Zapraszamy do zapoznania się z przykładowym sposobem realizacji wysyłek, z wykorzystaniem modułu obsługi wysyłek dla Subiekta GT, wyzwalanego zeskanowaniem numeru dokumentu. W tym artykule przedstawiamy funkcje wspierające proces pakowania i wysyłki towarów.
Czy tylko numer pełny Subiekta GT?
Zazwyczaj procesy w firmie realizuje się w oparciu o dane pochodzące z Subiekta GT. Podczas realizacji zamówienia najłatwiej używać numeru pełnego dokumentu, jako głównego numeru referencyjnego do zamówienia. W takich przypadkach numer ten powinien być umieszczany na etykiecie, fakturze, liście magazynowej itp., aby łatwo odnieść się do faktycznego zamówienia.
Czasami Subiekt GT wykorzystywany jest tylko jako element większego systemu (np. do kontroli stanów magazynowych i wystawiania dokumentów sprzedaży), a numeracją zamówień zajmuje się inna część infrastruktury informatycznej. W takich przypadkach numery zamówień wpisywane są jako „numer oryginalny” lub wartość w polu „podtytuł” dokumentu w Subiekcie. ProstaPaczka zapewnia możliwość wyszukania dokumentu uwzględniając te, ale też inne numery zawarte w dokumencie Subiekta GT.
Subiekt GT – jedno miejsce na wszystkie zamówienia
Nasza aplikacja, jako źródło danych do listów przewozowych wykorzystuje Subiekta GT, zatem wszystkie zamówienia powinny być wprowadzane do bazy Subiekta GT. Może to się odbywać za pomocą Sello, ręcznie, lub synchronizatorów firm trzecich. Dla nas liczy się to, że wszystkie dane niezbędne do realizacji zamówienia znajdują się w jednym miejscu. Przy takim podejściu można przygotować jeden proces do obsługi wysyłek dla wszystkich zamówień, niezależnie od tego, z jakiego źródła pochodzą.
Kompletacja z magazynu
Gdy wszystkie zamówienia są w Subiekcie, uruchamiamy kolejny etap procesu, którym jest kompletacja towarów z magazynu. W tym artykule szczególną uwagę chcemy zwrócić na proces pakowania i wysyłki, więc opis samej kompletacja zastanie pominięty.
Wydruk zamówień / faktur
Najczęściej spotykanym drukiem magazynowym w małych firmach jest wydruk zamówienia z Subiekta GT, a często sam dokument sprzedaży. Każde zamówienie jest drukowane na osobnej kartce, na podstawie której magazynier zbiera towary.
Przy takim podejściu na wydruku musi pojawić się numer referencyjny zamówienia (numer pełny, oryginalny, etc), na podstawie którego będzie uruchamiany proces pakowania – idealnie, gdy jest przedstawiony jako kod kreskowy.
Lista magazynowa
W sytuacjach, gdy magazynier kompletuje na raz większą ilość towaru, zalecane jest stosowanie zbiorczych wydruków, na których będzie wyszczególniona łączna ilość danego towaru. Zmniejszymy w ten sposób możliwość wystąpienia pomyłki wynikającej z przeoczenia któregoś dokumentu. Można próbować używać do tego celu wydruków z Subiekta GT, lub rozwiązań firm trzecich. Przykładem takiego rozwiązanie jest moduł wydruku list magazynowych dla Subiekta GT wbudowany w ProstąPaczkę. PP Magazyn dla Subiekta GT umożliwia przygotowanie prostego zestawienia towarów, jak i zaawansowanej listy wg. preferencji firmy z jednoczesnym wspomaganiem całego procesu.
Należy zwrócić uwagę, aby na takiej liście znajdował się numer referencyjny zamówienia. PP Magazyn umożliwia automatyczny wydruk dodatkowej listy zawierającej numery zamówień w postaci kodów kreskowych. Jedna dodatkowa kartka ułatwi pracę osoby pakującej (będzie mogła taki numer zeskanować zamiast przepisywać).
