Wsparcie zdalne – pomoc przy instalacji programu

W naszej ofercie posiadamy zdalne wsparcie / pomoc przy instalacji programu. Dziś w kilku słowach opowiemy jak przygotować się do sesji zdalnej, aby najlepiej wykorzystać ten czas i odnieść jak największe korzyści. Koszt instalacji zdalnej określony jest w cenniku.

Zanim umówimy termin instalacji zdalnej, warto się do całego przedsięwzięcia odpowiednio przygotować. Jeśli zapewnisz osobie świadczącej pomoc zdalną wszystkie niezbędne dane, konfiguracja programu przebiegnie sprawniej, jej czas będzie krótszy, a co za tym idzie koszt całkowity będzie niższy. Dodatkowo osoba prowadząca konfigurację zdalną będzie mogła się odpowiednio przygotować i opracować plan wdrożenia. Część danych powinieneś przekazać wdrożeniowcowi przed umówionym terminem instalacji, część przygotować na dzień połączenia.

Plan wdrożenia – Twój ERP

ProstaPaczka2 jest programem, który łączy się z Twoim systemem sprzedaży i z niego pozyskuje informacje o odbiorcy przesyłki, o sposobie dostarczenia przesyłki, o zawartości przesyłki w celu przeprowadzenia procesu kompletacji, a także w którym potrafi wystawić dokumenty sprzedażowe i zaraportować wyniki swojej pracy. PP2 współpracuje z Sello / Subiektem GT / Subiektem nexo / WaproMag. Od tego z którego programu korzystasz zależeć będzie lista zaproponowanych rozwiązań i usprawnień. Poinformuj osobę, z którą umawiasz się na instalację zdalną z jakiego programu korzystasz. W dniu instalacji miej pod ręką dane dostępowe do bazy swojego ERP. W większości przypadków udaje się konfiguracja po autoryzacji Windows, ale jeśli masz zabezpieczoną bazę, powinieneś przygotować odpowiednie poświadczenia.

Instalacja zdalna – lista kurierów i przewoźników

PP2 posiada ponad 20 integracji z kurierami, przewoźnikami, brokerami i Pocztą Polską. Każdy z nich posiada własne API, za pomocą którego łączymy się z systemem kuriera i zamawiamy w nim etykiety kurierskie. Do każdego API trzeba się zalogować podając login i hasło, ale często również jest to token, id czy inne dane autoryzacyjne. Autoryzacja kont kurierów jest jedną z pierwszych czynności realizowanych podczas instalacji zdalnej i gdy okazuje się, że klient nie posiada dostępu do API, instalacja musi zostać przerwana, a umówienie się na kolejny termin to kilka dni, a czasem ponad tydzień oczekiwania. Szkoda czasu. Nie przekazuj tych danych wdrożeniowcowi, są poufne, ale miej je przy sobie podczas instalacji zdalnej. W trakcie procesu zostaniesz poproszony o ich wpisanie do programu.

UWAGA! Dane dostępowe do API to nie to samo, co dane dostępowe do strony kuriera!

Nie zawsze, ale często, o dostęp do API trzeba dodatkowo wystąpić do opiekuna. Najczęściej spotykany błąd popełniany przez osoby przystępujące do instalacji i konfiguracji PP2 jest autoryzacja danymi do strony www kuriera, które zwyczajnie nie działają dla połączenia po API. Wszystkie informacje dotyczące pozyskiwania dostępu do API zebraliśmy w instrukcji obsługi: dostęp do API.

Konfiguracja zdalna PP2 – środowisko pracy

ProstaPaczka może pracować na wielu stanowiskach z dostępem do wspólnej bazy nadań. W tym celu osoba prowadząca wdrożenie musi uzyskać dostęp do serwera, zainstalować na nim oprogramowanie wspomagające wymianę danych i odpowiednio skonfigurować program. Przed przystąpieniem do instalacji przygotuj sobie listę komputerów, na których zostanie zainstalowany program, upewnij się, że wszystkie komputery (wraz z serwerem) znajdują się w tej samej sieci lokalnej (widzą się wzajemnie), że znasz nazwę serwera lub jego IP, że operator będzie miał odpowiednie uprawnienia do przeprowadzania instalacji na wszystkich maszynach (np. uprawnienia do instalacji programu, dostępu do ProgramData i ProgramFiles itd.).

Warto poinformować swojego informatyka, że w danym terminie zostanie przeprowadzona taka instalacja zdalna, aby nie zaplanował jakichś prac konserwacyjnych czy innych instalacji / aktualizacji. Jeśli istnieje taka możliwość, warto poprosić go o „pozostanie w stanie gotowości”, gdyby potrzebna była jego pomoc. Program ma określone wymagania i jeśli komputer, na którym go instalujemy nie spełnia tych wymagań, konieczna jest interwencja informatyka (np. podniesienie wersji .NET Framework czy dodanie wyjątku do Firewall dla Firebird na porcie 3050 TCP). Takie sytuacje zdarzają się bardzo rzadko, ale warto być na nie przygotowanym. 

