Integracje z kurierami

Integracja z kurierami w dzisiejszych czasach jest ogólnie przyjętym standardem, a w zasadzie koniecznością. Oczywiście zdarzają się jeszcze nadawcy, którzy nie korzystają z żadnej integracji z kurierem, ale to już raczej rzadkość. Każda popularna platforma do obsługi sklepów internetowych posiada wtyczki pozwalające na zintegrowanie się z systemem kurierów. Do każdego systemu ERP istnieją rozwiązania dodatkowe, które oferują możliwość tworzenia listów przewozowych. Nawet sami przewoźnicy udostępniają programy potrafiące połączyć się do bazy systemu ERP oraz wtyczki do najpopularniejszych platform sklepowych. Wszystko po to, aby ułatwić życie sprzedającym.

Integracja z kurierami – po co?

Odpowiedź na to pytanie jest raczej oczywista, jednak zdarzają się jeszcze firmy, które wypisują listy przewozowe ręcznie i warto nadmienić co daje nawet najprostsza integracja z kurierem.

Oszczędność czasu.

Tu sytuacja jest banalnie prosta. Zaczynamy przepisywać / kopiować dane klienta na list przewozowy i włączamy stoper. Ustawiamy gabaryt. Wprowadzamy opis do listu, jakieś dane referencyjne. Ustawiamy pobranie, ubezpieczenie. Sprawdzamy poprawność wprowadzonych danych, uruchamiamy drukowanie i zatrzymujemy stoper. Załóżmy, że doświadczony operator przygotowuje w ten sposób jeden list w minutę, a co za tym idzie 100 listów przygotowuje w niecałe dwie godziny. A teraz ta sama sytuacja z wykorzystaniem integracji z kurierem na przykładzie programu ProstaPaczka2. Klikamy POBIERZ DANE, jednym kliknięciem zaznaczamy 100 listów i klikamy przycisk PRZYGOTUJ LISTY PRZEWOZOWE. Program samodzielnie dla każdego zestawu danych przygotuje list przewozowy właściwego kuriera i wyśle go na drukarkę. Właśnie całą pracę związaną z przygotowaniem listu przewozowego ograniczyliśmy do trzech kliknięć. Podczas drukowania etykiet kurierskich możemy wypić herbatkę i odpocząć przed kolejną partią wydruków. Właśnie oszczędziliśmy prawie dwie godziny – jednego dnia!. Zakładając, że wysyłamy 400 przesyłek dziennie oszczędzamy ponad 6,5 godziny, a to przekłada się na ponad 140 godzin oszczędności miesięcznie, a to nawet przy najniższej krajowej (koszt pracodawcy) przekłada się na kwotę ponad 2500zł oszczędności miesięcznie.

Zmniejszenie kosztów obsługi klienta. 

Tu również nie trzeba wielkiej wyobraźni. Przepisujemy dane na list przewozowy i nie zaznaczony pobrania – albo nie odzyskamy pieniędzy, albo będziemy musieli ponieść koszt odzyskania tych pieniędzy. Przepisujemy dane na etykietę kurierską i wprowadzamy błędny adres odbiorcy / błędny symbol paczkomatu itd. – klient czeka na przesyłkę, dzwoni / pisze / denerwuje się, obiecuje sobie w duchu, że już nigdy u nas nie kupi, mówi o tym swoim znajomym / pisze negatywną opinię w sieci, a na to wszystko my ponowimy koszt przesyłki. Zapominamy ustawić ubezpieczenia, kurier rzuca paczkę na pakę, klient dostaje zniszczony towar, a my tracimy pieniądze. Nie pokusimy się o szacunek kosztu miesięcznego – każdy musi sam wiedzieć ile razy taką kosztowną lekcję przerobił. Wiemy jednak jedno. Korzystając z integracji z kurierem nie musimy się martwić o powyższe elementy. Integrator przepisze dane 1:1 zachowując wielkość liter i ciągi spacji. Program do automatycznego generowania listów przewozowych nie będzie zmęczony na koniec dnia, nie przyjdzie do pracy na lekkim kacu, nie będzie miał złego dnia. 

Którą integrację z kurierami wybrać?

