Oszczędzaj czas potrzebny na utworzenie listu
Najprostszym sposobem na utworzenie listu przewozowego jest wprowadzenie wszystkich danych w aplikacji on-line przewoźnika. Przewoźnicy udostępniają takie aplikacje za darmo każdemu klientowi, dbają o aktualność i możliwość wprowadzenia listu z każdą usługą dodatkową, która jest obsługiwana przez danego przewoźnika. Przy odpowiedniej liczbie nadań, przyjedzie też pewnie handlowiec, który wszystko wytłumaczy, pokaże co i gdzie wpisać i jak działa program. Aplikacje kurierów mają także swoje bazy danych odbiorców, które można wykorzystywać do nadań kolejnych paczek.
No ale… można jeszcze lepiej i krócej?
Po co ręcznie przepisywać dane na list przewozowy? Taka czynność może trwać nawet kilka minut na każdy list przewozowy. Nawet jeżeli można wykorzystywać dane odbiorców, to sprawdzi się ona tylko przy wysyłaniu do stałych kontrahentów, których dane za często się nie zmieniają.
Wykorzystując rozwiązania takie jak ProstaPaczka operator może wydrukować etykietę w ciągu kilku sekund, Wystarczy kliknąć, a za kilka chwil z drukarki wysunie się etykieta, którą można przykleić na paczkę. Nie trzeba przepisywać odbiorcy, ustawiać danych referencyjnych, a czasami nawet nie trzeba wprowadzać danych o paczkach (ilości, wadze, wymiarach), bo wszystko uzupełni się automatycznie.
No tak, ale jak akurat dla tego listu muszę zaznaczyć usługę dodatkową, albo dodać nową paczkę?
W ramach ProstejPaczki przygotowaliśmy na takie okazje możliwość wywołania przygotowania listu w trybie edycji. Przed wstawieniem danych listu do systemu przewoźnika, ProstaPaczka wyświetli Ci okno, w którym będziesz mógł dokonać potrzebnych zmian. Zazwyczaj implementujemy wszystkie najpopularniejsze usługi dodatkowe oferowane przez przewoźnika, więc wykluczysz niemal wszystkie przypadki, w których musiałbyś wyklikiwać to w aplikacji kuriera.
A jak trzeba zlecić odbiór od klienta, albo wysłać coś nie związanego z zamówieniami z mojego sklepu, to już muszę wpisać list ręcznie w aplikacji kuriera?
Tutaj ProstaPaczka też pomaga udostępniając możliwość wypisania listu ręcznego, który nie będzie powiązany z żadnym zamówieniem. Wystarczy że uzupełnisz najważniejsze dla Ciebie dane, a odbiorcę na list przewozowy wstawisz z bazy Twojego systemu ERP.
Ile jestem w stanie realnie zaoszczędzić?
Przyjmując, że musisz wpisać ręcznie 50 listów dziennie i zajmuje Ci to tylko 1 minutę na list (choć przeważnie będzie więcej), tracisz 50 minut dziennie. W ciągu miesiąca uzbiera się z tego prawie 18 godzin!. Te obliczenia są bardzo przychylne “ręcznemu” wprowadzaniu listów, bo w praktyce trwa to dłużej.
Łatwo jest policzyć ile kosztuje takie 18 godzin pracownika. Minimalna pensja brutto w 2020 wynosi 3132,48 złotych (koszt pracodawcy) czyli jedna godzina pracownika kosztuje Cię 18,65zł, a co za tym idzie 18 godzin to 335,70zł miesięcznie. Nie będziemy tego nawet porównywać do ceny podstawowego pakietu ProstejPaczki (32 złote). I mówimy tu o 50 listach dziennie, a nie o 500. Przygotowanie 50 listów przy prawidłowej konfiguracji PP2, w standardowych warunkach (bez konieczności edytowania danych klienta i paczki) zajmuje kilkanaście sekund plus czas potrzebny drukarce na wydrukowanie dokumentów (max kilka minut).
Oszczędzaj pieniądze za błędy adresowe
Jak można oszczędzić pieniądze za błędy adresowe? To bardzo proste, wystarczy ich nie popełniać!
Przy ręcznym wprowadzaniu listów przewozowych operator może popełnić błąd przy wpisywaniu adresu. Nawet bardzo czujny i staranny pracownik, jeśli wykonuje tą samą czynności po raz n-ty w ciągu dnia, może poczuć znużenie, co zwiększa ryzyko popełnienia błędu.
