Na każdym etapie obsługi zamówienia mogą pojawić się błędy związane z weryfikacją kompletności, które zwiększają koszty obsługi takiego zamówienia. Od wysyłki na błędny adres, użycie niewłaściwej formy wysyłki, aż po wysłanie towaru niezgodnego z zamówieniem. Rozwiązaniem wszystkich problemów jest kompletacja z Subiekta GT.
W niniejszym artykule poruszymy następujące zagadnienia:
- Wysłanie niekompletnego zamówienia – skutkuje koniecznością dosłania brakującego towaru do klienta, buduje nieprofesjonalny wizerunek oraz niepotrzebne irytuje zamawiającego.
- Wysłanie nieplanowanego „prezentu” – jeśli do paczki przez przypadek trafia dodatkowy, niezamówiony przedmiot, odbiorca ucieszy się z prezentu, a my zamiast zarobić, stracimy na transakcji. W najgorszym przypadku pomyłka wyjdzie na jaw po kilku tygodniach lub miesiącach, gdy zauważymy niezgodność stanu magazynowego. Nawet jeśli dowiemy się o nadmiarowym towarze bezpośrednio po jego wysłaniu, często odbiorca odmawia zwrotu lub sprawa kończy się negatywnym komentarzem.
Oba problemy generują koszty i „czarny PR”. Zdecydowanie lepiej jest skupić się nad zwiększaniem kontroli nad wysyłanymi zamówieniami, aby nie tracić czasu i pieniędzy na uspokajanie klienta. Kompletacja z Subiekta GT jest idealną formą zabezpieczenia się przed występowaniem powyższych błędów.
Sposoby kompletacji zamówienia Subiekta GT
Najlepszym sposobem na unikanie problemów opisanych powyżej, jest kompletacja dla Subiekta GT, którą możemy realizować na kilka sposobów
- Organoleptycznie, gdy podczas kompletacji porównujemy wydruk zamówienia ze stanem faktycznym
- Organoleptycznie, gdy podczas kompletacji porównujemy stan faktyczny ze stanem w Subiekcie GT
- Podczas order pickingu (kompletacji z magazynu) z wykorzystaniem terminali/kolektorów, gdy zamówienie podczas kompletacji jest od razu wkładane do dedykowanego kontenera
Kompletacja z dokumentem, czy też ze stanem w Subiekcie GT, jest oczywiście najtańszą opcją, jednak wymaga dużej uwagi od operatora. W praktyce operator nie jest nieomylny, męczy się i z czasem staje się mniej uważny.
Użycie kolektorów / terminali jest na pewno bardziej praktyczne, jednak wiąże się z większą inwestycją (oprogramowanie, terminale, osprzęt komunikacyjny), dlatego też takie rozwiązania stosuje się w organizacjach o większych obrotach.
Nasza propozycja polega na kompletacji paczki podczas przygotowania jej do transportu. Kompletacja może odbywać się na stanowisku do pakowania z wykorzystaniem skanera klawiaturowego (podłączonego przez port USB do komputera).
Jest to operacja znacznie tańsza od zastosowania terminali, bo wystarczy prosty skaner (np. przewodowy), komputer (np. poleasingowy) oraz ProstaPaczka. Kompletacja dla Subiekta GT w ProstejPaczce, pomimo że wymaga zastosowania dodatkowego narzędzia, często trwa tyle samo albo nawet i krócej, jednocześnie drastycznie zmniejszając liczbę popełnianych błędów.
Kompletacja w procesie obsługi zamówienia z Subiekta GT
Moduł kompletacji dla Subiekta GT był projektowany w taki sposób, aby możliwie najlepiej wspierać osobę pakującą zamówienie Subiekta GT. Kompletacja może być automatycznie uruchamiana w procesie obsługi zamówienia przed jego realizacją (wystawieniem dokumentów sprzedaży w Subiekcie GT), a przygotowaniem etykiety kurierskiej.
- Okno modułu kompletacji dla Subiekta GT może pojawić się automatycznie przed każdym przygotowaniem listu przewozowego.
- Na ekranie wyświetlone zostaną produkty przypisane do dokumentu z Subiekta GT.
- Operator za pomocą skanera klawiaturowego skanuje kod kreskowy każdego produktu, który jest umieszczany w paczce. Po każdym skanowaniu na ekranie zmienia się stan kompletacji poszczególnego towaru. Towar skompletowany może być automatycznie usuwany z listy, albo odznaczać się na zielono (w zależności od konfiguracji) – dzięki czemu operator pakujący widzi ile jeszcze zostało produktów do spakowania.
