W tym artykule dowiesz się:
- Co to jest list za pobraniem
- Dlaczego trzeba poświęcać tyle uwagi listom pobraniowym
- Jak w Subiekcie GT oznacza się dokumenty za pobraniem
- Jak wystawia się listy za pobraniem w ProstejPaczce
Dostępność
Nie wszystkie metody eksportu są dostępne we wszystkich modułach ProstejPaczki. Aby sprawdzić, czy ta metoda jest dostępna dla modułu, zapraszamy na stronę:- Lista metod eksportu dostępna w zakładce Paczki Sello
- Lista metod eksportu dostępna w zakładce Subiekt GT
- Lista metod eksportu dostępna w zakładce Subiekt nexo
- Lista metod eksportu dostępna w zakładce Wapro Mag
List przewozowy za pobraniem / COD
Generalnie usługa ta należy do najpopularniejszych usług kurierskich i pocztowych i jest szeroko stosowana w e-commerce.
Usługa polega na tym, że kurier pobiera od odbiorcy kwotę, której żąda nadawca i dopiero po jej uiszczeniu przekazuje odbiorcy przesyłkę. Kwota, którą przyjął kurier, zwracana jest nadawcy w ustalonym w umowie terminie.
Usługa jest często znana pod nazwą COD (Cash On Delivery).
Dlaczego trzeba uważać na przesyłki za pobraniem?
Przesyłki za pobraniem powinny być traktowane ze szczególną ostrożnością nie ze względu na to, że towar się poniszczy, ale dlatego, że warto aby na liście przewozowym była informacja o kwocie pobrania.
Brak pobrania na liście – kurier nie odbierze pieniędzy od odbiorcy, a nadawca nie będzie miał podstaw aby ich żądać od przewoźnika. Zwykle taka sytuacja kończy się brakiem towaru i pieniędzy. W natłoku prac nadawca może się nawet nie zorientować, że przesyłka nie miała wpisanego pobrania. Na pewno klient będzie zadowolony z takiego obrotu sprawy 🙂
W niektórych sytuacjach będziemy się w stanie zorientować, że nie otrzymaliśmy pieniędzy za towar, ale wtedy będzie trzeba prosić odbiorcę o wpłatę. Jest to sytuacja „konfliktowa” i choć teoretycznie nadawca ma prawo dochodzić swojego wynagrodzenia, to zdarzą się uparci klienci, którzy wystawią sprzedającemu negatywną opinię w sieci.
Za wysoka kwota pobrania – gdy na liście przewozowym wstawimy kwotę pobrania większą niż wartość zamówienia, odbiorca odmówi przyjęcia takiej przesyłki. Skończy się to tym, że klient będzie niezadowolony, a sprzedawca będzie musiał nadać przesyłkę po raz drugi – koszty wzrosną, a zyski zmaleją.
Za niska kwota pobrania – gdy na liście przewozowym wstawiona zostanie za niska kwota pobrania, znowu będziemy musieli prosić klienta o zwrócenie różnicy. Zdecydowanie lepiej jak w przypadku gdy pobrania nie będzie wcale, ale nadal źle 🙂
Każda z opisanych sytuacji może powodować, że kupujący będzie miał gorszą opinię o sprzedawcy, a po stronie nadawcy będzie więcej pracy związanej z odzyskaniem należności. Zdecydowanie najlepiej jest takich sytuacji unikać.
Dokumenty za pobraniem w Subiekcie GT
Sam Subiekt GT nie posiada dedykowanego miejsca do wprowadzania kwoty pobrania. Dlatego też każdy zapisuje ją jak potrzebuje 🙂
Płatności kredytowe – sam InsERT poleca stosowanie do tego celu płatności kredytowej, połączonej z danymi firmy kurierskiej (tutaj informacje). Dzięki takiemu rozwiązaniu rozrachunki do dokumentów z odroczoną płatnością będą tworzone na firmę kurierską, a nie samego kontrahenta. Pozwoli to na weryfikację zaległości w firmie kurierskiej, ale wymaga to przygotowania odrębnych pozycji słownika dla każdego obsługiwanego przewoźnika.