Kolektory danych
Przy dużej liczbie zamówień, zamiast przenosić ryzy papieru zaleca się stosowanie kolektorów danych, które przydają się również w wielu innych procesach magazynowych. Problematyczne jest tutaj przygotowanie procesu na punktu styku – przekazania towaru z kompletacji w magazynie do pakowania. Czasami stosowany jest wydruk listy zamówień przypisanych do koszyka lub zapisywanie numeru koszyka / kontenera zawierającego określone zamówienie w dokumencie Subiekta GT (np. w podtytule). Osoba pakująca będzie w ten sposób mogła zeskanować numer koszyka i po tym numerze wyszukać zamówienie.
Rozpoczęcie pakowania zamówienia
Po kompletacji z magazynu towar zostaje przekazany osobie pakującej (choć może to być ta sama osoba, która kompletowała zamówienie). Założeniem tego procesu jest posiadanie przy pakowaniu numeru referencyjnego – najlepiej w postaci kodu kreskowego.
Osoba pakująca skanuje kod kreskowy identyfikujący zamówienie w Subiekcie GT i tym samym rozpoczyna proces przygotowania przesyłki. ProstaPaczka wyszukuje odpowiednie zamówienie w Subiekcie GT i w zależności od konfiguracji uruchamia poszczególne moduły.
Weryfikacja kompletności zamówienia
Opcjonalnym elementem procesu jest weryfikacja kompletności zamówienia na podstawie Subiekta GT. Ten element procesu jest szczególnie ważny, gdy kompletacja towaru w magazynie odbywa się na podstawie wydruków lub list magazynowych. Wyeliminujemy w ten sposób podstawowe błędy jak wysłanie nie tego towaru lub nieprawidłowej ilości.
Wystawienie dokumentu sprzedaży
Po zweryfikowaniu wszystkich towarów ProstaPaczka automatycznie przechodzi do kolejnego opcjonalnego elementu procesu obsługi wysyłki – wystawienia dokumentu w Subiekcie GT sprzedaży (realizacji zamówienia). Za pomocą mechanizmu Sfery dla Subiekta GT ProstaPaczka wystawi fakturę, paragon imienny lub WZ. Moduł realizacji zamówienia może przepisać pola własne, ustawić kategorię, a później wydrukować dokument za pomocą mechanizmu Sfery (nawet z fiskalizacją). Program w razie potrzeby może automatycznie montować komplety w Subiekcie GT (wystawiając RW na składniki + PW na komplet).
Przygotowanie listu przewozowego
Po wystawieniu dokumentu sprzedaży następuje przygotowanie listu przewozowego do zamówienia. ProstaPaczka sama odczyta z danych Subiekta GT informację o tym, dla którego przewoźnika należy przygotować etykietę, dzięki czemu po zweryfikowaniu kompletności i/lub wystawieniu dokumentu sprzedaży, na drukarce pojawi się etykieta kurierska, którą wystarczy nakleić na przesyłkę.
ProstaPaczka daje wiele możliwości wyboru przewoźnika na podstawie różnych danych pobranych z dokumentu. Informacja o przewoźniku może pochodzić z uwag, pola własnego, pozycji kredytu itd.
W przypadku problemu z przygotowaniem listu, lub koniecznością edycji danych (np. dodanie nowych paczek) można uruchomić okno edycji listu, które pozwala na zmianę wszystkich jego parametrów, wybór paczek ze słownika, a nawet umożliwia skanowanie kodów opakowań, aby szybciej przygotowywać paczki.
Zamknięcie procesu
Po przygotowaniu listu przewozowego może nastąpić automatyczna seria zdarzeń, która pomoże w automatyzacji procesu. ProtaPaczka może zapisać listy w zamówieniu Allegro, zaktualizować stan dokumentu Subiekta GT czy wydrukować dokument z Subiekta.
