Na każdym etapie obsługi zamówienia w Subiekcie nexo mogą pojawić się błędy związane z weryfikacją kompletności, które zwiększają jego koszty. Od wysyłki na błędny adres, użycie niewłaściwej formy wysyłki, aż po wysłanie towaru niezgodnego z zamówieniem.
W niniejszym artykule poruszymy następujące zagadnienia:
- Czym ryzykujesz, gdy nie weryfikujesz kompletności zamówień
- Jak możesz weryfikować kompletność z Subiektem nexo
- Ile tracisz nie weryfikując kompletności
- Co proponujemy jako rozwiązanie
- Jak działa weryfikacja kompletności z Subiektem nexo w ProstejPaczce
Po co weryfikować kompletność zamówienia?
Teoretycznie realizacja zamówienia jest prostą sprawą. Dostajemy zamówienie z Subiekta nexo, zbieramy towar z magazynu, pakujemy do kartonu, wysyłamy do klienta… i już 🙂
Problem pojawia się, gdy zamówień robi się więcej, ludzie są coraz bardziej zabiegani, asortymentu przybywa, a systemy się komplikują. Wtedy pojawiają się błędy. W tym artykule spróbujemy zmierzyć się z dwoma z nich:
- Wysłanie niekompletnego zamówienia – skutkuje koniecznością dosłania brakującego towaru do klienta, buduje nieprofesjonalny wizerunek oraz niepotrzebne irytuje zamawiającego.
- Wysłanie nieplanowanego „prezentu” – jeśli do paczki przez przypadek trafia dodatkowy, niezamówiony przedmiot, odbiorca ucieszy się z prezentu, a my zamiast zarobić, stracimy na transakcji. W najgorszym przypadku pomyłka wyjdzie na jaw po kilku tygodniach lub miesiącach, gdy zauważymy niezgodność stanu magazynowego. Nawet jeśli dowiemy się o nadmiarowym towarze bezpośrednio po jego wysłaniu, często odbiorca odmawia zwrotu lub sprawa kończy się negatywnym komentarzem.
Oba te problemy zwiększają koszty prowadzenia firmy, a podejścia do ich rozwiązania są różne. Często firmy biorą wszystko na siebie, aby klient był zadowolony, jednak zajmuje to czas, który mógłby być wykorzystany na obsługę nowych zamówień i sporo kosztuje. Jest o co walczyć 🙂
Sposoby weryfikacji kompletności zamówienia
Najlepszym sposobem na unikanie problemów opisanych powyżej, jest weryfikacja kompletności zamówienia, którą możemy realizować na kilka sposobów
- Organoleptycznie – porównując wydruk zamówienia z towarem zebranym z magazynu
- Organoleptycznie – porównując to co zebraliśmy z magazynu ze stanem w Subiekcie nexo
- Podczas order pickingu (kompletacji z magazynu) z wykorzystaniem terminali/kolektorów, gdy zamówienie podczas kompletacji jest od razu wstawiane do dedykowanego kontenera
Weryfikacja zawartości z dokumentem czy też ze stanem w Subiekcie nexo jest oczywiście najtańszą opcją, jednak wymaga dużej uwagi od operatora. W praktyce operator nie jest nieomylny, męczy się i z czasem staje się mniej uważny.
Użycie kolektorów / terminali jest na pewno bardziej praktyczne, jednak wiąże się z większą inwestycją (oprogramowanie, terminale, osprzęt komunikacyjny), dlatego też takie rozwiązania stosuje się w organizacjach o większych obrotach.
Ile stracisz bez weryfikacji kompletności?
Zastanówmy się nad kosztami, które generowane są na skutek braku sprawdzania towaru przed wysyłką:
- Ponowna wysyłka – bardzo łatwy koszt do obliczenia, wystarczy podliczyć ile przesyłek trzeba było dosłać do klienta, gdy zapomnieliśmy czegoś zapakować w pierwotnej przesyłce.
- Odbiór towaru od klienta – także prosty koszt do policzenia, choć ciężko go będzie odróżnić od przesyłki ze zwrotem towaru
- Koszt darmowego „prezentu” – to co wysłałeś, a odbiorca nie oddał już pewnie do Ciebie nie wróci. Jak wysyłasz towar o małej wartości, to jednostkowa strata nie zaboli, a w przypadku drogiego towaru zaczynają się prawdziwe schody. Tam gdzie raz miałeś taką sytuację może się wydarzyć kolejna… i kolejna… i kolejna.