Dokument wywołujący przygotowanie listu przewozowego

Podczas instalacji zdalnej będziemy musieli określić jaki rodzaj dokumentu zainicjuje przygotowanie listu przewozowego i z którego będziemy pobierać dane odbiorcy. Jeśli korzystasz z Sello, sytuacja jest prosta – listy przewozowe zawsze realizowane są z PACZKI SELLO. W pozostałych przypadkach sprawa jest trudniejsza, ponieważ list przewozowy może być generowany w oparciu o zamówienie klienta, fakturę sprzedaży, paragon imienny i wiele innych. Warto przed przystąpieniem do konfiguracji zdalnej dobrze przemyśleć ten temat, aby nie tracić na to czasu podczas instalacji, albo nie zmieniać zdania już po zakończonej konfiguracji. Jeśli już zdecydujesz się na pewien rodzaj dokumentu, upewnij się czy zawiera on wszystkie dane niezbędne do przygotowania listu.

Z mojej strony mogę tylko nadmienić, że dla obu Subiektów, jeśli proces na to pozwala, warto generować listy na podstawie ZK. Jest to dokument inicjujący, który zawiera wszystkie dane, a dodatkowo ProstaPaczka potrafi automatycznie wystawić dokument końcowy do ZK i go wydrukować, więc proces obsługi cyklu życia zamówienia może zostać znacznie skrócony.

Jak usprawnić sprzedaż na Allegro

Jeśli sprzedajesz na Allegro, koniecznie poinformuj o tym osobę prowadzącą instalację. Wdrożeniowiec połączy ProstąPaczkę z Allegro, dzięki czemu po przygotowaniu listu przewozowego, jego numer zostanie automatycznie zapisany w transakcji. Wszystko, czego potrzebujesz w tym miejscu to dostęp do wszystkich swoich kont Allegro. Podczas instalacji zostaniesz poproszony o zalogowanie się na konta Allegro i potwierdzenie połączenia, więc przygotuj loginy i hasła (nie wystarczą zapamiętane w Chrome – będziemy korzystać z przeglądarki Microsoft). Ważne jest także, aby dokument inicjujący eksport zawierał Id Transakcji oraz Id Sprzedającego – w razie pytań zapraszamy do kontaktu. 

Konfiguracja zdalna – pobrania

Pobranie na liście przewozowym – to chyba najważniejszy punkt programu. ProstaPaczka sama zaznaczy na liście przewozowym opcję pobranie i wpisze jego wartość, ale najpierw musimy powiedzieć programowi skąd ma taką informację pobrać. Tu znów sytuacja jest dość prosta dla Sello, bo mamy tylko jedno pole pobranie i zostaje ono automatycznie wypełnione podczas pobierania transakcji z Allegro. W przypadku pozostałych programów sytuacja się trochę komplikuje. Pobranie może być oznaczone jako płatność kartą, kredytem, kredytem kupieckim, informacja o pobraniu może leżeć w polu własnym czy podtytule, w uwagach czy w sposobie dostawy. Opcji jest wiele, ale warto przed umówieniem terminu instalacji zdalnej poinformować wdrożeniowca o tym gdzie i w jaki sposób przechowujemy informację o pobraniu (najlepiej pokazać to na zrzutach ekranu). Jeśli PP2 nie ma możliwości pobrania tej informacji z wskazanego przez Ciebie miejsca, będziemy mieli czas zaproponować inne rozwiązanie (albo Ty przeniesiesz informację o pobraniu, albo my dodamy nową funkcjonalność do programu). Jeśli taka sprawa wyjdzie podczas instalacji, będzie trzeba ten punkt pominąć i pobrania nie będą się oznaczały prawidłowo na listach przewozowych.

Automatyczne rozpoznawanie sposobu dostawy

Aby PP2 mogła samodzielnie decydować o tym jakim kurierem / przewoźnikiem ma zostać wysłana dana przesyłka, musi tą informację pobrać z Twojego ERP. I jeszcze jeden raz użytkownicy Sello mają łatwiej, bo sposób wysyłki jest określony w precyzyjnie wskazanym miejscu. Jeśli jednak nie korzystasz z Sello, możesz taką informację trzymać w uwagach, w polu własnym czy podtytule itd. Poinformuj wdrożeniowca o tym gdzie przechowujesz te informacje przed umówionym terminem (kolejny raz najlepiej ze zrzutami kranu). To ważne, ponieważ pomimo mnogości opcji w tym zakresie, PP2 nie musi mieć dostępu do miejsca, w którym trzymasz te dane. Jeśli odpowiednio wcześnie się w tej sprawie porozumiemy, będziemy mogli zaproponować jakieś rozwiązanie. Jeśli problem wyniknie podczas wdrożenia, będziemy musieli tracić czas na szukanie rozwiązania, a Ty zostaniesz z koniecznością ręcznego wskazywania kuriera.

