W dzisiejszym konkurencyjnym świecie biznesu, skuteczna i efektywna obsługa zamówień klientów jest niezwykle istotna dla sukcesu firmy. Proces, który prowadzi od momentu złożenia zamówienia przez klienta aż do wygenerowania dokumentu sprzedaży, takiego jak faktura, pełni kluczową rolę w terminowej realizacji zamówienia. Dzięki naszej aplikacji PP Kolektor, ten proces może zostać w pełni zautomatyzowany, dzięki czemu oszczędzisz czas i pieniądze.
Opis procesu automatycznej realizacji zamówienia klienta na dokument końcowy:
- Złożenie zamówienia przez klienta: Proces rozpoczyna się, gdy klient składa zamówienie w twoim sklepie lub na innej platformie sprzedażowej. Klient wprowadza wszystkie niezbędne dane dotyczące zamówienia, a następnie takie zamówienie konwertowane jest na dokument ZK w Subiekcie za pośrednictwem jakiegoś rodzaju synchronizatora.
- Obsługa logistyczna ZK: Zamówienie klienta trafia na magazyn, na kolektor danych, do aplikacji PP Kolektor, na którym jest kompletowane i pakowane. Po spakowaniu zamówienia generowany jest automatycznie list przewozowy / etykieta kurierska.
- Generowanie dokumentu końcowego: W kolejnym kroku zamówienie klienta automatycznie realizowane jest na dokument końcowy. Rodzaj dokumentu końcowego określany jest na podstawie zawartości dokumentu ZK. Zrealizowany dokument może następnie zostać wydrukowany na wskazanej drukarce, wysłany mailem do klienta lub zapiany przy transakcji Allegro.
Przykładowe mapowania, to:- Jak kontrahent ma NIP, to wystaw fakturę sprzedaży, a jak nie ma, to wystaw paragon imienny
- Jak w uwagach ZK jest ciąg „faktura”, to zrealizuj jako FS, jak jest ciąg „paragon”, to zrealizuj jak paragon fiskalny, a jak jest WZ, to zrealizuj jako WZ
- Wysyłka dokumentu do klienta: Po wygenerowaniu dokumentu końcowego, nasza aplikacja automatycznie przesyła go do klienta poprzez email. Klient otrzymuje dokument końcowy wraz z pełnymi informacjami dotyczącymi zamówienia. Szablon emaila jest dowolnie konfigurowalny z użyciem HTML. O tym czy dany dokument zostanie wysłany do klienta mailem decydujemy w konfiguracji oprogramowania.
- Wstawienie dokumentu do Allegro: Dokument końcowy może być również automatycznie zapisany przy transakcji Allegro. O tym również decydujemy w ustawieniach. Dane transakcji, do której zostanie wstawiony dokument końcowy pobieramy z dokumentu ZK. Cały proces, podobnie jak poprzednie jego etapy realizowany jest w pełni automatycznie, bez udziału pracownika.
Proces automatycznej realizacji zamówienia klienta na dokument końcowy za pomocą aplikacji PP Kolektor, to przede wszystkim oszczędność czasu i zasobów. Do tej pory, najczęściej dokumenty końcowe były wystawiane przez pracownika biura lub przez księgowość. Dzięki automatyzacji tego procesu, wysoko wykwalifikowani pracownicy mogą zostać skierowani do innych , ciekawszych i ambitniejszych zadań.