- Materiały eksploatacyjne – paczka to nie tylko jej zawartość, czy koszty transportu. Należy również pamiętać o kartonach, taśmach, foliach, broszurach, instrukcjach, etykietach, tonerach. Są to drobne kwoty, ale przy pewnej skali lepiej przeznaczać je na reklamę niż marnować.
Koszty niepoliczalne:
- Wizerunek – utrata wizerunku w oczach klienta na pewno obniża szansę złożenia ponownego zamówienia. Dobrze jak reklamację z tego tytułu rozpatrujesz ekspresowo, w przeciwnym wypadku narażasz się dodatkowo na czarny PR.
- Czas – choć da się oszacować i przeliczyć na pieniądze, to jest to jedyna rzecz której nie dokupisz i warto dbać, aby zawsze wykorzystywać go optymalnie.
- Nerwy – każdy proces reklamacyjny wiąże się ze stresem.
Ile dla Ciebie warte jest oszczędzenie tego wszystkiego?
Co proponujemy do weryfikacji
Nasza propozycja polega na weryfikacji kompletności paczki podczas przygotowania jej do transportu. Kompletacja może odbywać się na stanowisku do pakowania, z wykorzystaniem skanera klawiaturowego (podłączonego przez port USB do komputera).
Jest to operacja znacznie tańsza od zastosowania terminali, bo wystarczy prosty skaner (np. przewodowy), komputer (np. poleasingowy) oraz ProstaPaczka. Rozwiązanie to, pomimo że trzeba używać dodatkowego narzędzia, często trwa tyle samo albo nawet i mniej czasu, jednocześnie drastycznie zmniejszając liczbę popełnianych błędów.
Weryfikacja kompletności w procesie obsługi zamówienia Subiekta nexo
Moduł weryfikacji kompletności powstał z myślą o wsparciu osoby pakującej w taki sposób, aby do paczki trafiły tylko te towary, które zostały zamówione,. Dlatego też okno weryfikacji kompletności może pojawiać się automatycznie przed wystawieniem dokumentu sprzedaży w Subiekcie nexo i przygotowaniem etykiety kurierskiej. Poniżej przedstawiamy przykładowy proces pakowania i wysyłki takiego zamówienia:
- Okno modułu kompletacji może pojawić się automatycznie przed każdym przygotowaniem listu przewozowego.
- Na ekranie wyświetlone zostaną produkty przypisane do dokumentu z Subiekta nexo
- Operator za pomocą skanera klawiaturowego skanuje kod kreskowy każdego produktu, który jest umieszczany w paczce. Po każdym skanowaniu na ekranie zmienia się stan kompletacji poszczególnego towaru. Towar skompletowany może być automatycznie usuwany z listy, albo odznaczać się na zielono (w zależności od konfiguracji) – dzięki czemu operator pakujący widzi ile jeszcze zostało produktów do spakowania.
- Po skompletowaniu wszystkich towarów, program może automatycznie przejść do realizacji zamówienia, a później do przygotowania etykiety kurierskiej lub możliwe jest uruchomienie formularza edycji listu przewozowego, który pozwala na modyfikację danych, wagi, ilości i wymiarów paczek
- Dodatkowym atutem, jest wyświetlanie na ekranie nadmiarowo zeskanowanych towarów wraz z ich nazwą / symbolem pobranym z bazy Subiekta nexo – dzięki temu operator łatwo wykryje fakt umieszczenia w przesyłce niezamówionego towaru.
Weryfikacja order pickingu
Weryfikacja kompletności nie musi być wykonywana tylko w zakresie procesu pakowania i wysyłki. Możesz wykorzystać ten moduł instalując program na jednym stanowisku komputerowym w magazynie, które będzie pozwalać na zweryfikowanie poprawności order pickingu. Przed każdym uruchomieniem kompletacji program zapyta o dane użytkownika (można zeskanować kod kreskowy użytkownika programu), dzięki czemu będziesz mógł sprawdzić w samym Subiekcie nexo kto i kiedy weryfikował zamówienie.