- Po skompletowaniu wszystkich towarów program może automatycznie przejść do przygotowania etykiety kurierskiej, lub możliwe jest uruchomienie formularza edycji listu przewozowego, który pozwala na modyfikację danych, wagi, ilości i wymiarów paczek
- Dodatkowym atutem, jest wyświetlanie na ekranie nadmiarowo zeskanowanych towarów wraz z ich nazwą / symbolem pobranym z bazy Subiekta GT – dzięki temu operator łatwo wykryje fakt umieszczenia w przesyłce niezamówionego towaru.
Kompletacja z Subiekta GT na tabletach
Moduł weryfikacji kompletności był projektowany z myślą o wspieraniu procesu pakowania, już po kompletacji z magazynu. Wielu naszych klientów jednak wykorzystuje ten moduł do kompletacji towarów z magazynu. Instalując ProstąPaczkę na tablecie z systemem Windows lub używając połączenia zdalnego z Twoim serwerem Windows, możesz przeprowadzać kompletację na tablecie zamontowanym do jednostki transportowej. Uruchomienie kompletacji może być niezależne od procesu przygotowania listu, a zapisanie informacji o wykonaniu kompletacji w Subiekcie GT oraz w ProstejPaczce, pozwoli Ci na wdrożenie takiego rozwiązania do swojego procesu obsługi zamówień.
Kompletuj skanerem lub ręcznie
Nasz moduł kompletacji dla Subiekta GT został przygotowany z myślą o używaniu skanera kodów kreskowych, jednak można także przeprowadzać kompletację ręcznie. Możesz używać do tego myszki lub palca czy wskaźnika jeżeli używasz tabletu lub innego urządzenia z ekranem dotykowym. Często w kompletacji sprawdza się łączenie tych dwóch technologii. Używasz skanera dla towarów posiadających kod kreskowy, a ręcznie kompletujesz pozostałe towary. Korzystając z możliwości ukrywania przycisków lub dodatkowej autoryzacji ich wykorzystania, możesz zbudować system odpowiadający Twoim potrzebom.
Zapisz stan kompletacji w Subiekcie GT
Po skompletowaniu wszystkich produktów z zamówienia, program może automatycznie zapisać do Subiekta GT informację o zakończeniu kompletacji. Program może zapisywać informacje do uwag dokumentu, pola własnego tekstowego dokumentu, a nawet zmienić flagę i wstawić informacje do komentarza.
Do Subiekta GT mogą trafiać najbardziej potrzebne informacje o wykonanej kompletacji:
- dane użytkownika wykonującego kompletację z Subiekta GT,
- data i czas uruchomienia kompletacji,
- czas trwania kompletacji.
Informacje te zostaną automatycznie wpisane do Subiekta GT po zakończeniu procesu kompletacji, bez konieczności wykonywania dodatkowych działań przez użytkownika.
Informacja o porzuconej kompletacji
Czasami zdarza się, że podczas weryfikacji kompletności zamówienia okazuje się, że brakuje jakiegoś towaru. Warto posiadać taką informację w Subiekcie GT, dlatego przygotowana została opcja umożliwiająca zmianę flagi po anulowaniu kompletacji z możliwością automatycznego wstawienia najważniejszych informacji:
- dane użytkownika wykonującego kompletację,
- data i czas rozpoczęcia kompletacji,
- czas trwania kompletacji,
- informacja o ilościach brakujących towarów.
Dzięki temu zobaczysz w Subiekcie GT, które zamówienia nie zostaną jeszcze wysłane klientowi i czego w nich brakuje.
Kompletuj wykorzystując opakowania zbiorcze
Możesz przyśpieszyć kompletację zamówień z Subiekta GT, jeżeli zaczniesz używać opakowań zbiorczych dla danego towaru. Dodaj dodatkowe kody kreskowe na karcie towaru i przypisz im przeliczniki na jednostkę podstawową na karcie towaru lub w polu własnym towaru. Moduł kompletacji z Subiekta GT odczyta te parametry i będzie zdejmował ilości przypisane opakowaniu zbiorczemu.
Obsługa drobnicy przy kompletacji
Jeżeli w twoim asortymencie znajdują się towary drobnicowe (np. guziki, nitki, śrubki czy nakrętki), które nie mają naklejonego kodu kreskowego i podczas kompletacji z magazynu pakowane są w jedno opakowanie zbiorcze, to odpowiednio przygotowując kod kreskowy możesz oznaczyć je wszystkie jako skompletowane za jednym razem. Użytkownik nie będzie musiał oznaczać każdego towaru z osobna jako skompletowany, tylko zeskanuje jeden kod kreskowy.
