Dowiedz się jak obsługiwać proces przygotowania wysyłki, wykorzystując możliwość zbiorczego przygotowania listów przewozowych z Subiekta GT. Sprawdź jak łatwo i szybko wydrukować listy przewozowe do wielu zamówień za pomocą kilku kliknięć.
Subiekt GT – centrum wszystkich zamówień
Jako założenie przyjmujemy, że Subiekt GT służy Ci jako centralne miejsce w firmie, w którym przetwarzasz wszystkie zamówienia. Niezależnie od tego, czy zamówienie zostało złożone w systemie Allegro, sklepie internetowym czy telefonicznie, każde z nich jest wprowadzone do Subiekta GT. Takie podejście pozwala na zastosowanie jednorodnego procesu obsługi pakowania i wysyłki w firmie. Zachowanie standardu może utrudnić proces zasilania w dane, jednak znacznie uprości dalsze procesy magazynowe.
Weryfikacja zamówień w Subiekcie GT
Podstawą tego procesu jest określenie sposobu oznaczania zamówień gotowych do realizacji. Musisz mieć pewność, że wykluczone będą zamówienia, które nie zostały jeszcze opłacone, że zostaną zweryfikowane i uwzględnione uwagi przekazane przez kupującego. Dopiero wtedy można podejść do zbiorczej obróbki takich zamówień.
Wyszukanie dokumentów
W pierwszej kolejności musisz pobrać w programie ProstaPaczka dokumenty, które chcesz zrealizować. Możesz tak ustawić program, aby zawsze pobierał tylko dokumenty gotowe (np. o określonej kategorii, statusie czy fladze). Możesz też użyć zaawansowanych filtrów czy grupowania, aby wyświetlić zakres, który Cię interesuje.
My zalecamy, aby w tym celu przygotować work-flow w Subiekcie GT za pomocą kategorii lub flag dokumentu. Każda kategoria lub flaga może odpowiadać właściwemu stanowi dokumentu, np: „gotowe do wysyłki”, „przygotowane listy”, „towar skompletowany”). Umożliwi to łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów, którymi chcemy się zająć.
Uruchomienie procesu
Aby uruchomić proces przygotowania listów wystarczy raz kliknąć w nagłówek kolumny zaznaczania, a wybrane zostaną wszystkie wyświetlone dokumenty. Po tej czynności można kliknąć w przycisk przygotowania osobnych listów i czekać na wydruki.
Zbiorcze przygotowanie listów przewozowych z Subiekta GT, wykonuje wszystkie czynności osobno dla każdego dokumentu. Dopiero po zakończeniu przetwarzania jednego dokumentu, program zaczyna przetwarzać kolejny. W ten sposób, jeżeli coś pójdzie źle, będzie można łatwo odświeżyć listę dokumentów i uruchomić proces na zawężonym zbiorze.
Realizacja zamówienia
Podczas zbiorczego przygotowania listów z Subiekta GT, można włączyć automatyczną realizację zamówienia na dokument sprzedaży lub magazynowy. Funkcja realizacji zamówienia Subiekta GT odczytuje typ dokumentu, który ma wystawić z pola własnego, uwag czy podtytułu. Wystarczy, że synchronizatory zapiszą informacje o typie dokumentu końcowego w odpowiednim miejscu, a ProstaPaczka zajmie się jego wystawianiem. Możesz włączyć ustawianie kategorii, przepisywanie pól własnych czy wydruk dokumentu z jednoczesną fiskalizacją.
Jeżeli wykorzystujesz komplety, w razie braków na stanie magazynowym, zostanie podjęta automatyczna próba montażu, dzięki czemu oszczędzisz sobie masy kliknięć w Subiekcie GT lub ręcznego wystawiania dokumentów RW i PW.
Przygotowanie listu przewozowego
Kolejnym krokiem jest wystawienie listu przewozowego. Rodzaj przewoźnika może być odczytany z danych dokumentu (uwagi, pole własne, rodzaj kredytu), więc i tym razem nie będzie potrzeby wykonywania żadnej akcji przez operatora.
Gdy wystąpi jakiś problem podczas przygotowaniu listu (np. niepoprawne dane adresowe), program wyświetli okno edycji listu, gdzie operator będzie mógł zmienić wszystkie dostępne parametry przesyłki.
Zapisanie informacji do Subiekta GT
Po przygotowaniu listu przewozowego, wykonane zostaną zadania aktualizujące stan dokumentu Subiekta GT. Tu też wszystko będzie się działo automatycznie, bez ingerencji użytkownika. ProstaPaczka zapisze numer listu przewozowego do dokumentu, ustawi kategorię, flagę czy pole własne słownikowe.
Wykorzystanie tego mechanizmu pozwala nie tylko na informowanie o stanie zamówienia innych członków zespołu (każdy pracownik będzie wiedział co się dzieje z zamówieniem), ale przestawienie flagi czy kategorii wykluczy ten dokument z Twojego filtra, dzięki czemu unikniesz wystawienia kolejnego listu przewozowego do tego samego dokumentu.
Jeżeli przygotowujesz dokumenty sprzedaży samodzielnie w Subiekcie GT, możesz uruchomić wydruk dokumentu po przygotowaniu listu przewozowego, dzięki czemu oba dokumenty pojawią się w tym samym momencie na drukarce (drukarkach) i unikniesz konieczności parowania dokumentu z listem.
Łączenie dokumentu sprzedaży z etykietą
Przy wydrukach zbiorczych trzeba połączyć ze sobą przygotowany dokument sprzedaży i etykietę kurierską. Jeżeli listy i dokumenty były wystawiane osobno, musisz teraz poświęcić trochę czasu, aby odpowiednio przygotować dokumentację. Błąd w tym momencie może doprowadzić do tego, że ktoś inny otrzyma zamówienie. Jeden mały błąd, a dużo problemów.
W przypadku, gdy faktura / paragon była wystawiana w trakcie przygotowania listu, lub włączony jest wydruk wcześniej przygotowanego dokumentu, oba wydruki wychodzą z drukarki w tym samym czasie – parowanie będzie odbywać się na bieżąco ze zmniejszonym ryzykiem popełnienia błędu.
Kompletacja z magazynu
Po przygotowaniu dokumentów trzeba je przekazać na magazyn w celu kompletacji towarów. Taki proces wymaga od magazynierów biegania z ryzami papieru, ale łatwiej im pakować przesyłkę, bo nie muszą uczestniczyć w procesie przygotowania listu przewozowego. Jako, że nie wiadomo, który dokument przypadnie któremu magazynierowi, nie przygotowuje się wówczas list magazynowych. Możliwe jest zastosowanie rozwiązania na terminale mobilne / kolektory danych, gdzie magazynier zeskanuje otrzymane dokumenty, a terminal / kolektor wspomoże kompletację.
Pakowanie i wysyłka
Kompletacja odbywała się na podstawie wydruku osobnych dokumentów, więc warto dodatkowo sprawdzić kompletność zamówienia, aby upewnić się, że pakujemy właściwe produkty. Można w tym celu wykorzystać moduł weryfikacji kompletności dla Subiekta GT, który wyświetli na ekranie komputera listę towarów do konkretnego zamówienia i pozwoli na skanowanie kodów kreskowych towarów umieszczanych w przesyłce. Taka dodatkowa kontrola zmniejszy ilość błędów, szczególnie w końcowym zakresie czasu pracy pracownika, gdy jest już zmęczony, a przez to podatny na popełnianie błędów.
Po zweryfikowaniu kompletności, wystarczy wrzucić fakturę do paczki i nakleić gotową etykietę kurierską.