Płatności kartą – płatności kartą mogą służyć w takim samym celu, jak płatności kredytem, ale są zdecydowanie rzadziej wykorzystywane do określania dokumentów za pobraniem.
Kredyt kupiecki – Zdecydowanie najprostszy sposób na oznaczenie dokumentu za pobraniem, ponieważ nie wymaga wybrania żadnej wartości ze słownika. Nie da się tutaj ustalać odrębnych ustawień dla poszczególnych przewoźników, więc kontrola nad należnościami będzie utrudniona.
Uwagi – spotkaliśmy się także z tym, że kwota pobrania była wprowadzana w uwagach dokumentu Subiekta GT. Stosowana na szczęście jest rzadko. Głównym problemem jest fakt, iż do uwag każdy ma dostęp i bardzo łatwo taką treść (nawet przez przypadek) zmodyfikować albo usunąć. Zdecydowanie odradzamy wykorzystywania uwag w takim celu.
Pole własne – niektórzy klienci wprowadzali kwotę pobrania w polu własnym dokumentu. Pole to jest bardziej odporne na przypadkową zmianę, więc jest na pewno lepsze niż uwagi z dokumentu. Używanie pola własnego do określania kwoty pobrania może być zasadne w skomplikowanych przypadkach, gdzie nie da się tego ustalić za pomocą dedykowanych form płatności.
Dla niektórych form (np. płatność kredytem) Subiekt GT tworzy rozrachunki, które dodatkowo pozwalają kontrolować rozliczenia z kurierem. Jest to duża zaleta, ale powoduje że trzeba je rozliczać. Można sobie w tym pomóc korzystając z modułu rozliczania rozrachunków dla Subiekta GT w ProstejPaczce.
Jak ProstaPaczka obsługuje pobrania z Subiekta GT?
W ramach ProstejPaczki istnieje możliwość określenia z której formy zapisywania dokumentów za pobraniem z Subiekta GT będziemy korzystać. Dostępne są możliwości:
- Określone pozycje płatności kartą
- Określone pozycje płatności kredytem (zalecane)
- Kredyt kupiecki z możliwością zdefiniowania wybranych terminów
- Z zawartości pola własnego
- Na podstawie podtytułu (zaistnienia zdefiniowanej treści w podtytule)
Po konfiguracji i pobraniu dokumentów program będzie:
- Wyświetlał dokumenty za pobraniem pogrubioną czcionką, dzięki czemu osoba pakująca zwróci na nią większą uwagę,
- Wyświetlał w dedykowanej kolumnie kwotę pobrania, która będzie wstawiania na list przewozowy,
- Automatycznie uzupełniał kwotę pobrania na listach przewozowych.
Dzięki takim mechanizmom można znacznie zmniejszyć ryzyko, że wprowadzimy złą kwotę pobrania na list. Biorąc pod uwagę, że większość zamówień trafia do Subiekta GT w sposób zautomatyzowany, to z dużą pewnością można stwierdzić, że samo zapisywanie dokumentu z odpowiednią zawartością jest obarczone małym ryzykiem.
Istnieje jeszcze jedno zagrożenie o którym warto wspomnieć. Zdarza się, że do dokumentu z określonym pobraniem w Subiekcie GT, operator będzie chciał utworzyć list, który takiej usługi nie posiada (np.: list polecony). Aby zabezpieczyć się przed taką sytuacją możliwe jest ustawienie pozwalające na:
- Ostrzeganie przed utworzeniem listu, który nie posiada usługi pobrania
- Zablokowanie możliwości utworzenia listu do którego nie da się wpisać kwoty pobrania.
Podsumowanie
Przedstawiliśmy tutaj kilka sposobów na obsługę dokumentów za pobraniem w ramach Subiekta GT. Każdy element, który automatyzuje czynności, zmniejsza ryzyko popełnienia błędu, co często przekłada się na korzyści finansowe (albo brak strat).
Jednak zmniejszanie ryzyka nie powoduje jego całkowitej eliminacji, dlatego też zawsze zachęcamy do tego, aby dodatkowo kontrolować taki rodzaj przesyłek i upewniać się, że pobranie na listach zostało prawidłowo oznaczone.