W zależności o wymagań i możliwości systemu wspierającego kompletację z magazynu, może to być specjalnie spreparowany kod kreskowy, którego nie da się łatwo ominąć na stanowisku pakowania, lub stały kod kreskowy, który będzie działał dla wszystkich zamówień z Subiekta GT.
Kontrola numerów seryjnych dla Subiekta GT
Moduł kompletacji dla Subiekta GT może być wykorzystywany do kontrolowania numerów seryjnych niektórych towarów wysyłanych do klienta. Jeżeli operator zeskanuje towar oznaczony jako wymagający kontroli, automatycznie wyświetlone zostanie okno, w którym osoba kompletująca będzie mogła zeskanować numer seryjny urządzenia. Zeskanowana wartość będzie zapisana do opisu pozycji na kompletowanym dokumencie Subiekta GT, dzięki czemu będzie można umieścić je na wydruku i sprawdzać w razie reklamacji.
Kompletacja z Subiekta GT na podstawie składników towaru
Moduł weryfikacji kompletności dla Subiekta GT może pracować w trybie automatycznego rozbijania towarów na składniki. Możesz prowadzić sprzedaż w wielu różnych wariantach, które mogą przypaść klientom do gustu, a podczas weryfikacji kompletności operator będzie widział tylko składniki tych kompletów. Nie będzie musiał dla każdego kompletu sprawdzać z czego on się składa i przeliczać tego samodzielnie.
Wybierz asortyment widoczny przy kompletacji z Subiekta GT
Kompletacja na podstawie wydruku dokumentu z Subiekta GT powoduje, że muszą być na nim zawarte wszystkie pozycje zamówione przez klienta. Może to prowadzić do sytuacji, gdy osoba kompletująca, będzie musiała przeglądać pozycje, które jej nie dotyczą (np. usługi dodatkowe). W ProstejPaczce możesz samodzielnie wybrać jaki rodzaj asortymentu Subiekta GT będzie weryfikowany, dzięki czemu operator będzie widział tylko to co jest mu potrzebne. Oszczędzisz czas oraz zmniejszysz ryzyko pominięcia istotnego towaru podczas kompletacji z Subiekta GT.
Lepiej wykorzystuj moc skanera w kompletacji z Subiekta GT
Wykorzystaj skaner kodów kreskowych nie tylko do skanowania produktów, ale również do sterowania pracą modułu kompletacji z Subiekta GT. Przygotowując odpowiednie kody kreskowe pozwolisz operatorowi na wykonanie wszystkich podstawowych funkcji bez konieczności sięgania do klawiatury czy myszki. Akcje, które możesz wykonać za pomocą skanera, to:
- uruchamianie kompletacji z Subiekta GT,
- przechodzenie między trybem dodawania towaru lub usuwania,
- zamykanie okna kompletacji (jeżeli nie jest włączone automatyczne zamykanie okna kompletacji po skompletowaniu wszystkich produktów)
- anulowanie kompletacji,
- sterowanie czy po zakończeniu kompletacji ma być wyświetlone okno edycji listu czy od razu tworzona etykieta kurierska.
Ręczne wpisywanie ilości towaru podczas kompletacji z Subiekta GT
Jeżeli w realizowanym przez Ciebie procesie obsługi zamówień Subiekta GT wystarczy, że osoba kompletująca ręcznie przeliczy ilość towaru, który pakuje do paczki, możesz włączyć automatyczne wyświetlanie okienka do wpisania (lub zeskanowania) ilości towaru. Zaraz po zeskanowaniu kodu kreskowego towaru, program wyświetli okno, w którym będzie można podać ilość podjętego towaru. Sam określisz czy moduł kompletacji z Subiekta GT zablokuje wpisanie za dużej ilości, czy tylko wykaże nadmiar, który należy usunąć.
Ręczna kompletacja i autoryzacja kierownika
Używając modułu kompletacji zamówień z Subiekta GT, możesz łatwo ograniczyć używanie przycisków kompletujących cały towar. Wystarczy że wprowadzisz system uprawnień i za każdym razem, gdy ktoś będzie chciał użyć przycisku zamiast skanować kody kreskowe towarów, wymagana będzie autoryzacja operacji przez innego pracownika posiadającego wyższe uprawnienia.
