po skompletowaniu wszystkich towarów z danego zamówienia operator ma możliwość zdecydowania o dalszej czynności. Można zamknąć okno i przejść do weryfikacji kolejnego zamówienia, może uruchomić przygotowanie listu według ustawień domyślnych, albo wyświetlić formularz edycji danych listu aby ustawić wagę, wymiary, dodać podpaczki czy zaznaczyć usługę dodatkową.
Operacja wyboru dalszego działania także może być wykonywana za pomocą skanera klawiaturowego, co znacznie przyśpiesza proces w porównaniu do klikania myszką.
Czy opłaca się weryfikować kompletność?
Tak, zdecydowanie tak 🙂
Pomimo tego, że weryfikacja organoleptyczna wydaje się szybsza, niż przeszukiwanie towaru w poszukiwaniu kodu kreskowego, to jednak skaner nie męczy się tak szybko jak człowiek.
Koszt wprowadzenia najprostszej weryfikacji (opisywanej powyżej) jest tak niski, że może zwrócić się już po kilku dniach pracy. Wpłynie to pozytywnie na zadowolenie klienta, co może nie jest policzalnym kosztem na początku, ale w długiej perspektywie z pewnością się zwróci.
Opcje dodatkowe kompletacji
Nie jest to oczywiście koniec możliwości modułu do weryfikacji kompletności zamówienia:
- Dostosuj pod siebie: masz możliwość zarządzania wyświetlaną zawartością, aby operator pakujący widział tylko to co jest potrzebne
- Wsparcie dla skanerów klawiaturowych – funkcjonalność została przygotowana w taki sposób, aby zminimalizować konieczność używania klawiatury, przygotowaliśmy edytowalne kody akcji, które można wydrukować jako kody kreskowe i używać ich do przełączania między polami lub jako zamiennik wciskania przycisków
- Symbol albo EAN – możesz wybrać czy kompletacja będzie odbywała się po symbolu towaru czy po kodzie kreskowym (EAN) przypisanym do towaru w bazie Sello.