Istnieje wiele rozwiązań oferujących integrację z kurierami. Są programy do listów, są wtyczki, które potrafią się zintegrować z kurierem. Twoja firma stoi przed wyborem integratora spośród dziesiątek rozwiązań, które w teorii umożliwiają to samo – przygotowanie listu przewozowego i wydruk etykiety kurierskiej. Porównywanie funkcjonalności wszystkich i sprawdzanie które z nich będzie dla nas najlepsze jest pracochłonne i często utrudnione, ponieważ nie zawsze wiemy czego nasza firma potrzebuje. W takiej sytuacji warto skorzystać z rady kogoś doświadczonego.

Wsparcie fachowca przy wyborze integracji z kurierem

Najlepiej w takich przypadkach byłoby zdać się na fachowca, który oceni proces obsługi zamówień i zaproponuje jakieś rozwiązanie. Wytypuj kilka rozwiązań i skontaktuj się z producentami / dystrybutorami. Jeśli przedstawisz swój obecny proces, możesz zyskać cenne wskazówki odnośnie możliwości jego poprawienia.

Samodzielne napisanie integracji z kurierem

Firmy, które posiadają własnych programistów mogą samodzielnie zintegrować się z systemem kuriera.Niestety nie zawsze się to opłaca i trzeba brać pod uwagę kilka czynników, tj. liczba kurierów, zakres zaimplementowanych usług, sposób przygotowania manifestu, śledzenia przesyłek itd. Zlecenie napisania integracji z jednym kurierem jest relatywnie tanie. Zlecenie integracji z pięcioma kurierami, a dodatkowo oprogramowanie kompletacji z magazynu, automatyzacji procesu logistycznego, to koszt, który raczej długo nie uzyska sensownego ROI. Dodatkowo trzeba wziąć pod uwagę, że kurier może przestać spełniać nasze oczekiwania i będziemy chcieli szybko zmienić go na innego. I ostatecznie API kurierów ciągle ewoluuje i trzeba cały czas je utrzymywać i dbać o jego aktualność. Poza API kuriera zmieniają się programy z których czerpiemy dane, a i nasza infrastruktura może się zmieniać. W takiej sytuacji warto mieć pod ręką rozwiązanie elastyczne, które wystarczy przekonfigurować.

Wtyczki do integracji od przewoźników

Każdy większy kurier udostępnia swój zestaw narzędzi, które pozwalają się zintegrować z najpopularniejszych programów ERP czy platform sklepowych. Jednak podstawowym problemem jest tutaj mnogość wtyczek – każdy przewoźnik ma swoją. Jeżeli wysyłka jest realizowana przez jednego kuriera to powinno wystarczyć. Jeżeli sposobów dostawy jest więcej, np. kilku kurierów, Poczta Polska, Paczkomaty, Paczka w RUCHu, to trzeba obsługiwać każdy program inaczej, a użytkownik musi przełączać się pomiędzy nimi i cały czas mieć pod kontrolą którego narzędzia używa aby nie wysłać kurierem paczki, która miała trafić do paczkomatu. Ten sposób jest bardzo narażony na pomyłki.

Integracja z kurierami w platformie sklepowej

Niektórzy producenci platform sklepowych typu SaaS posiadają integracje z kurierami, które wykonali samodzielnie, co daje możliwość ujednolicenia procesu przygotowania etykiety kurierskiej i zmapowania sposobu dostawy wybranego przez kupującego na właściwego kuriera. Odciąży to osobę wystawiającą listy przewozowe, ale niestety czasami trzeba się trochę naklikać aby przygotować etykietę i ją wydrukować.

Programy „pudełkowe” integrujące wielu kurierów

Na rynku dostępne są narzędzia, które potrafią połączyć się z bazą systemu ERP i pobierać z niego dane do przygotowania etykiety kurierskiej. Takie programy dają możliwość przygotowania etykiet dla wielu sposobów dostawy i pracują na komputerach w firmie, dzięki czemu mogą pracować szybciej i wykonywać wiele operacji towarzyszących wystawieniu listu przewozowego. Dla części firm może być wadą, że trzeba do takich programów posiadać własną infrastrukturę, ale jednocześnie jest to zaleta, gdyż wszystkie dane są przetwarzane „wewnątrz” firmy. Nasze rozwiązanie także oferuje taką integrację dla systemów Subiekt GT, Subiekt nexo, Sello, WAPRO Mag. W naszej ofercie posiadamy również integrator dla innych systemów bazodanowych, w szczególności możemy czerpać dane bezpośrednio z Twojego sklepu.

Co brać pod uwagę wybierając narzędzie do integracji z kurierami?

