Zapraszamy do zapoznania się z przykładowym procesem przygotowania przesyłki za pomocą modułu obsługi wysyłek dla Subiekta GT, wyzwalanego zeskanowaniem kodu kreskowego towaru.
W procesie tym, osoba przygotowująca przesyłkę skanuje kod kreskowy towaru, który trzyma w rękach i to program wyszukuje zamówienia, w których ten asortyment się pojawia. Proces taki trzeba dobrze zaplanować, aby wybierane były odpowiednie dokumenty do realizacji.
Takie podejście spotykaliśmy u klientów, którzy handlowali drobnicą (np. akcesoria GSM), posiadających duży wolumen zamówień z pojedynczymi towarami, lub przekazujących towar do pakowania wielu zamówień w jednym kontenerze.
Subiekt GT – jedno miejsce na wszystkie zamówienia
Nasza aplikacja, jako źródło danych do listów przewozowych wykorzystuje Subiekta GT. Wszystkie zamówienia powinny być wprowadzane do bazy Subiekta GT, a może to się odbywać za pomocą Sello, ręcznie lub synchronizatorów firm trzecich. Dla nas liczy się, to że wszystkie dane do realizacji zamówienia znajdują się w jednym miejscu.
Daje to możliwość zastosowania jednego procesu obsługi wysyłek niezależnie od źródła pochodzenia zamówienia. Pozwala to na zachowanie jednolitego standardu i wykorzystanie funkcji Subiekta GT.
Kompletacja z magazynu
Po zapisaniu wszystkich zamówień w Subiekcie GT można przejść do kolejnego, bardzo ważnego etapu, jakim jest kompletacja towarów z magazynu. Nie będziemy w tym artykule rozpisywać szczegółowo tego zagadnienia, gdyż jest wiele sposobów na realizację takiego procesu i może się on różnić w zależności od rodzaju asortymentu, ilości asortymentu, struktury magazynu czy poziomu automatyzacji.
Każde z poniższych podejść ma swoje wady i zalety i ich zastosowanie zależy od specyfiki pracy firmy. Nie jest to lista wszystkich dostępnych możliwości, a jedynie te, które są przez nas spotykane najczęściej.
Wydruk zamówień / faktur
Jeżeli proces kompletacji musi odbywać się za pomocą wydrukowanego dokumentu z Subiekta GT, zdecydowanie lepszym pomysłem będzie użycie innego procesu – przygotowania listu po skanie dokumentu. Jeżeli mamy już konkretny dokument, łatwiej i szybciej rozpocząć proces z wykorzystaniem numeru pełnego dokumentu.
Lista magazynowa
W sytuacjach, gdy w procesie kompletacji zbierany jest towar do kilku zamówień, można wykorzystać do tego wydrukowaną listę magazynową zawierającą zbiorcze zestawienie towarów znajdujących się na wszystkich kompletowanych zamówieniach. Da to jasną informację magazynierowi, że ma zebrać X towarów A i Y towarów B, bez konieczności rozkładania towaru na poszczególne zamówienia.
Takie podejście może być szczególnie korzystne w przypadku zamówień drobnicowych (np. akcesoria GSM), gdzie w jednym kartonie może zmieścić się kilkadziesiąt różnych zamówień.
Do wydruku takiej listy można wykorzystać dodatkowy moduł wbudowany w ProstąPaczkę, który wspomaga proces pracy magazynu w oparciu o listy magazynowe przygotowane z Subiekta GT – SUBIEKT GT MAGAZYN. Moduł pozwoli na wydrukowanie listy magazynowej oraz pomoże znormalizować proces wydawania takich list. Dodatkowym atutem użycia tego modułu będzie możliwość ograniczenia zakresu wyszukiwania dokumentów tyko do tych ujętych na wydruku.
Kolektory danych
W tym podejściu możliwe jest też wykorzystywanie terminali mobilnych / kolektorów danych do kompletacji towarów z magazynu. Nie musimy się tutaj przejmować przekazywaniem informacji o zamówieniach, które zostały skompletowane, bo to sam program będzie wybierał zamówienie, które będzie realizowane. Istotnym czynnikiem jest tutaj oznaczenie dokumentu w Subiekcie GT w takie sposób, aby program mógł odpowiednio zawęzić listę dokumentów – np. ustawić flagę, kategorię dokumentu, albo zrealizować zamówienie. W ten sposób ProstaPaczka będzie wyszukiwała dokumenty tylko do tych z określonym znacznikiem.
Dobrym pomysłem jest zastosowanie strefy buforowej, w której będą znajdować się towary skompletowane z magazynu, a do których należy przygotować przesyłkę.
Skanowanie towaru
Doszliśmy do momentu, w którym odbywa się najistotniejsza część procesu przygotowania listów z Subiekta GT na podstawie skanowania kodu kreskowego towaru. Osoba pakująca bierze towar do ręki i skanuje jego kod kreskowy. Skąd program wie jakie zamówienie ma wybrać do realizacji?