Ile kosztuje błąd adresowy? To jest już trochę ciężej wyliczyć i najlepiej sięgnąć do własnej historii i sprawdzić:
- Jak dużo przesyłek (w skali miesiąca) wysłano ponownie z powodu wpisania błędnego adresu odbiorcy?
- Jaką stawkę ma przewoźnik za przesyłkę, którą trzeba zwrócić do nadawcy (zwykle jest to taka sama cena jak za doręczenie)?
- Czy zdarzyły się przypadki, że przesyłka została doręczona na adres inny niż odbiorcy i nie została zwrócona tylko przygarnięta przez “fałszywego” odbiorcę?
- Jak dużo czasu trzeba poświęcić na ponowne przygotowanie listu przewozowego do prawidłowego odbiorcy?
- Jak dużo czasu pracownik poświęca na rozpatrzenie reklamacji?
- Ile kosztuje taki błąd w oczach klienta, który musi się później “dopraszać” zrealizowania usługi?
- Ile kosztuje niezadowolenie klienta, który otrzyma towar później niż oczekiwał?
Nie chcę się podejmować próby wyliczenia takich kosztów, bo są bardzo specyficzne dla każdego przedsiębiorstwa, jednak każdy z tych punktów jest w moich oczach mniej wart niż koszt oprogramowania, które zapewni Ci szybkie i bezbłędne przygotowanie listów przewozowych.
Rozwiązania takie jak ProstaPaczka mają możliwość pobierania adresów z Twojego systemu ERP, dzięki czemu musisz jedynie zapewnić, aby adres przypisany do zamówienia był wprowadzony do ERP.
Oszczędzaj na błędach przy pakowaniu przesyłki
Kolejnym błędem, za który trzeba słono płacić, czasami więcej niż w poprzednich punktach, jest zapakowanie nie tego towaru który był zamówiony. Jak czegoś nie włożymy do paczki, będziemy musieli dosłać dany przedmiot, a ostateczna cena wysyłki zwiększy się o koszt czasu pracy pracownika oraz koszt transportu. A jeszcze gorzej, jak włożymy do paczki towar, którego klient wcale nie zamawiał! Klient na pewno będzie zadowolony z prezentu i prawdopodobnie nie powie nam o tym, że trafił mu się gratis. Uzna to pewnie za gest doceniający klienta.
Jeżeli handlujesz tanim towarem (np. akcesoriami GSM), koszt może nie być duży, ale jak masz droższy towar? Oczywiście znajdą się klienci, którzy będą chcieli oddać nadmiarowy towar, ale na pewno nie będą chcieli ponosić kosztów jego transportu do Ciebie. Spotkaliśmy się z przypadkiem gdzie wykrycie jednego takiego błędu zwróciło koszt ProstejPaczki na 10 lat!
Aby takie błędy się nie przytrafiały, można podjąć kilka działań:
Weryfikacja kompletności zamówienia porównując z wydrukowanym dokumentem lub wyświetlonymi danymi na monitorze – niestety skuteczność takiego działania nie jest zbyt wysoka. Oczy się męczą, produkty często są podobne i różnią się szczegółami, do tego można zawsze coś przeoczyć. Wydaje się to “szybka” metoda, jednak po kilku godzinach pracy czas na pojedyncze zamówienie się wydłuża i zwiększa się ryzyko popełniania błędu.
Użycie kolektorów danych do kompletacji na magazynie – można uzbroić pracowników w kolektory danych, które wspomogą zbieranie towarów z magazynu i od razu sortowanie do koszyków na zamówienia. Daje to dużą pewność, jednak może kosztować dużo pieniędzy. W zależności od rozwiązania można posłużyć się kolektorem batchowym za kilkaset złotych i do tego wykupić oprogramowanie na kolektor za podobną kwotę, przez bardziej użyteczne kolektory z systemami Android (od ok. 2000 za sztukę) i z bardziej zaawansowanym oprogramowaniem za kilka tysięcy złotych, aż po systemy WMS za kilkaset tysięcy złotych i szybkie kolektory za kilkanaście tysięcy złotych.
W ramach ProstejPaczki udostępniliśmy moduł, który jest dużo pewniejszy niż weryfikacja „ręczna”, „na oko”, ale za to dużo mniej kosztowny niż zakup kolektorów dla każdego magazyniera. Moduł weryfikacji kompletności wyświetli Ci listę towarów przypisanych do zamówienia, a operator za pomocą czytnika kodów kreskowych “odpika” wszystkie towary. Koszt inwestycji to 100 złotych za czytnik kodów kreskowych, a pewność, że nie będzie problemów jest znacznie… znacznie większa.