Podczas wyboru właściwego narzędzia dla naszej firmy, należy zastanowić się nad kilkoma kwestiami. Każda firma ma swoje wymagania, więc lista istotnych elementów może być za każdym razem inna. Poniżej przedstawimy kilka aspektów, na które w naszej opinii należałoby zwrócić szczególną uwagę.

Obsługiwane formy wysyłki

Sama integracja z kurierami już nie wystarczy. Rynek jest tak urozmaicony, że narzędzie powinno obsługiwać różne sposoby dostawy: przesyłki kurierskie, paczki pocztowe, przesyłki listowe czy przesyłki z odbiorem w punkcie. Dla firm wysyłających towary paletowe ważna będzie także liczba integracji z przewoźnikami. Warto też zwrócić uwagę na integrację z brokerami (pośrednikami), którzy potrafią zaoferować dobrą cenę na nietypowe przesyłki (np. gabarytowe czy niestandardy).

Wsparcie

Integracja integracją, ale systemy komputerowe potrafią sprawiać problemy. Dlatego też istotne jest wsparcie producenta takiego dodatku, aby w przypadku problemu nie zostać samemu.

Cena

To kryterium musi być przemyślane w każdej firmie osobno. Dość łatwo jest oszacować ile takie rozwiązanie przyniesie oszczędności. Ceny są na tyle niskie, że nie powinny być główne kryterium oceny.

Rozwój i utrzymanie

Istotne będzie też sprawdzenie czy dany produkt jest rozwijany. Można spojrzeć na ilość aktualizacji pokazywanych na stronie produktu (np. aktualizacje ProstejPaczki) Duża ilość aktualizacji świadczy o tym, że producent pracuje nad programem i nadąża za zmianami na rynku. Dzięki temu możesz zyskać większą pewność, że nie będzie trzeba szybko wymieniać takiego rozwiązania.

Możliwość dostosowania

Często zdarza się że firma potrzebuje jakiejś dodatkowej funkcji w programie. Niektóre narzędzia dostarczane są „as is”  i nie ma możliwości zlecenia dostosowania programu pod wymagania firmy. Zawsze warto dopytać producenta czy jest możliwość zamówienia dodatkowej funkcjonalności. Koszt takiej rozbudowy może nie być mały, ale czasami zmiana programu jest bardziej kosztowna (czas potrzebny na zmianę + koszt nowego rozwiązania).

Funkcje współistniejące

Oprócz samej integracji z kurierami narzędzia posiadają też dużo funkcji współistniejących, co potrafi uczynić z nich systemy obsługi wysyłki, a nie proste programiki do przygotowania etykiety kurierskiej. W takich przypadkach integracja z kurierami jest tylko jednym z elementów, które mogą pomóc firmie w uproszczeniu i przyśpieszeniu procesu obsługi zamówień. Najprostszym przykładem takich funkcjonalności niech będą możliwości ProstejPaczki2 – kompletacja towarów z magazynu, zbiorcze listy magazynowe, automatyczna zmiana statusów / kategorii / flag w systemie ERP, automatyczne powiadomienia mailowe wysyłane do klienta, automatyczne wystawianie i drukowanie dokumentów końcowych w systemie zewnętrznych, rozliczanie pobrań i wiele wiele innych.

No to jaki integrator wybrać?

Zajmujemy się tematyką integracji z kurierami od ponad 8 lat. Od prostego programu do wydruku etykiet nasze rozwiązania urosły do programów potrafiących kompleksowo wspierać obsługę zamówień od momentu zarejestrowania w systemie ERP do momentu przekazania paczek kurierowi, a nawet jeszcze dalej. Przeprowadzaliśmy rozmowy w wieloma naszymi klientami jak i firmami, które zdecydowały się na inne rozwiązania. Wysłuchaliśmy ich argumentów i zastosowaliśmy się do ich uwag. ProstaPaczka2 jest wypadkową potrzeb klientów z różnych branż, różnych segmentów rynku i znajdujących się na różnych etapach rozwoju. Zacne grono naszych klientów składa się zarówno z małych, rodzinnych firm (często JDG), jak i wielkich korporacji. U nas każdy znajdzie coś dla siebie! 

Decyzja jakie rozwiązanie zastosować należy zawsze do klienta.
My zachęcamy do kontaktu z nami – z chęcią przedstawimy swoje argumenty.