Podstawowym ograniczeniem jest to, czy do danego zamówienia przygotowany został już list przewozowy. Takie kryterium pasuje nie tylko do zamówień skompletowanych w magazynie, ale również do tych, które są aktualnie kompletowane, jak i do tych, które są jeszcze weryfikowane (np. oczekują na płatność). Nie możemy dopuścić do tego, aby przypadkowo wysłać przesyłkę do zamówienia, które nie zostało jeszcze opłacone.
W zależności od procesu można do tego zagadnienia podejść na kilka sposobów:
Ograniczenie listą wysyłkową
Jeżeli kompletacja odbywała się za pomocą listy magazynowej przygotowanej w ramach ProstejPaczki, jej numer można zeskanować do specjalnego filtra, który ograniczy zakres poszukiwań. Po zeskanowaniu kodu kreskowego towaru program wyszuka odpowiedni dokument z tej listy, który zawiera dany towar. Zwykle jest to najstarszy dokument z najmniejszą ilością towaru, aby największe zamówienia były przygotowywane na końcu, gdy zostało już mało towarów.
Taki sposób pracy sprawdza się, gdy towary skompletowane z magazynu znajdują się w jednym kontenerze / koszyku. Osoba kompletująca może wówczas zostawić w nim listę magazynową, której użyje osoba pakująca.
Ograniczenie danymi dokumentu
Podczas przygotowania listu na podstawie skanu kodu kreskowego towaru z Subiekta GT, wyszukiwane są dokumenty z pewnymi parametrami (np. statusem, flagą czy kategorią). Przy założeniu, że przed przekazaniem do pakowania dokument został oznaczony w specyficzny sposób (za pomocą systemu WMS czy operatora w Subiekcie GT), program będzie wyszukiwał tylko wśród oznaczonych dokumentów, wykluczając te, do których jest już przygotowany listy przewozowy.
Dokumenty będą wybierane od najstarszych z najmniejszą ilością towaru, aby w pierwszej kolejności zrealizować zamówienia najłatwiejsze (z najmniejszą ilością towaru), a dopiero później przechodzić do tych z większą ilością produktów.
Weryfikacja kompletności zamówienia
Opcjonalnym, ale niezwykle istotnym elementem tego procesu, jest weryfikacja zamówienia Subiekta GT. Okno weryfikacji może pokazywać się zawsze lub tylko w przypadku, gdy na zamówieniu jest więcej, niż jeden towar. W oknie kompletacji, osoba pakująca uzyska podstawowe informacje o zamówieniu, a co najważniejsze, zobaczy listę towarów, które do niego należą. Operator zobaczy jakie produkty należy umieścić w przesyłce i będzie mógł zeskanować ich kody kreskowe, zyskując pewność, że wkłada do paczki dokładnie ten towar który został zamówiony.
Wystawienie dokumentu sprzedaży
Po zweryfikowaniu wszystkich towarów, program automatycznie przechodzi do kolejnego (opcjonalnego) elementu procesu obsługi wysyłki – wystawienia dokumentu w Subiekcie GT sprzedaży (realizacji zamówienia). Za pomocą mechanizmu Sfery dla Subiekta GT ProstaPaczka wystawi fakturę, paragon imienny lub WZ. Moduł realizacji zamówienia może przepisać pola własne, ustawić kategorię, a później wydrukować dokument za pomocą mechanizmu Sfery (nawet z fiskalizacją). Program w razie potrzeby może automatycznie montować komplety w Subiekcie GT (wystawiając RW na składniki + PW na komplet).
Warto zwrócić uwagę, że ta część procesu może posłużyć jako ograniczenie wyszukiwanych dokumentów po skanie kodu kreskowego towaru. Przykładowo, gdy wyszukiwane są tylko zamówienia niezrealizowane, po realizacji przez ProstąPaczkę automatycznie zostają wykluczane z tego zbioru.
Przygotowanie listu przewozowego
Finalnym elementem procesu przygotowania przesyłki jest wystawienie listu przewozowego do zamówienia Subiekta GT. Możliwe jest odczytanie przewoźnika w danych zamówienia (np. z uwag, pola własnego czy pozycji kredytu), dzięki czemu pracownik nie będzie musiał ręcznie wskazywać przewoźnika.
W przypadku pojawienia się problemu z przygotowaniem listu, lub konieczności edycji danych (np. dodanie nowych paczek), można uruchomić okno edycji listu, które pozwala na zmianę wszystkich jego parametrów, wybór paczek ze słownika, a także umożliwia skanowanie kodów opakowań, aby szybciej przygotować paczki.
Zamknięcie procesu
Po przygotowaniu listu z danych Subiekta GT może zostać zrealizowana automatyczna seria zdarzeń, która pomogą w automatyzacji procesu. Program może zapisać listy w zamówieniu Allegro, zaktualizować stan dokumentu Subiekta GT, a także wydrukować dokument z Subiekta.
Warto zwrócić uwagę na fakt, że program po zakończeniu procesu pakowania może ustawić kategorię lub zmienić flagę dokumentu, co dodatkowo zawęzi zakres wyszukiwanych dokumentów do przygotowania listu po zeskanowaniu kodu kreskowego towaru.
Poznaj inne możliwości modułu SUBIEKT GT.