Kompletacja ręczna lub skanerem
Moduł weryfikacji kompletności dla Subiekta nexo został przygotowany w taki sposób, aby maksymalnie wykorzystać skaner kodów kreskowych. Możliwe jest także wykonanie kompletacji za pomocą myszki lub, jeżeli posiadasz ekran dotykowy, innego wskaźnika, np. palca czy ołówka. Operator ma możliwość oznaczenia jako skompletowane całej ilości jednego produktu, lub dodawać pojedyncze sztuki. Można w razie pomyłki zacząć kompletować towar od początku.
Wdrażając ProstąPaczkę sam określisz czy dasz dostęp do przycisków kompletujących, czy będziesz wymagać skanowania każdego produktu oddzielnie.
Czasami najlepszym rozwiązaniem jest połączenie tych dwóch praktyk i używanie skanera kodów dla produktów, do których są jakieś przypisane oraz ręcznej kompletacji na ekranie dotykowym towarów, które nie posiadają przypisanego kodu albo jest on nieczytelny.
Autoryzacja kierownika przy ręcznej kompletacji
Dzięki systemowi uprawnień możesz skonfigurować program w taki sposób, że będzie wymagał zatwierdzenia kompletacji za pomocą przycisku. Zatwierdzić taką operację może każda osoba (np. kierownik) posiadająca przypisane odpowiednie uprawnienia.
Pozwoli Ci to na zwiększenie nacisku na skanowanie kodów kreskowych z kompletowanego towaru zamiast nadużywania przycisku kompletującego całą ilość, co może przełożyć się na zmniejszenie liczby pomyłek przy pakowaniu.
Informacje o kompletacji w Subiekcie nexo
Automatycznie po zakończeniu weryfikacji kompletności zamówienia, do Subiekta nexo może trafić informacja zawierająca najważniejsze dane o jej wykonaniu. Program może zapisywać do uwag dokumentu lub pól własnych.
Możesz wybrać co będzie zapisywane:
- data rozpoczęcia weryfikacji kompletności,
- czas trwania weryfikacji,
- dane użytkownika wykonującego kompletację,
- stanowisko na którym została przeprowadzona weryfikacja.
Kompletowane rodzaje asortymentu
W zamówieniu Subiekta nexo widoczne są wszystkie rodzaje asortymentu, dlatego też weryfikacja kompletności w oparciu o wydruki dokumentu jest kłopotliwa, ponieważ użytkownik traci czas na weryfikację towaru, który go nie interesuje.
W ProstejPaczce to Ty określasz jakie rodzaje asortymentu będą podlegały kompletacji, dzięki czemu osoba pakująca będzie sprawdzać tylko ten towar, który jest mu potrzebny na tym etapie procesu.
Grupowanie pozycji tego samego towaru
W Zamówieniu Subiekta nexo możesz wprowadzić wiele pozycji zawierającej ten sam towar. Moduł weryfikacji kompletności ProstejPaczki możesz skonfigurować w taki sposób, że wszystkie pozycje zostaną połączone w grupy, aby operator widział tylko jeden wiersz dla danego towaru lub wyświetlić każdą pozycję oddzielnie.
Większe wykorzystanie skanera
Aby oszczędzić czas pracy osoby pakującej, wbudowaliśmy w moduł weryfikacji kompletności dla Subiekta nexo, obsługę „kodów akcji”, które pozwolą na wykonanie najważniejszych czynności bez konieczności sięgania do klawiatury czy myszki. Wystarczy, że przygotujesz kilka kodów kreskowych i udostępnisz je w miejscu pakowania.
Kodów akcji można użyć do czynności takich jak:
- zamknięcia kompletacji (jeżeli nie jest włączone automatyczne zamykanie okna),
- anulowania kompletacji,
- przechodzenia pomiędzy trybami dodawania i usuwania produktów,
- określania czy po zakończeniu kompletacji ma być wyświetlone okno edycji listu przewozowego czy od razu ma być drukowana etykieta.
Ręczne wprowadzanie ilości
Oprócz skanowania kodów kreskowych każdego towaru i kompletacji za pomocą przycisków możesz skorzystać z opcji ręcznego wprowadzania ilości kompletowanego towaru. Wystarczy, że zeskanujesz kod kreskowy, a program wyświetli dodatkowe okno w którym operator będzie mógł wpisać pożądaną ilość.
Możesz sam wybrać czy program ma blokować wprowadzenie zbyt dużej ilości towaru, tylko ostrzegać, czy skompletować tyle ile jest w zamówieniu, a nadwyżkę zaprezentować jako nadmiar.