Konfiguracja powiadomień automatycznych

ProstaPaczka2 potrafi automatycznie powiadomić Twojego klienta o tym na jakim etapie jest realizacja jego zamówienia. Obszernie pisaliśmy o tym w artykule „Powiadomienia”. Jeśli chcesz, abyśmy podczas instalacji zdalnej skonfigurowali dla Ciebie tą funkcjonalność, koniecznie przygotuj dostęp do swojego serwera SMTP (najlepiej do jakiejś ogólnej skrzynki – login, hasło, serwer SMTP, port i czy połączenie jest szyfrowane oraz jakim protokołem). Ta część wdrożenia nie jest obowiązkowa.

Konfiguracja zapisywania informacji dodatkowych

Podczas instalacji zdalnej zostaniesz poproszony o odpowiedzi na kilka pytań dodatkowych – nie są one niezbędne dla przeprowadzenia konfiguracji i uruchomienia pierwszego eksportu, ale mogą zdecydowanie ułatwić Ci pracę w przyszłości. Poniżej znajdziesz kilka przykładowych pytań, ale to tylko wycinek. Warto, aby podczas konfiguracji programu wdrożeniowiec miał możliwość zadania tych pytań osobie, która zajmuje się wysyłką w firmie i będzie potrafiła na takie pytania odpowiedzieć. 

Przykładowe pytania uzupełniające:

  • Czy na liście przewozowym mamy umieszczać jakieś dodatkowe informacje (numer faktury / numer zamówienia / opis własny itd)?
  • Czy chcą Państwo aby każdy użytkownik programu logował się do niego swoim własnym hasłem?
  • Czy numer listu ma zostać zapisany w ERP i gdzie?
  • Czy po przygotowaniu listu przewozowego ma się zmienić flaga / kategoria dokumentu z ERP?
  • Czy wystawiać dokument końcowy?
  • Czy drukować dokumenty z ERP?

To jakie pytania padną zależy w dużej mierze od ERP. Każdy moduł rządzi się swoimi prawami – Sello potrafi dodać nick zamawiającego do uwag listu, a Subiekt nie. Subiekt GT potrafi zmienić kategorię dokumentu, Subiekt nexo już nie. Subiekt nexo potrafi dodać do dokumentu opakowania, w które został zapakowany towar, reszta modułów już nie. Nie ma jednej ścieżki, jest jeden cel – usprawnienie pracy, optymalizacja procesu, ułatwienie Ci życia!

Testy po instalacji zdalnej

Po każdej konfiguracji zdalnej przeprowadzamy wspólnie testy. Sprawdzamy czy poprawnie wybiera się metoda eksportu, czy poprawnie przenoszą się dane na list, czy poprawnie oznacza się pobranie, czy zaznaczają się wszystkie opcje na liście, czy wydruk jest prawidłowy itd. Przygotuj na dzień instalacji zdalnej po kilka dokumentów dla każdego sposobu wysyłki, abyśmy mieli na czym testować konfigurację.

Po zakończeniu instalacji zdalnej jesteś gotowy do pracy. Pamiętaj tylko aby przez pierwsze dwa / trzy dni zachować szczególną ostrożność i kontrolować listy przewozowe i ich poprawność. Po tym okresie raz na jakiś czas przeprowadź wyrywkową kontrolę jakości i ciesz się z wygody jaką daje wdrożenie ProstejPaczki2 w Twojej firmie.

W jaki sposób przebiegnie konfiguracja zdalna

Połączenia zdalne realizujemy za pośrednictwem programu AnyDesk. Można go pobrać ze strony www.anydesk.com/download – program nie wymaga instalacji. Program musi być uruchomiony w trybie administracyjnym, aby możliwe było zainstalowanie programu ProstaPaczka2. Uruchomienie programu w trybie administratora odbywa się poprzez kliknięcie jego ikony prawym klawiszem myszy i wybranie opcji „Uruchom jako administrator”. Program powinien być uruchomiony na każdym komputerze, na którym będą prowadzone prace zdalne. Pierwsze i najdłuższe połączenie nastąpi do serwera.

Author: Tomek Michna

Informatyk i handlowiec z wieloletnim doświadczeniem. Absolwent Uniwersytetu Łódzkiego. Magister informatyki z dodatkowym doświadczeniem w handlu i zarządzaniu zespołami. Wykształcenie uzupełnione o liczne szkolenia rozwojowe z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem. Prywatnie gitarzysta, kinoman, amator fotografii i szczęśliwy ojciec.
Podziel się dobrą nowiną!